Van ‘uploaden en hopen’ naar veilige AI
Door Epona & Saga
Wat de samenwerking tussen Saga en Epona 365 juridische teams te bieden heeft
Er is een patroon dat we steeds weer zien bij de invoering van juridische AI: een advocaat ontdekt een tool die hem of haar betovert, probeert deze een keer uit, krijgt een uitstekende samenvatting, en loopt dan meteen tegen een muur aan: hoe gebruik ik dit zonder de vertrouwelijkheid te schenden, de context van de zaak uit het oog te verliezen of mezelf in de problemen te brengen op het gebied van naleving?
Diezelfde vraag kwam ook aan de orde tijdens een recente interne bewustwordingssessie over AI die we bij Epona samen met Saga hebben georganiseerd. In een apart artikel vertellen we hoe we deze sessies organiseren en waarom voortdurende bewustwording rond AI steeds belangrijker wordt voor juridische teams.
Juist op dat punt wordt platformdenken belangrijker dan modeldenken. Juridische AI faalt niet omdat advocaten er geen behoefte aan hebben. Het faalt omdat de workflow eromheen kwetsbaar is: handmatig uploaden en onduidelijke bewaartermijnen. Maar ook: onsamenhangende metadata en onduidelijkheid over wie wat mag zien.
De wrijving wegnemen
De samenwerking tussen Saga en Epona 365 is bedoeld om knelpunten weg te nemen zonder de controle uit handen te geven. Het biedt juridische teams een praktische brug tussen de plek waar het werk plaatsvindt (zaakgericht documentbeheer in Microsoft 365) en de plek waar AI direct waarde kan toevoegen (analyse, opstellen van documenten, due diligence, beoordeling en gestructureerde verificatie).
Juridische AI gaat verder dan alleen ‘chatten’
Uit de sessie bleek één ding duidelijk: juridische teams evolueren van incidenteel gebruik van GenAI naar meer gestructureerde, taakgerichte werkprocessen, en steeds vaker naar agentische patronen. Die ontwikkeling verandert wat we onder ‘goed’ verstaan. Een op zichzelf staande chatfunctie kan nuttig zijn, maar juridisch werk vraagt om een meer gestructureerde aanpak:
- herhaalbaarheid;
- traceerbaarheid;
- materiegrenzen;
- en een weg terug naar de bron.
De aanpak van Saga weerspiegelt deze verschuiving. Gebruikers kunnen modellen selecteren, maar het echte onderscheidende vermogen zit hem in de juridische omkadering: assistenten die zijn afgestemd op specifieke taken, bibliotheken met prompts, bronvermeldingen en een op Word gebaseerde workflow voor het opstellen van documenten. Een workflow die vertrouwd aanvoelt voor juristen die de hele dag met documenten bezig zijn.
De productiviteitslaag die advocaten daadwerkelijk gebruiken: Word (en binnenkort ook Outlook)
Een van de meest overtuigende aspecten van de Saga-handleiding is hoe natuurlijk de workflow in Word verloopt. Het opstellen van een tekst is in de juridische wereld niet het einddoel, maar het verfijnen ervan wel. Advocaten willen de toon aanpassen, argumenten aanscherpen, zorgen voor interne consistentie en tekstwijzigingen aanbrengen zoals ze dat altijd al hebben gedaan. De Word-integratie van Saga sluit daar naadloos op aan. In plaats van advocaten te dwingen om tussen verschillende tools te kopiëren en te plakken, vinden het opstellen en het verfijnen plaats op de plek waar het werk al gebeurt. Suggesties kunnen worden toegepast met wijzigingen bijhouden en opmerkingen, wat belangrijk is omdat juridische beoordeling vaak evenzeer draait om verdedigbaarheid als om snelheid.
Integratie met Outlook is de volgende logische stap, omdat risico’s zich het snelst opstapelen in de communicatie met cliënten en de correspondentie rond dossiers. Door ondersteunende documenten en verificaties direct naast de e-mailconversatie op te stellen, kunnen teams sneller werken zonder hun toevlucht te nemen tot slordige snelkoppelingen.
De brug:
– het soepel overzetten van documenten van Epona 365 naar Saga
Het eenvoudigste integratieniveau levert ook direct de meeste voordelen op: slepen en neerzetten / bestanden selecteren vanuit Epona 365 naar Saga, zodat advocaten documenten niet lokaal hoeven te downloaden en ze vervolgens handmatig opnieuw hoeven te uploaden. Dat klinkt misschien onbeduidend, totdat je beseft wat het voorkomt: vertrouwelijke documenten die op laptops blijven staan, dubbele kopieën verspreid over verschillende mappen en onduidelijkheid over de herkomst wanneer iemand vraagt: „Welke versie hebben we gebruikt?“ Voor veel teams is het wegnemen van die knelpunten het verschil tussen een "mooie demo" en dagelijks gebruik.
