Et lovmæssigt DMS bør gøre det nemt at:

• Organiser dokumenter og e-mails efter klient og sag
• Arbejd med dokumenter direkte fra Microsoft Word og Outlook
• Støt en problemorienteret arbejdsmetode
• Anvend ensartede metadata og dokumentstrukturer
• Kontrollere adgangen til fortrolige kundeoplysninger
• Søg og find dokumenter hurtigt
• Understøttelse af versionsstyring af dokumenter og samarbejde
• Overholdelse af krav vedrørende opbevaring af adresser, compliance og informationsstyring
• Skabe et solidt informationsgrundlag for AI

For virksomheder, der allerede har standardiseret sig på Microsoft 365, er det også værd at overveje, om DMS-systemet kan bruge SharePoint og Microsoft 365 som sin underliggende platform i stedet for at oprette endnu et separat indholdsarkiv.

Dette er den tilgang, som Epona365 har valgt. Epona oplyser, at dokumenter, e-mails og sagsdata forbliver inden for kundens Microsoft 365-tenant, mens de juridiske funktioner er integreret i velkendte Microsoft-applikationer som Outlook, Word, Teams og SharePoint.

I sidste ende handler det ikke blot om:»Hvilket DMS har flest funktioner?« Spørgsmålet er snarere:»Hvilket software til håndtering af juridiske dokumenter passer bedst til vores advokater, sager, informationsarkitektur, sikkerhedskrav og langsigtede teknologistrategi?«

Næste skridt

• Udforsk Epona365 DMS til Microsoft 365
• Udforsk Eponas juridiske software

SharePoint tilbyder grundlæggende funktioner til lagring og organisering af dokumenter. Et juridisk dokumenthåndteringssystem (DMS) tilføjer den juridisk specifikke struktur, de grænseflader, integrationer og arbejdsgange, der er nødvendige for, at jurister kan administrere dokumenter og e-mails effektivt.

Det er vigtigt at skelne mellem disse to ting:

Man kan betragte SharePoint som den underliggende Microsoft-platform, mens det juridiske DMS tilføjer den funktionalitet, der er nødvendig for det juridiske arbejde.

Epona365 er for eksempel baseret på Microsoft 365 og SharePoint og er specielt udviklet til dokument- og e-mailhåndtering for advokater og interne jurister. Softwaren tilbyder funktioner inden for dokumenter, filer, e-mail, metadata, samarbejde og juridiske arbejdsgange i Microsoft-miljøet.

Denne tilgang kan være særligt relevant for virksomheder, der har indgået en strategisk aftale med Microsoft 365, og som ønsker, at dokumenthåndtering, samarbejde, governance og AI skal indgå i det samme bredere teknologiske økosystem.

Næste skridt

• Se, hvordan Epona365 bruger Microsoft 365 og SharePoint til håndtering af juridiske dokumenter

Et videnstyringssystem (KMS) har til formål at identificere, samle, forvalte og gøre værdifuld organisatorisk viden genanvendelig.

En nyttig måde at tænke på forskellen på er:

DMS → Administrer arbejdet
KMS → Genbrug det, organisationen har lært af arbejdet

Et lovmæssigt dokumenthåndteringssystem (DMS) kan indeholde et meget stort antal dokumenter, der er knyttet til kunder og sager. Men ikke alle dokumenter udgør værdifuld organisatorisk viden.

Et KMS skaber et miljø, hvor udvalgt know-how, såsom præcedenser, skabeloner, vejledninger, bedste praksis og anden værdifuld juridisk viden, kan klassificeres, vedligeholdes og gøres tilgængelig.

Epona KMS, bruger for eksempel kurateret indhold i Microsoft SharePoint med strukturer baseret på praksisområder og emner, kontrollerede bidrag og godkendelser, metadata og søgefunktioner. Det kan fungere sammen med DMS-platforme som f.eks. iManage og NetDocuments samt Epona365.

I praksis supplerer DMS og KMS hinanden snarere end at være indbyrdes udskiftelige.

Næste skridt

• Udforsk Epona365 DMS
• Udforsk Epona KMS

Inden advokatfirmaer udvider brugen af Microsoft 365 Copilot, bør de gennemgå, hvordan deres dokumenter, e-mails, sagsoplysninger og juridiske viden er organiseret, sikret og reguleret.

Vigtige områder, der skal tages i betragtning, omfatter:

1. Adgang og tilladelser
Har brugerne kun adgang til de oplysninger, de bør have adgang til?

2. Informationsstruktur
Er dokumenter, e-mails og andre oplysninger logisk organiseret efter de relevante kunder og sager?

