• Zoek in de map _Alle kantoorrelaties op de naam waarvan u weet dat deze een dubbele record bevat en open deze.
• Selecteer Controleer op dubbelen in de werkbalk.

• In het venster dat opent, is het Hoofd Contact te zien met daaronder de gegevens waarop gezocht wordt bij een duplicaatrecord. Onder in het venster staan de duplicaten van het actieve record. Mocht dit niet het geval zijn, drukt u op Zoeken om de duplicaten weer te geven. Wanneer het venster leeg blijft, zijn er geen duplicaten gevonden.

• Selecteer de contactrecords welke duplicaat zijn en moeten worden samengevoegd door op het vinkje voor de naam te klikken en druk vervolgens op Dubbelcontact. De geselecteerde contacten worden nu in het bovenste venster geplaatst.

• Het is ook mogelijk om eerst het Hoofdcontact te wijzigen door een duplicaatcontact te selecteren en te klikken op Hoofdcontact. Het oude record bij Hoofd Contact wordt gewisseld met de geselecteerde record.

• Klik op de knop Samenvoegen om in het venster dat opent te selecteren welke gegevens moeten worden meegenomen uit de dubbele record naar het hoofdcontact.

• De verschillen ten opzichte van het hoofdcontact worden aan de rechterkant in het rood Om de verschillen op te nemen in het hoofdcontact, klikt u op de rode tekst – deze zal zich dan verplaatsen naar het hoofdcontact. Ook is het mogelijk om handmatig gegevens in te voeren. U kunt naar beneden scrollen om meer gegevens te tonen en te wijzigen.

*Let op: Het ontdubbelen van Personen en Medewerk(st)ers biedt een aantal opties die van elkaar verschillen in het Samenvoegen scherm, gekoppeld aan het verschil in relevante data tussen bedrijven en personen. De manier van samenvoegen verloopt identiek.

• Wanneer alle gegevens correct zijn, klik dan op Opslaan. U keert terug naar het Ontdubbelen venster en vervolgens klikt u op Ontdubbel. Een melding verschijnt met een bevestiging van het ontdubbelen. Klik op Ja.
• ContactManager zal het ontdubbelen starten en na afloop verschijnt een venster met de melding Ontdubbelen is klaar. In dit scherm staan alle doorgevoerde wijzigingen.

• Klik op OK om terug te keren naar het Ontdubbelen venster en klik vervolgens op Adressen samenvoegen voor de laatste stap van het ontdubbelproces.

• Het venster Adressen samenvoegen verschijnt en toont alle beschikbare adressen. Hier beslist u welke adressen u wilt behouden. U kunt de adressen verplaatsen door het adres dat u wilt behouden te selecteren in het vak Beschikbaar en dan op de pijl naar rechts te klikken. Het adres verplaatst naar het vak Geselecteerd. Zo kunt u alle adressen die u wilt behouden verplaatsen.

• Om meerdere adressen te behouden, klikt u op alle adressen terwijl Shift is ingedrukt.
• De geselecteerde adressen worden verplaatst naar de tab Geselecteerd. Klik vervolgens op Samenvoegen om door te gaan naar de volgende stap.

• U kunt de adressen wijzigen/verplaatsen door op de rode gegevens te klikken. De gegevens worden dan verplaatst naar het Hoofdcontact. Wanneer de juiste gegevens zijn toegevoegd, klik dan op Opslaan.
• Vervolgens keert u terug naar het venster Adressen samenvoegen. Klik vervolgens op de knop
• Klik op Ja om het ontdubbelen te bevestigen. U keert terug naar het scherm _Alle kantoorrelaties. Het dubbele contact is nu samengevoegd en bevat de adresgegevens zoals aangegeven in het venster Adressen samenvoegen.

• Begin met het zoeken in de map _Alle kantoorrelaties op de naam van het bedrijf waarvan u weet dat deze een dubbele record bevat en open deze.
• Klik in de werkbalk op de knop Controleer op dubbelen.

