Om wijzigingen aan te brengen in een adres van een bedrijf, opent u eerst het record.

• Open de tab _Alle kantoorrelaties en dubbelklik op het aan te passen bedrijf.
• Klik op Adressen en selecteer het huidige adres van het bedrijf.

• Klik onderaan in de sectie Adres op de knop Bewerken. In het scherm dat opent, kunnen de huidige adresgegevens worden aangepast.

• Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan.

Om een uittreksel van de Kamer van Koophandel aan het bedrijf toevoegen, doorloopt u de volgende stappen. Wanneer het bedrijf is toegevoegd via de omschreven manier uit hoofdstuk 4.1, zal een uittreksel automatisch opgehaald kunnen worden uit de database van de Kamer van Koophandel door de volgende stappen uit te voeren:

• Klik naast Identificatie op het blauwe woord Geen of klik op het Kamer van Koophandel nummer (in blauw weergegeven)
• Klik op de knop Uittreksel importeren. ContactManager zal het uittreksel nu ophalen uit de database van de Kamer van Koophandel en toevoegen aan de database van ContactManager.

• Klik op Opslaan. Het uittreksel is nu toegevoegd aan het geselecteerde contact in de ContactManager database. Herkenbaar aan het pdf-icoon naast het woord Identificatie.

De kenmerken Categorieën, Dossiertype en SBI-codes worden waar mogelijk automatisch ingevuld door ContactManager en kunnen handmatig worden aangevuld door de gebruiker. De overige labels kunnen handmatig ingevuld worden. Er zijn meerdere selecties mogelijk.

• Klik aan de rechterkant van Branches op het blauwe woord Geen om een branche te selecteren waartoe het bedrijf behoort. Wanneer er al een branche is geselecteerd, zal deze in blauwe letters aan de rechterkant van Branches staan – deze is op dezelfde manier te openen. In het geopende kunnen één of meer vakjes geselecteerd worden voor de van toepassing zijnde branches.

• Klik na het selecteren van één of meerdere vakjes op Opslaan.
• Het blauwe woord Geen is nu vervangen door de gekozen branche.

Het aanvullen van de overige informatiekenmerken Interesses, Verwijzers en Werkzaamheden kan op eenzelfde manier worden uitgevoerd.

• Open de tab _Alle kantoorrelaties en dubbelklik op het aan te passen bedrijf.
• Klik op de tab Adressen en klik vervolgens in de werkbalk op de knop Nieuw en selecteer Adres (kies hier niet voor locatie, aangezien die pas wordt toegevoegd na het aanmaken van het adres).

• Selecteer bij de tab Locatie de optie – Nieuw –. Dit zorgt ervoor dat het adres wordt toegevoegd aan een nieuwe locatie.

• Kies het Land, de Postcode en het Huisnummer.
• Klik op de knop Zoeken en ContactManager zal automatisch het bijbehorende adres aanvullen.
• Klik op Opslaan. Het nieuwe adres zal onder een nieuwe Locatie worden weergegeven in de Adressen tab.

• Om vervolgens de naam van de toegevoegde locatie te wijzigen, kiest u onderin het venster in de Locatie tab voor de optie Bewerken.

• In het venster dat opent kan de naam van de locatie worden gewijzigd. Ook is het mogelijk om hier bijvoorbeeld het Standaard postadres te wijzigen naar het adres van de andere bestaande locatie, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een postbus.

• Klik op Opslaan. De eigenschappen van de locatie zijn nu gewijzigd.

* Let op: Een andere optie om een locatie toe te voegen is door boven in de tab Adressen voor een Nieuwe locatie te kiezen. Om deze functie te benutten, moet de gebruiker van tevoren een nieuw adres hebben aangemaakt, om toe te voegen aan de locatie wanneer deze wordt aangemaakt.

Tijdens het toevoegen van nieuwe contacten, controleert ContactManager of een contact al bestaat in het systeem. Dit is om dubbele records te voorkomen. Bovendien kan bij het toevoegen van een bedrijf in ContactManager de database van de Kamer van Koophandel geraadpleegd worden en worden de contactgegevens die daar zijn opgeslagen gebruikt.

• Selecteer de map __Alle kantoorrelaties.
• Klik op de knop Nieuw en selecteer Bedrijf.

• Typ bij Handelsnaam de naam van het toe te voegen bedrijf en druk op Zoeken. Wanneer het bedrijf niet wordt gevonden in de de bestaande contacten die zijn opgeslagen binnen de huidige ContactManager omgeving zal ContactManager automatisch online zoeken in de database van de Kamer van Koophandel. (De koppeling met de Kamer van Koophandel is niet standaard en kan apart worden geïnstalleerd.)

• Wanneer het bedrijf al voorkomt in de database van ContactManager zal dit worden weergegeven in het zoekvenster om duplicaten te voorkomen. Onderin zal staan Lokaal zoekresultaat. Indien het bedrijf nog niet voorkomt in de database van ContactManager dan zal onderin Online zoekresultaat komen te staan. Dit uitstapje naar de Kamer van Koophandel is tevens te herkennen aan de kolom Kamer van Koophandel, waarin het KVK-nummer van de gevonden bedrijven worden getoond.