3. Metadata og kontekst
Indeholder dokumenterne tilstrækkelige metadata og kontekst til, at de kan forstås og findes?

4. Videnkvalitet
Kan jurister skelne mellem pålidelig, kurateret viden og almindelige sagsdokumenter og arbejdsfiler?

5. Livscyklusstyring
Bliver forældede oplysninger identificeret og håndteret på passende vis?

6. Sikkerhed og overholdelse af regler
Er følsomme dokumenter klassificeret og beskyttet på passende vis?

Disse overvejelser bliver særligt vigtige, når man tager Microsoft 365 Copilot i brug. Microsoft beskriver en række Purview-funktioner til Copilot-interaktioner, herunder følsomhedsmærker, Data Loss Prevention, revision, eDiscovery og Data Lifecycle Management. [learn.microsoft.com]

Et nyttigt princip er:

Inden du spørger, hvad AI kan gøre med din virksomheds oplysninger, skal du sikre dig, at de relevante oplysninger er struktureret, underlagt de rette retningslinjer og tilgængelige for de rette personer.

Næste skridt

• Gennemfør Eponas juridiske DMS- og AI-parathedsscan
• Læs Microsofts retningslinjer for sikkerhed og overholdelse af reglerne for Microsoft 365 Copilot
• Gennemgå Microsofts overvejelser vedrørende Purview i forbindelse med Microsoft 365 Copilot

Eponas juridiske DMS- og AI-parathedsscanning dækker opbevaring af dokumenter og e-mails, DMS-integration med Microsoft 365, sagsstrukturer, adgangsrettigheder, risici ved overdreven deling, metadata, sagsrelateret kontekst, pålidelig viden, Purview og AI-styring

Microsoft beskriver Purview-funktionerne til Microsoft 365 Copilot, herunder dataklassificering, følsomhedsmærker, Data Loss Prevention (DLP), revision, eDiscovery, Data Lifecycle Management, Insider Risk Management og Compliance Manager. [learn.microsoft.com]

For en juridisk organisation kan dette gøre forholdet mellem DMS-systemet og det underliggende Microsoft-miljø særligt vigtigt.

En juridisk informationsarkitektur bør tage højde for spørgsmål som f.eks.:

• Hvilke oplysninger er fortrolige eller følsomme?
• Hvem skal have adgang?
• Hvordan bør oplysninger klassificeres?
• Hvor længe skal de forskellige oplysninger opbevares?
• Hvad skal der ske, når produktets levetid er slut?
• Hvordan bør kunstig intelligens håndtere følsomme oplysninger?

Microsoft beskriver desuden DLP-kontroller til Microsoft 365 Copilot, som kan begrænse behandlingen af visse følsomme indtastninger, filer, e-mails eller oplysninger i henhold til konfigurerede politikker og betingelser. [learn.microsoft.com]

Håndtering af juridiske dokumenter, sikkerhed i Microsoft 365 og informationsstyring bør derfor betragtes som en helhed og ikke som helt adskilte tiltag.

Næste skridt

• Læs mere om Eponas Microsoft 365-baserede software til juridisk brug
• Gennemgang af Microsoft Purview til Microsoft 365 Copilot
• Læs mere om Microsoft Purview DLP til Microsoft 365 Copilot

Et juridisk dokumenthåndteringssystem (DMS) baseret på Microsoft 365 bygger på Microsofts økosystem, herunder teknologier som SharePoint og Microsoft 365, og tilføjer samtidig funktionalitet til håndtering af juridiske dokumenter, e-mails og sager.

Virksomheder, der vurderer forskellige tilgange, bør derfor ikke nøjes med at sammenligne funktionslister. Vigtige overvejelser omfatter:

• Den nuværende Microsoft 365-strategi
• Hvor dokumenter og e-mails gemmes
• Integration med Outlook og Word
• Materiecentreret arbejde
• E-mail-administration
• Metadata og søgning
• Informationsstyring
• Sikkerhedsarkitektur
• Microsoft Purview
• AI-strategi
• Krav til migration
• Brugeroplevelse og anvendelse
• Integration med anden juridisk software
• Langsigtet platformstrategi
• Samlede ejeromkostninger

Epona365 bygger på Microsoft 365. Epona beskriver løsningen som værende baseret på Microsoft 365 og SharePoint og udviklet specifikt til advokater og interne jurister, herunder integration med Microsoft-applikationer.

