Epona365
Vi har spurgt
Pusch Wahlig Arbejdsret
Det tyske advokatfirma Pusch Wahlig Workplace Law, der er specialiseret i arbejdsret, går videre end et traditionelt dokumenthåndteringssystem (DMS) og vælger i stedet Epona og SharePoint til at integrere intern viden, systemer og kunstig intelligens for at skabe et mere fleksibelt og fremtidssikret juridisk arbejde.
Mere end bare et nyt DMS
Hvorfor det tyske advokatfirma Pusch Wahlig Workplace Law (PWWL) valgte Epona til at forbinde viden, systemer og kunstig intelligens
Beslutninger om juridisk teknologi handler sjældent kun om at udskifte systemer. Oftest handler de om at forberede sig på fremtiden. Hos PWWL, et førende tysk advokatfirma med speciale i arbejdsret, blev det fokus, da firmaet begyndte at genoverveje sin strategi for dokumenthåndtering i lyset af en af de største udviklinger inden for juridisk arbejde: kunstig intelligens. "Vi havde et dokumenthåndteringssystem på plads," forklarer partner og IT-ansvarlig Jan Rudolph. "Men det var forældet. Vi besluttede at implementere en ny løsning, der bedre understøtter konnektivitet og passer til vores fremtidige AI-strategi."
Virksomhedens ambition var klar. Det var ikke længere nok blot at gemme dokumenter. Systemet skulle aktivt understøtte, hvordan viden skabes, deles og genbruges.
Fra lager til videninfrastruktur
For Jan og hele firmaet var den største udfordring ikke selve teknologien, men hvordan man kunne gøre firmaets viden anvendelig på en ny måde. Gennem tiden havde firmaet opbygget en betydelig juridisk ekspertise. Dokumenter, sagsmateriale og intern knowhow udgjorde en værdifuld videnbase. Men i det eksisterende system var denne viden stort set uforanderlig.
»Det, vi ønskede, var et system, hvor vi rent faktisk kunne bruge vores dokumenter til at overføre vores viden til andre systemer,« forklarer Jan. »Især til AI-værktøjer.«
Firmaet arbejder med værktøjer som Microsoft Copilot og flere tyske AI-løsninger. Disse systemer kunne kombinere eksternt juridisk indhold med firmaets interne viden for at støtte juristerne i deres arbejde. Men det eksisterende DMS kunne simpelthen ikke understøtte denne tilgang. »Det havde en god søgefunktion, da vi først implementerede det,« siger Jan. "Men det var ikke i stand til at forbinde sig til moderne AI-systemer eller integrere vores viden på en meningsfuld måde." Den begrænsning gjorde beslutningen klar: firmaet havde brug for et nyt fundament.
Hvorfor SharePoint blev rygraden
Virksomhedens søgen efter et nyt system førte hurtigt til, at SharePoint blev valgt som en central komponent. »SharePoint gør det meget nemmere at dele og få adgang til data samt at integrere dem med andre systemer,« forklarer Jan. »Det sikrer standardiseret integration via Microsofts infrastruktur.« Den integration var afgørende. Virksomheden ønskede en platform, der kunne:
• integreres med AI-værktøjer
• oprettes forbindelse til eksterne juridiske søgesystemer
• understøtter arbejde på tværs af platforme
• giver sikker og kontrolleret adgang til intern viden
Samtidig skulle systemet kunne integreres problemfrit i virksomhedens eksisterende Microsoft-miljø.
»Vi ønskede ikke endnu et selvstændigt system,« siger Jan. »Vi ønskede noget, der kunne integreres i vores Microsoft-baserede infrastruktur.«
Valget af Epona: fleksibilitet og integration
Beslutningen om at gå videre med Epona blev påvirket af både tekniske muligheder og det praktiske samarbejde. En afgørende faktor var integrationen med eksisterende systemer, herunder DATEV, en udbredt platform til administration af advokatfirmaer i Tyskland. »Vi havde brug for et system, der kunne kobles sammen med vores eksisterende værktøjer,« forklarer Jan. "Sammen med Eponas team kunne vi udvikle en connector, der automatisk opretter filer baseret på foruddefinerede parametre og integreres i vores advokatfirma-administrationssoftware." Den fleksibilitet viste sig at være afgørende.