• Selecteer de naam van een bedrijf waar u naar op zoek bent en welke nog nog niet voorkomt in de ContactManager database en druk op Volgende. Alle gegevens die beschikbaar zijn in de database van de Kamer van Koophandel worden overgenomen in ContactManager. Het volgende venster verschijnt:

• Nieuwe contacten worden altijd toegevoegd aan de map __Alle kantoorrelaties. Wanneer een andere map in het bovenstaande venster wordt geselecteerd door middel van het plaatsen van een vinkje voor de betreffende map, dan wordt er ook een kopie van het record in de gekozen map geplaatst. Daarnaast kan door middel van het dropdown-menu aan de rechterkant worden aangegeven van wie het toe te voegen contact is.

• Klik op Voltooien om het contact op te slaan in ContactManager. Er kan ook worden gekozen om meteen een medewerker aan het bedrijf toe te voegen door te klikken op Voeg medewerker toe, verder toegelicht in Een medewerker toevoegen aan een bedrijf.

Om verdere gegevens in te voeren voor het nieuw toegevoegde bedrijf, klikt u op Bewerken op de in het detail venster van de bedrijfskaart in ContactManager.

In het volgende venster zijn een aantal van de velden al ingevuld met de gegevens van de Kamer van Koophandel.

*Let op: Rode veldnamen zijn verplichte velden. De overige velden zijn optioneel.

• Selecteer __Alle kantoorrelaties.
• Klik op de knop Nieuw en selecteer Bedrijf.
• Voer bij Handelsnaam de naam in van het bedrijf dat dient te worden toegevoegd. Wanneer deze vervolgens niet verschijnt na het klikken op Online zoeken, betekent het dat dit bedrijf niet voorkomt in de database van de Kamer van Koophandel.
• Klik op de knop Nieuw.

• Het venster Maak nieuw bedrijf

*Let op: Rode veldnamen zijn verplichte velden. De overige velden zijn optioneel.

• Selecteer de tab _Alle kantoorrelaties.
• Open het record van het bedrijf waar een afdeling aan toegevoegd moet worden.
• Klik op de tab Afdelingen en selecteer in de werkbalk allereerst de knop Maak nieuw Praktijkgroep om de afdeling een eventuele Code en een Naam te geven.

• Druk op Opslaan.
• Om vervolgens van het aangemaakte record een Bedrijfsafdeling te maken, selecteert u de zojuist gemaakte afdeling en klik vervolgens op Maak nieuw Bedrijf afdeling.

• Een nieuwe record van de bedrijfsafdeling wordt automatisch gegenereerd en zowel in de titel als in het detailvenster is zichtbaar dat de bedrijfsafdeling behoort tot het bedrijf waaronder deze is toegevoegd.

• In het Details venster onder Postadres of Bezoekadres klik op de tekst Klik om een adres toe te voegen.

• Dit opent het venster Adres. Voer vervolgens de postcode en het huisnummer in.

• Druk op Zoeken. ContactManager zal nu met behulp van de koppeling met het (internationale) postcodeboek (een optie die geleverd wordt wanneer de koppeling met de Kamer van Koophandel is ingesteld) de overige adresgegevens aanvullen. Selecteer in het geval van meerdere adressen het juiste adres en kies Opslaan. Het postadres is nu toegevoegd aan de contactgegevens van het bedrijf.

• In het Details venster onder Postadres of Bezoekadres klik op de tekst Klik om een adres toe te voegen.

• In het venster Adres klik op de knop Handmatig.

• In het venster Maak nieuw adres kunnen de adresgegevens ingevoerd worden. De rode veldnamen zijn verplicht.

• Klik na het invoeren van de gegevens op de knop Opslaan. U keert terug naar het venster Maak nieuw bedrijf. Klik hier op Volgende.
• Nieuwe contacten worden altijd toegevoegd aan de map __Alle kantoorrelaties. Wanneer een andere map in het onderstaande venster wordt geselecteerd, wordt er ook een kopie van het record in de gekozen map geplaatst. Daarnaast kan door middel van het dropdown-menu aan de rechterkant worden aangegeven van wie het toe te voegen contact is. Meerder interne contacten kunnen hier worden ingevoerd.

• Klik op Voltooien om het contact op te slaan in ContactManager. Er kan ook worden gekozen om meteen een medewerker aan het bedrijf toe te voegen door te klikken op Voeg medewerker toe, wat verder is toegelicht in Een medewerker toevoegen aan een bedrijf.

• Klik op Bewerken om de contact informatie aan te vullen.
• Telefoon-, fax- en mobiele nummers moeten ingevoerd worden met een landcode en een netnummer (voorbeeld: + 31 12 345 67 89). Wanneer deze syntax wordt gebruikt, worden nummers correct gesynchroniseerd met de smartphones of tablets van de gebruikers.

• In het huidige venster kunnen ook extra contactgegevens worden opgenomen. Klik op Nieuw en kies het type van de toe te voegen gegevens.

• Vanaf nu zal dit veld als extra veld worden toegevoegd aan de contactinformatie van het betreffende bedrijf.

• Klik op Opslaan. Het venster sluit en u keert terug naar de details van het bedrijf.