• Dit opent de tab Controleer op dubbelen.
• In het venster dat opent, is het Hoofd Contact te zien met daaronder de gegevens waarop gezocht wordt bij een duplicaatrecord. Onder in het venster staan de duplicaten van het actieve record. Mocht dit niet het geval zijn, drukt u op Zoeken om de duplicaten weer te geven. Wanneer het venster leeg blijft, zijn er geen duplicaten gevonden.
• Selecteer de contactrecords welke duplicaat zijn en moeten worden samengevoegd door op het vinkje voor de naam te klikken en druk vervolgens op Dubbelcontact. De geselecteerde contacten worden nu in het bovenste venster geplaatst.

• Het is ook mogelijk om eerst het Hoofdcontact te wijzigen door een duplicaatcontact te selecteren en te klikken op Hoofdcontact. Het oude record bij Hoofd Contact wordt gewisseld met de geselecteerde record.

• Klik vervolgens op de knop Samenvoegen. In dit venster kunt u aangeven welke gegevens u wilt overnemen uit het Duplicaat Record naar het Master Record. Het Masterrecord wordt aan de linkerkant weergegeven. De verschillen worden aan de rechterkant in het rood weer gegeven. Wilt u deze toch opnemen in het Masterrecord, dan klikt u op de rode tekst, dan verplaatst deze naar het Masterrecord. Ook kunnen er hier handmatig gegevens worden toegevoegd aan het record.

• Wanneer de juiste gegevens zijn geselecteerd, klik dan op de knop Opslaan.
• U keert terug naar het Ontdubbelen venster en vervolgens klikt u op Ontdubbel. Een melding verschijnt met een bevestiging van het ontdubbelen. Klik op Ja.
• ContactManager zal het ontdubbelen starten en na afloop verschijnt een venster met de melding Ontdubbelen is klaar. In dit scherm staan alle doorgevoerde wijzigingen.

• Klik na het ontdubbelen op de knop OK. U keert terug naar het Ontdubbelen venster en vervolgens klikt u op Locaties samenvoegen.

• Selecteer in het venster aan de linkerkant één of meerdere locaties (selecteer meerdere locaties met Shift) en klik op de pijl naar rechts om deze locaties toe te voegen aan de tab Geselecteerd.

• Wanneer een locatie is geselecteerd, zal onderin zowel de locatie als het bijbehorende adres worden weergegeven. Deze zijn handmatig te bewerken en wanneer ze naar wens zijn bijgewerkt kunt u drukken op Samenvoegen.

• In het scherm dat opent na te drukken op Samenvoegen verschijnen wederom links de gegevens van het masterrecord. Er kan worden aangegeven welke locatie gegevens er overgenomen dienen te worden uit het dubbele contact naar het Hoofd Contact. De verschillen worden aan de rechterkant in het rood weer gegeven. Wanneer gewenst is dat locatie gegevens overgenomen worden op de kaart van het Hoofd Contact, klik op de rode tekst: de gegevens worden verplaatst naar de kaart van het Hoofd Contact.

• Klik op Opslaan en vervolgens op Ontdubbel. ContactManager vraagt om een bevestiging en toont vervolgens een venster met Ontdubbelen is klaar.

• Klik op OK en opSluiten om terug te keren naar het Ontdubbelen venster en klik vervolgens op Adressen samenvoegen voor de volgende stap van het ontdubbelproces.

• Het venster Adressen samenvoegen verschijnt en toont alle beschikbare adressen. Hier beslist u welke adressen u wilt behouden. U kunt de adressen verplaatsen door het adres dat u wilt behouden te selecteren in het vak Beschikbaar en dan op de pijl naar rechts te klikken. Het adres verplaatst naar het vak Geselecteerd. Zo kunt u alle adressen die u wilt behouden verplaatsen.

