Epona365
Vi har henvendt os til advokatfirmaet Çakmak (
)
Det tyrkiske advokatfirma Çakmak Attorney Partnership skiftede fra et lokalt iManage-system til Epona365 og Microsoft 365, hvilket har forbedret samarbejdet og mobiliteten og forberedt firmaet på juridisk AI.
Væk fra VPN-flaskehalse og over til et cloud-klar juridisk arbejdsmiljø
Da partneren Devrim Ergun kom til firmaet for omkring seks år siden, havde organisationen allerede et relativt avanceret teknologisk miljø. Det omfattede et internt udviklet praksisstyringssystem, et dokumenthåndteringssystem baseret på iManage samt en solid sikkerhedsinfrastruktur med VPN-adgang. »Vi har altid været ret fremsynede, når det gælder indførelse af ny teknologi,« forklarer Devrim. "Vores systemer var velstrukturerede og sikre. Men samtidig begyndte vi at indse, at markedet bevægede sig hurtigt i retning af cloud computing og mobile arbejdsmiljøer."
Denne udvikling blev særlig tydelig, da COVID-19-pandemien tvang organisationer over hele verden til at arbejde hjemmefra.
Når fjernarbejde skaber gnidninger
Selvom virksomheden kunne arbejde på afstand, afslørede oplevelsen også begrænsningerne i den eksisterende løsning. »Den største hindring var, at næsten alle kontorressourcer krævede en VPN-forbindelse,« siger Devrim. »Bortset fra e-mail var man nødt til at oprette forbindelse til VPN, før man kunne få adgang til dokumenter eller interne systemer.«
Det ekstra trin skabte unødvendige problemer. VPN-forbindelser kan være ustabile, afhængigt af internetforbindelsens kvalitet. Hvis forbindelsen går ned, mens man arbejder på et dokument, skal man starte forfra. »For advokater, der har brug for hurtig adgang til information, forsinker disse afbrydelser arbejdet,« forklarer han.
Samarbejdet om dokumenter var en anden udfordring
»Dengang var man nødt til først at tjekke et dokument ud og derefter tjekke det ind igen, før en anden kollega kunne arbejde på det,« siger Devrim. »For teams, der arbejdede sammen om det samme dokument, kunne det tage timer.« For en virksomhed med to kontorer, i Istanbul og Ankara, som i stigende grad understøttede fjernarbejde, blev disse begrænsninger stadig mere mærkbare.
Da advokaterne i stigende grad begyndte at arbejde hjemmefra, på mobile enheder og fra forskellige steder, begyndte firmaet at genoverveje sin overordnede teknologistrategi. »Vi indså, at folk ikke længere var bundet til deres skriveborde,« siger Devrim. »De arbejdede på bærbare computere, telefoner eller tablets, og vi havde brug for et miljø, der kunne understøtte den fleksibilitet.«
Det første skridt var at opgradere firmaets Microsoft 365-miljø. Med det fundament på plads begyndte firmaet at undersøge moderne dokumenthåndteringsløsninger, der kunne integreres med Microsofts økosystem. »Vi begyndte at undersøge markedet og sætte os ind i potentialet i SharePoint,« forklarer Devrim. »Vi ønskede en løsning, der ville fungere naturligt i det Microsoft-miljø, vi allerede brugte.« I løbet af denne undersøgelsesproces talte firmaet med flere leverandører. Én løsning skilte sig ud.
Hvorfor Epona gav mening
Epona365, en platform til håndtering af juridiske dokumenter, der er bygget direkte på Microsoft 365, passede godt ind i firmaets strategi. »Epona var det oplagte valg for os, fordi det fungerer inden for Microsoft-strukturen i stedet for at skabe et helt separat miljø,« siger Devrim.
Omkostningsgennemsigtighed var en anden faktor. Det tidligere iManage-system var blevet dyrt at vedligeholde, og firmaet var på udkig efter et mere omkostningseffektivt alternativ uden at gå på kompromis med funktionaliteten. »Vores tidligere system var ret dyrt,« forklarer han. »Vi ønskede noget, der var mere gennemsigtigt og lettere at vedligeholde.«
Lige så vigtig var den samarbejdsorienterede tilgang under implementeringsprocessen. »Vi havde en stor mængde dokumenter gemt lokalt, som skulle flyttes over til SharePoint,« siger Devrim. »Epona forstod den udfordring og arbejdede sammen med os om at planlægge overgangen.« For et firma med omkring halvtreds medarbejdere fordelt på to kontorer var den grad af støtte afgørende. »Vi er måske mindre end firmaer i London eller New York, men vi har store ambitioner,« tilføjer han. "Vi havde brug for en platform, der kunne understøtte samarbejde på tværs af kontorer og fjernarbejde."
Øjeblikkelige forbedringer i det daglige arbejde
Siden implementeringen af det nye system har flere forbedringer vist sig næsten med det samme. En af de mest mærkbare ændringer var, at vi ikke længere er afhængige af VPN. »Vi behøver ikke længere en VPN-forbindelse for at få adgang til vores dokumenter,« siger Devrim. »Det alene gør det daglige arbejde meget nemmere.«
Samarbejdet er også blevet væsentligt forbedret takket være Microsoft 365. »Flere teammedlemmer kan nu arbejde på dokumenter langt mere effektivt,« forklarer han. Selv relativt små forbedringer af arbejdsgangene har haft en mærkbar effekt. Når e-mails arkiveres i systemet, viser visuelle indikatorer kollegerne, at beskeden allerede er gemt. »Det fjerner gætteriet,« siger Devrim. »Små detaljer som den gør en stor forskel i det daglige arbejde.«
At skabe en platform for fremtiden
Overgangen til Epona365 ruster desuden firmaet til fremtidige udviklinger inden for juridisk teknologi.
Çakmak har for nylig implementeret det juridiske AI-værktøj Legora, samtidig med at man fortsætter med at opgradere sit internt udviklede praksisstyringssystem. »Vi flytter gradvist flere af vores systemer over i Microsoft-miljøet,« siger Devrim. »Det giver os mulighed for at integrere dem med Epona, Microsoft 365, PowerApps og Power BI.« Resultatet er et teknologisk miljø, hvor systemerne forbinder sig naturligt i stedet for at fungere isoleret.
Et samarbejdspartnerskab
Overførslen af mange års dokumenter fra et lokalt system til skyen krævede omhyggelig forberedelse. Filerne skulle gennemgås, ryddes op i og struktureres, før overførslen kunne finde sted.
»Det var en stor opgave,« siger Devrim. »Men vi fik det gennemført uden større forstyrrelser i vores daglige arbejde.«
Oplæringen forløb også problemfrit, takket være det velkendte Microsoft-miljø.
»Efter oplæringssessionerne takkede flere kolleger os faktisk for ændringen,« siger han.
For virksomheden har samarbejdet med Epona været en afgørende faktor for denne succes. »De har været meget lydhøre over for vores behov,« siger Devrim. »Når vi havde spørgsmål under projektet eller opgraderingsprocessen, var de altid tilgængelige og hjælpsomme.«
»Vi har altid forsøgt at udnytte teknologien, hvor det overhovedet er muligt,« siger han. »Det er en integreret del af firmaets arbejdsgang.« Med det nye cloudbaserede juridiske arbejdsmiljø på plads har Çakmak nu et fundament, der understøtter både den nuværende arbejdsform og de innovationer, der endnu ligger forude.