Vanuit Epona zien we drie integratiehorizonten die van belang zijn voor juridische IT:
- Workflows openen en opslaan die als een tweede natuur aanvoelen, waardoor er minder vaak van tool hoeft te worden gewisseld
- Synchronisatie van gegevens voor een gecontroleerde, consistente beschikbaarheid van documenten
- Een diepere koppeling van functionaliteiten (in MCP-stijl), waarbij systemen doorzoekbare functionaliteiten en context op metadataniveau kunnen aanbieden
Op dat derde vlak wordt het pas echt interessant, omdat het het aantal kwetsbare eenmalige integraties vermindert en de weg vrijmaakt voor dynamischere workflows, waaronder zoekgestuurd ophalen van gegevens en contextuele afstemming tussen systemen.
Waarom vertrouwen een praktische aangelegenheid wordt, en geen filosofische
Juridische teams mijden AI niet omdat ze een hekel hebben aan innovatie. Ze mijden AI wanneer de resultaten niet verdedigbaar zijn. Het citatiemodel van Saga biedt een pragmatische oplossing voor dat probleem. Wanneer een tijdlijn, argumentatiekaart of analyse genummerde verwijzingen bevat, kan de gebruiker erop klikken om de betreffende passage in het brondocument gemarkeerd te zien. Dat wekt al snel vertrouwen, omdat het gebruikers leert om dingen te controleren in plaats van te gissen.
Het vermindert ook een van de meest voorkomende valkuilen bij de invoering van AI: onrealistische verwachtingen die tot teleurstelling leiden. Dankzij bronvermeldingen en controleerbare bronnen gaat de gebruikerservaring minder in de richting van „geloof me maar“ en meer in de richting van „hier is het bewijs, kijk maar na“.
Due diligence en gestructureerde gegevensverzameling: waar het partnerschap zich kan onderscheiden
Due diligence blijft een van de duidelijkste voorbeelden van een „grote omvang, veel werk“-toepassing. De rasteranalyse-aanpak van Saga zet het scannen van grote hoeveelheden documenten om in gestructureerde gegevensverzameling, met name wanneer vragen via sjablonen worden gestandaardiseerd, zoals bij zeggenschapswijzigingen, aansprakelijkheid, beëindiging, vrijwaringen, verlenging, intellectueel eigendom en andere zaken.
Hier komt de Epona 365-context strategisch gezien goed van pas. Hoe beter uw documenten zijn geordend op basis van dossiers, toegangsrechten en structuur, hoe beter beheersbaar – en waardevoller – deze AI-gestuurde beoordelingen worden. Een chaotische opslagplaats leidt tot chaotische resultaten. Een goed beheerde dossieromgeving levert resultaten op die u daadwerkelijk kunt toepassen.
De Amerikaanse veiligheidsvraag:
„Wie beheert de gegevens?“
Deze vraag kwam direct ter sprake tijdens de vraag-en-antwoordronde, en het is een terechte vraag. Veel Amerikaanse klanten beschouwen beveiliging tegenwoordig als de belangrijkste voorwaarde voor implementatie. Ze willen inzicht in het gebruik, de opslagduur, de certificering en de geopolitieke risico’s. Daarnaast willen ze duidelijkheid over waar de gegevens worden opgeslagen, wie er toegang toe heeft en wat er op termijn met invoergegevens en uitvoer gebeurt.
Het eerlijke antwoord is dat elke architectuur voor- en nadelen heeft. Sommige tools draaien volledig binnen de tenant van een klant, andere draaien in gecontroleerde cloudomgevingen met strenge contractuele en technische waarborgen. Waar het in de praktijk om gaat, is of de juridische afdeling en de IT-afdeling een weloverwogen beslissing kunnen nemen, ondersteund door bewijs van naleving, bewaarcontroles en een workflow die het uiteindelijke werkproduct terugvoert naar het DMS, waar het thuishoort.
Dat laatste punt is belangrijk: Saga streeft er niet naar om een DMS te worden. Het uiteindelijke doel voor waardevolle output blijft uw omgeving met beheerde gegevens.
Hoe deze samenwerking zich verder zal ontwikkelen
De beste samenwerkingsverbanden op het gebied van legal tech voegen niet zomaar weer een nieuwe tool toe aan de stapel. Ze overbruggen de kloof tussen het dagelijkse werk en de toegevoegde waarde van veilige AI.
Met Saga en Epona 365 krijgen juridische teams:
- gemakkelijker toegang tot documenten zonder rommelig lokaal kopiëren
- een op verificatie gebaseerde AI-ervaring waarop advocaten kunnen vertrouwen
- opstellen en bijwerken op de plek waar advocaten al werken (Word)
- een duidelijker pad naar diepgaandere, metadatageoriënteerde integraties op de lange termijn
Met andere woorden: minder ‘uploaden en hopen’, meer materiaalveilige AI.
Over Saga
Saga is een AI-platform dat speciaal is ontworpen voor juristen. Het helpt advocaten bij het analyseren van documenten, het uitvoeren van juridisch onderzoek, het opstellen en bijschaven van juridische teksten, en het stroomlijnen van complexe werkprocessen zoals due diligence en de voorbereiding van rechtszaken. Door geavanceerde taalmodellen te combineren met juridisch specifieke controlefuncties en bronvermeldingen, stelt Saga advocaten in staat sneller te werken met behoud van de nauwkeurigheid en verantwoordingsplicht die in de juridische praktijk vereist zijn.