Der findes ikke én universelt »bedste« arkitektur. Den rigtige tilgang afhænger af virksomhedens behov, den eksisterende infrastruktur og teknologistrategien.

For organisationer, der overvejer at vælge Microsoft 365 som deres strategiske platform, er et særligt nyttigt spørgsmål:

Ønsker vi blot, at Microsoft 365 skal integreres med vores DMS, eller ønsker vi, at Microsoft 365 skal danne grundlaget for vores dokumenthåndteringsmiljø?

Denne sondring kan have stor indflydelse på virksomhedens langsigtede teknologistrategi.

Næste skridt

• Udforsk det Microsoft 365-baserede Epona365 DMS
• Vurder, om dit juridiske DMS er klar til AI

For at kunne drive en vellykket juridisk videnstyring skal advokatfirmaerne fastlægge:

• Hvad udgør værdifuld know-how?
• Hvordan viden indsendes
• Hvem gennemgår og godkender det?
• Hvordan viden inddeles i kategorier
• Hvem ejer og vedligeholder det?
• Hvordan advokater oplever det
• Når forældet viden revideres eller udgår
• Hvordan kunstig intelligens bør interagere med pålidelig viden

Det er her, at et dedikeret KMS kan tilføre et vigtigt styringslag.

Epona KMS, er for eksempel bygget på SharePoint og tilbyder kontrollerede bidrag og godkendelser, praksis- og emnebaserede strukturer samt metadata. Epona oplyser, at virksomhedens AI-agenter kan foreslå metadata og bidrage til at forbedre synligheden, mens udpegede eksperter bevarer kontrollen over godkendelser og offentliggørelse.

Målet bør ikke blot være at gøre flere dokumenter søgbare.

Formålet bør være at gøre den relevante juridiske viden troværdig, tilgængelig og genanvendelig.

Denne skelnen bliver endnu vigtigere, når en virksomhed ønsker, at kunstig intelligens skal arbejde med dens interne viden.

Næste skridt

• Se mere på Epona KMS om Microsoft 365
• Lær, hvordan Microsoft styrer adgangen til AI-agenter i SharePoint

Kunstig intelligens kan hjælpe jurister med at finde, sammenfatte og anvende information mere effektivt, men en vellykket implementering kræver mere end blot at vælge et AI-værktøj.

Advokatfirmaer bør overveje følgende:

• Informationskvalitet: Er den juridiske viden korrekt, opdateret og godkendt?
• Adgang og tilladelser: Har brugere og AI kun adgang til de oplysninger, de har tilladelse til at bruge?
• Videnstyring: Hvem gennemgår, godkender og vedligeholder genanvendelig juridisk viden?
• Kontekst og metadata: Er dokumenterne knyttet til de rigtige sager, klienter, praksisområder og dokumenttyper?
• Sikkerhed og overholdelse af regler: Er der indført passende foranstaltninger til beskyttelse af oplysninger og overholdelse af regler?
• Menneskelig kontrol: Kan jurister verificere kilden og sammenhængen for AI-baserede resultater?
• Livscyklusstyring: Bliver forældet eller overhalet viden gennemgået, opdateret eller fjernet?

Microsoft forklarer, at Microsoft 365 Copilot og agenter kan få adgang til indhold, der er gemt i Microsoft 365-tenantet, herunder dokumenter i SharePoint og OneDrive samt postkasser i Exchange Online. Microsoft anbefaler organisationer at sætte sig ind i de relevante overvejelser vedrørende databeskyttelse, inden de implementerer Copilot-licenser. [learn.microsoft.com]

Microsoft Purview kan indgå i denne tilgang gennem funktioner som følsomhedsmærker, revision, Data Loss Prevention, eDiscovery og Data Lifecycle Management i forbindelse med interaktioner med Microsoft 365 Copilot. [learn.microsoft.com]

Et DMS og et KMS spiller forskellige, men komplementære roller i denne proces. DMS’et sørger for en struktureret håndtering af dokumenter, e-mails og sagsoplysninger. KMS’et tilbyder et kurateret miljø til godkendte præcedenser, vejledning og anden genanvendelig juridisk viden.

Målet bør derfor ikke være at give AI adgang til så mange oplysninger som muligt. Det bør derimod være at sikre adgang til de rette dokumenter, pålidelig kontekst og troværdig juridisk viden.

Næste skridt

• Vurder, hvor langt I er med jeres DMS- og AI-klarhed
• Udforsk Epona KMS
• Læs Microsofts retningslinjer for sikkerhed og overholdelse af reglerne for Microsoft 365 Copilot