»Det er i sin kerne et simpelt system, men samtidig meget alsidigt,« siger han. »Den kombination var vigtig for os.«
Der var indledningsvis en vis skepsis. Epona var på det tidspunkt en forholdsvis ny udbyder på det tyske marked, og nogle partnere stillede spørgsmålstegn ved, om man ikke hellere skulle vælge den mere traditionelle løsning. »Selvfølgelig overvejede vi også mere etablerede systemer,« siger Jan. Men alsidighed og åbenhed var afgørende faktorer for vores beslutning. ”Overgangen til andre systemer var betydeligt mere kompleks,” forklarer han. ”Epona tilbød en bedre balance mellem funktionalitet, fleksibilitet, evnen til at tilpasse sig vores behov og omkostningerne.” En positiv anbefaling fra et andet advokatfirma var med til at bekræfte den beslutning.
Migration: forenkling frem for gentagelse
Overgangen fra et ældre system til en ny platform er sjældent ligetil. Virksomheden valgte en pragmatisk tilgang. I stedet for at forsøge at kopiere det gamle system nøjagtigt, valgte de at forenkle det.
»Vi oprettede en ny filstruktur til det fremtidige arbejde og udfasede den gamle struktur gradvist,« forklarer Jan. »De gamle filer forblev uændrede, men alt nyt følger en mere overskuelig struktur. Vi styrede forventningerne fra starten ved klart at kommunikere, hvad der ville ændre sig, og hvad der ikke ville.« Resultatet blev en problemfri overgang uden tab af data eller større forstyrrelser. »Ingen dokumenter gik tabt, og der blev ikke overført unødvendige data,« siger Jan.
Umiddelbar effekt:
fungerer uden hindringer
Den mest umiddelbare forbedring var fleksibiliteten. »Folk kan nu arbejde hvor som helst,« forklarer Jan. »Så længe man har en internetforbindelse, kan man få adgang til sine dokumenter.« Da systemet er baseret på SharePoint, kan advokaterne også arbejde offline via OneDrive-synkronisering uden at gå på kompromis med sikkerheden. Samarbejdet er også blevet forbedret, især takket være integrationen med Outlook. »Arkiveringen af e-mails er blevet langt mere strømlinet,« siger Jan. »Det lyder måske simpelt, men det gør en stor forskel i det daglige arbejde.«
Adgangen på tværs af platforme er også blevet nemmere, herunder understøttelse på tværs af platforme, herunder mobile enheder.
»Vores advokater er ofte på farten eller i retten,« forklarer han. »Bedre adgang til dokumenter uden fysiske sagsmapper er en stor fordel.« Selvom de driftsmæssige forbedringer er betydelige, ligger den virkelige værdi i de muligheder, platformen åbner op for fremover. Firmaet undersøger løbende, hvordan kunstig intelligens kan understøtte det juridiske arbejde, især inden for områder som:
• dokumentopsummering,
• juridisk research,
• analyse på første niveau, og
• videnopslag.
»AI vil ikke erstatte advokater,« siger Jan. »Men den vil i fremtiden overtage opgaver, der ikke længere kræver juridisk ekspertise.« Ved at sammenkæde interne dokumenter med eksternt juridisk indhold sigter firmaet mod at skabe et system, der kan levere hurtigere og mere relevante indsigter. »I sidste ende handler det om at udnytte vores egen viden,« forklarer han. »Det er der, den virkelige værdi ligger.«
At vide, hvordan man kombinerer
For Jan og firmaet står én ting klart: juridisk teknologi vil fortsat udvikle sig i raskt tempo. »Udfordringen ligger ikke i at vælge ét system,« siger han. "Udfordringen er at vide, hvordan man bruger det, og hvordan man kombinerer det med andre systemer." Epona, kombineret med SharePoint, udgør et fundament, der understøtter denne fleksibilitet. "Det er fortsat vores centrale dokumenthåndteringssystem," siger Jan. "Og i takt med at AI-funktionerne udvikler sig, vil vi fortsætte med at bygge videre på det." I et marked fyldt med nye værktøjer og hurtig innovation kan et sådant fleksibelt fundament i sidste ende være den mest værdifulde investering, et advokatfirma kan foretage.