• Om meerdere adressen te behouden, klikt u op alle adressen terwijl Shift is ingedrukt.
• De geselecteerde adressen worden verplaatst naar de tab Geselecteerd. Klik vervolgens op Samenvoegen om door te gaan naar de volgende stap.

• U kunt de adressen wijzigen/verplaatsen door op de rode gegevens te klikken. De gegevens worden dan verplaatst naar het Hoofdcontact. Wanneer de juiste gegevens zijn toegevoegd, klik dan op Opslaan.
• Vervolgens keert u terug naar het venster Adressen samenvoegen. Klik vervolgens op de knop
• Klik op Ja om het ontdubbelen te bevestigen. U keert terug naar het scherm _Alle kantoorrelaties. Het dubbele contact is nu samengevoegd en bevat de adresgegevens zoals aangegeven in het venster Adressen samenvoegen.
• In de laatste stap van het ontdubbelen kunt u Contactpersonen samenvoegen.
• Via het venster Contactpersonen samenvoegen verschijnen alle beschikbare contactpersonen. Contactpersonen zijn medewerkers die betrokken zijn bij het geselecteerde bedrijf. U kunt wederom meerdere personen selecteren en door middel van de pijl in het midden naar Geselecteerd.
• Voeg de personen samen, ontdubbel ze vervolgens. De melding Ontdubbelen is klaar.

• Keer terug naar de map _Alle kantoorrelaties. Het ontdubbelen van het bedrijf is voltooid.

Het ontdubbelen bestaat uit een aantal stappen:

1. Samenvoegen
2. Ontdubbelen
3. Locaties samenvoegen en ontdubbelen
4. Adressen samenvoegen en ontdubbelen
5. Contactpersonen samenvoegen en ontdubbelen

Niet alle stappen worden tijdens elk ontdubbelproces gevolgd, deze stappen zijn per proces verschillend. Het is dus mogelijk dat u bijvoorbeeld alleen de stappen 1, 2 en 4 uitvoert tijdens een ontdubbelproces.

*Let op: Het ontdubbelen is een permanente handeling en deze is niet meer terug te draaien na het uitvoeren ervan!

Bij het ontdubbelen van een bedrijf worden de volgende acties uitgevoerd:

• Velden die leeg zijn bij de master worden gevuld met de eerst gevulde waarde die gevonden wordt bij de duplicaten. Gebruik de handmatige samenvoeg actie om dit zelf te sturen.
• Meervoudige velden worden samengevoegd. De geselecteerde items bij de duplicaten worden gekopieerd naar de master.
• De locaties van de duplicaten worden verplaatst naar de master.
• Adressen
  • De adressen van de duplicaten worden verplaatst naar de master. Als een adres al bestaat bij de master (100% identiek, dan wordt de ontdubbeling van het adres gestart (zie Adres ontdubbelen). Als er locaties overblijven zonder adres (oorspronkelijk gekoppeld met een van de duplicaten), dan wordt de locatie verwijderd.
• Contactpersonen
  • De contactpersonen van de duplicaten worden verplaatst naar de master. Als een contactpersoon al bestaat bij de master met dezelfde natuurlijke persoon, dan wordt de ontdubbeling van de contactpersoon gestart (zie Contactpersoon ontdubbelen). Als de gekoppelde natuurlijke persoon al voorkomt bij de master (100% identiek (achternaam, geslacht, voornaam/voorletters), dan wordt de ontdubbeling van de natuurlijke persoon gestart (zie Natuurlijke persoon ontdubbelen)
• Alle verwijzingen naar de duplicaten worden bijgewerkt naar de master (denk aan dossier, debiteur, snelkoppelingen, etc.). Als er een dubbele verwijzing ontstaat (bijv. omdat de snelkoppeling al bestaat in de folder, dan wordt deze overgeslagen.

