At være forbundet med Microsoft er ikke det samme som at være baseret på Microsoft
En connector kan gøre juridisk indhold tilgængeligt.
Epona365 holder det juridiske arbejde inden for Microsoft 365 og SharePoint.
Cloud-løsninger
I branchen tales der ofte om Microsoft-integration, som om alle modeller var ens. Det er de ikke. Der er en forskel mellem et juridisk DMS, der gemmer dokumenter på en separat platform og forbinder sig tilbage til Microsoft, og et juridisk DMS, der bruger Microsoft 365 og SharePoint som grundlag.
Med et eksternt dokumenthåndteringssystem (DMS) opbevares dokumenter som regel uden for Microsoft 365-tenantet. Microsoft kan muligvis få adgang til noget af dette indhold via en connector, afhængigt af konfigurationen og funktionerne.
Det kan understøtte søgning og opdagelse, men det underliggende dokumentmiljø har stadig sin egen sikkerhedsmodel, tilladelseslogik, revisionsspor, metadatastruktur og produktudviklingsplan. Det betyder, at styringen skal forstås på tværs af flere lag: ét lag for DMS og ét lag for Microsoft 365. Et yderligere lag for integrationer og senere endnu en række spørgsmål vedrørende Copilot, AI-værktøjer eller agenter.
For nogle organisationer kan denne arkitektur være acceptabel. For andre, især dem, der baserer sig på Microsoft-standarder, rejser det et spørgsmål, der er værd at stille.
»Er dette virkelig et juridisk arbejdsmiljø baseret på Microsoft 365, eller er det et separat juridisk dokumenthåndteringssystem (DMS) med tilknytning til Microsoft?«
En »
« af en connector er ikke det samme som »Native«
AI har brug for kontekst, da en sag ikke blot er en fil. Den omfatter e-mails, versioner, tilladelser, dokumenttyper, fortrolighed, klientkontekst, tidslinjer, viden og arbejdshistorik. For juridiske teams er det praktiske spørgsmål derfor enkelt: »Hjælper miljøet AI med at forstå den juridiske sag, eller leder det blot AI hen mod et dokument?« Det er her, arkitekturen bliver vigtig. Hvis dokumenter, e-mails og sagskontekst findes i Microsoft 365 og SharePoint, kan de på en mere naturlig måde integreres med Microsofts identitetsstyring, tilladelser, samarbejde, governance og AI-tjenester. Hvis juridiske dokumenter er gemt i et separat DMS, kan adgangen muligvis ske via en connector, men konteksten omkring denne adgang kan blive mere begrænset eller fragmenteret.
Et plugin kan gøre indhold tilgængeligt, men en juridisk platform, der er integreret i Microsoft, kan indlejre juridisk indhold i arbejdsmiljøet. Denne forskel bliver stadig vigtigere, i takt med at juridiske afdelinger går fra søgning til AI-understøttede arbejdsgange, fra prompt-baserede løsninger til agenter og fra dokumenthentning til sagsforberedelse, genbrug af viden og automatisering med fokus på governance.
« som grundlag, og Epona tilføjer det juridiske lag oven på denne platform.«
Epona365 er baseret på Microsoft 365 og SharePoint
Epona365 bygger på en Microsoft-baseret tilgang. Løsningen er udviklet på basis af Microsoft 365 og SharePoint. SharePoint udgør dokumentgrundlaget, mens Epona tilføjer det juridiske lag, som standardversionen af Microsoft 365 ikke leverer som standard: sager, arkivering af e-mails, juridiske metadata, tilladelser og sagsrelateret kontekst. Det betyder, at det juridiske arbejde foregår tæt på det miljø, som juristerne allerede bruger hver dag: Outlook, Word, Teams, SharePoint og browseren.
Dette er noget helt andet end at placere juridiske dokumenter i en separat beholder og senere koble dem tilbage til Microsoft. Epona beder ikke virksomhederne om at vælge mellem Microsoft og den juridiske struktur. Det integrerer den juridiske struktur i Microsoft.
Denne skelnen er især relevant for organisationer, der følger en »Microsoft-first«-strategi. I så fald handler det mindre om at anskaffe endnu et juridisk program og mere om at udvide Microsoft-platformen, så den kan understøtte det juridiske arbejde på en hensigtsmæssig måde.
Som Bart Bogaerts udtrykte det i sit indlæg: »Kunderne vælger ikke blot Epona; de vælger Microsoft som grundlag, og Epona tilføjer det juridiske lag oven på denne platform.«
Styringen følger arkitekturen
Diskussionen om, hvorvidt man skal bruge en connector eller den indbyggede løsning, har også betydning for styringen. Microsoft Purview er udviklet til at hjælpe organisationer med at styre og beskytte data på tværs af Microsoft 365. Hvis juridiske dokumenter er gemt i SharePoint, kan Purview indgå i den samme styringsstrategi, der omfatter klassificering, mærkning, opbevaringsfrister, revision, forebyggelse af datatab og informationsbeskyttelse.
Hvis juridiske dokumenter opbevares i et separat DMS, kan styringen i højere grad være afhængig af integrationer, tilknytninger eller parallelle politikmodeller. Det betyder ikke, at eksterne DMS-platforme er forkerte. iManage og NetDocuments er veletablerede systemer til håndtering af juridiske dokumenter med en stærk tradition inden for det juridiske marked. For nogle organisationer er de stadig det foretrukne valg. Pointen er ikke, at én arkitektur altid er den rigtige for alle virksomheder, men at arkitekturen nu er vigtigere end nogensinde.
Når juridiske afdelinger forbereder sig på Copilot, AI og agenter, skal de have et overblik over, hvor deres dokumenter er gemt, hvilke tilladelser der gælder, hvor styringen håndhæves, og hvor meget kontekst AI’en kan bruge.
Læs mere om Microsoft Purview i vores artikel: Copilot er ambitionen. Purview er virkelighedstjekket.
Det strategiske spørgsmål
for juridiske teams
For organisationer, der følger en »Microsoft-first«-strategi, er spørgsmålet helt klart:
»Vil vi have juridiske dokumenter, e-mails og sagsoplysninger i vores Microsoft 365-miljø, eller i et separat dokumenthåndteringssystem (DMS), der er forbundet med Microsoft?«
Det har indflydelse på, hvordan jurister arbejder i Outlook, Word, Teams og SharePoint. Det har indflydelse på, hvordan styring gennemføres, og det har indflydelse på, hvordan viden kan genbruges. Men det har også indflydelse på, hvordan Copilot og fremtidige AI-arbejdsgange kan håndtere juridisk indhold. Derfor er Eponas holdning enkel: Microsoft 365 danner grundlaget. Epona365 tilføjer det juridiske DMS-lag. Epona KMS tilføjer videnslaget.
En integreringsløsning kan hjælpe Microsoft med at finde indhold, men en juridisk platform, der er udviklet af Microsoft selv, sikrer, at det juridiske arbejde foregår dér, hvor Microsoft, governance og AI allerede er under udvikling.