Natuurlijke persoon ontdubbelen

Bij het ontdubbelen van een natuurlijke persoon worden de volgende acties uitgevoerd:

• Velden die leeg zijn bij de master worden gevuld met de eerst gevulde waarde die gevonden wordt bij de duplicaten. Gebruik de handmatige samenvoeg actie om dit zelf te sturen.
• Meervoudige velden worden samengevoegd. De geselecteerde items bij de duplicaten worden gekopieerd naar de master.
• Adressen
  • De adressen van de duplicaten worden verplaatst naar de master. Als een adres al bestaat bij de master (100% identiek, dan wordt de ontdubbeling van het adres gestart (zie Adres ontdubbelen).
• Contactpersonen
  • De gekoppelde contactpersonen van de duplicaten worden verplaatst naar de master. Als een contactpersoon al bestaat bij de master met dezelfde natuurlijke persoon, dan wordt de ontdubbeling van de contactpersoon gestart (zie Contactpersoon ontdubbelen).
• Alle verwijzingen naar de duplicaten worden bijgewerkt naar de master (denk aan dossier, debiteur, snelkoppelingen, etc.). Als er een dubbele verwijzing ontstaat (bijv. omdat de snelkoppeling al bestaat in de folder, dan wordt deze overgeslagen.

Contactpersoon ontdubbelen

Bij het ontdubbelen van een contactpersoon worden de volgende acties uitgevoerd:

• Velden die leeg zijn bij de master worden gevuld met de eerst gevulde waarde die gevonden wordt bij de duplicaten. Gebruik de handmatige samenvoeg actie om dit zelf te sturen.
• Meervoudige velden worden samengevoegd. De geselecteerde items bij de duplicaten worden gekopieerd naar de master.
• Natuurlijke personen
  • De gekoppelde natuurlijke personen van de duplicaten worden ontdubbeld met de master natuurlijke persoon (zie Natuurlijke persoon ontdubbelen).
• Alle verwijzingen naar de duplicaten worden bijgewerkt naar de master (denk aan dossier, debiteur, snelkoppelingen, etc.). Als er een dubbele verwijzing ontstaat (bijv. omdat de snelkoppeling al bestaat in de folder, dan wordt deze overgeslagen.

Adres ontdubbelen

Bij het ontdubbelen van een adres worden de volgende acties uitgevoerd:

• Velden die leeg zijn bij de master worden gevuld met de eerst gevulde waarde die gevonden wordt bij de duplicaten. Gebruik de handmatige samenvoeg actie om dit zelf te sturen.
• Alle verwijzingen naar de duplicaten worden bijgewerkt naar de master (denk aan debiteur).

Locatie ontdubbelen

Bij het ontdubbelen van een locatie worden de volgende acties uitgevoerd:

• Velden die leeg zijn bij de master worden gevuld met de eerst gevulde waarde die gevonden wordt bij de duplicaten. Gebruik de handmatige samenvoeg actie om dit zelf te sturen.
• Alle verwijzingen naar de duplicaten worden bijgewerkt naar de master.

Aanmeldingen ontdubbelen

Bij het ontdubbelen van een contacten worden eventuele aanmeldingen voor een evenement / nieuwsbrief ook ontdubbeld.

• Velden die leeg zijn bij de master worden gevuld met de eerst gevulde waarde die gevonden wordt bij de duplicaten
• Meervoudige velden worden samengevoegd. De geselecteerde items bij de duplicaten worden gekopieerd naar de master (zoals bijv. eigenaren).
• Alle verwijzingen naar de duplicaten worden bijgewerkt naar de master (denk aan debiteur).

Externe koppelingen

Iedere wijziging die uitgevoerd is als gevolg van het ontdubbelen wordt ook als wijziging gezien voor de externa applicatie en zal door de normale synchronisatie proces weggeschreven worden in de externe applicatie.

In sommige gevallen kan de ontdubbel actie in ContactManager ook uitgevoerd worden in de externe gekoppelde applicatie. Dit is alleen maar mogelijk als de externe applicatie een ontdubbel mogelijkheid heeft (die ook programmatisch aan te sturen is). Zie de handleiding van de betreffende koppeling.