Du har allerede grundlaget for at udvikle dine juridiske værktøjer og AI-værktøjer
Af Marcel Lang, medstifter af Epona
"Hvorfor befinder dit vigtigste materiale sig netop der, hvor det befinder sig?"
Det svar, jeg hele tiden får
Jeg stiller virksomhederne et simpelt spørgsmål: Hvorfor opbevares jeres vigtigste materiale netop der, hvor det opbevares?
Svarene er ærlige og sjældent strategiske. Min forgænger indrettede det sådan. Det er det, virksomheder som vores bruger. Vores IT-leverandør anbefalede det for mange år siden. Ingen har truffet et forkert valg. De fleste har slet ikke truffet noget valg, fordi beslutningen blev truffet én gang for længe siden af en person, der ikke længere er her.
Det var fint nok, så længe beslutningen kun havde betydning for, hvor filerne blev gemt. Nu har den betydeligt større konsekvenser.
Hvad du allerede har
Her er det punkt, der ofte overses. Jeres virksomhed har allerede truffet en vigtig beslutning om platformen, og det har I gjort på en god måde.
De fleste virksomheder bruger allerede Microsoft 365. Det betyder, at I har jeres egen tenant med jeres virksomheds navn. I har et identitetssystem, der ved, hvem der arbejder for jer, hvem der forlod virksomheden i sidste måned, og hvilken gruppe hver enkelt person tilhører. I har klassificerings- og opbevaringsregler samt en metode til at anvende dem. Jeres medarbejdere arbejder allerede i Outlook, Word og Teams hele dagen uden at tænke over det.
Uanset hvilke AI-funktioner Microsoft tilføjer, er de fra starten rettet mod netop dette miljø, hvor disse tilladelser allerede er indstillet.
Det er en fond. Den er finansieret, den vedligeholdes af en anden end dig, og din virksomhed har allerede accepteret den.
Et fundament udgør ikke hele bygningen
Jeg vil gerne være forsigtig her, for den næste sætning bliver ofte misfortolket.
En generel platform ved ikke, hvad en sag er. Den har ingen holdning til, hvordan dit firma identificerer og refererer til sine sager, hvilke teams der skal holdes adskilt, eller hvor længe en tvist-fil skal opbevares i forhold til en kontrakt. Det er ikke en mangel. Microsoft udvikler en løsning, der skal fungere både for et hospital og et advokatfirma, og derfor er den bevidst holdt generel.
En virksomhed har altså brug for et juridisk lag ovenpå. Sagsopbygning, de rigtige metadata, den adskillelse mellem teams, som visse arbejdsopgaver kræver, og en måde at arkivere e-mails på, som en travl person rent faktisk vil bruge klokken seks om aftenen. Jeg har brugt det meste af min karriere på netop at opbygge det, så jeg har ikke i sinde at hævde, at det er unødvendigt.
Det egentlige spørgsmål er, hvor dette lag skal placeres. Oven på det fundament, du allerede har, eller ved siden af det med sit eget fundament.
Hvorfor det er vigtigere nu end tidligere
Det har ikke altid haft så stor betydning. I lang tid var spørgsmålet nærmest et spørgsmål om teknisk præference, og svaret havde sjældent betydning for nogen uden for IT-afdelingen.
Det, der har ændret sig, er, at dine dokumenter ikke længere blot er lagringsmateriale, men er blevet kildemateriale. I det øjeblik du ønsker at få brugbare svar ud af dit eget arbejde, begynder de regler, der følger med det pågældende arbejde, at få betydning. Hvem må se dette? Hvad er fortroligt? Hvad er aktuelt, og hvad er forældet? Og om materialet overhovedet kan tilgås via de værktøjer, din virksomhed anvender.
Når alt befinder sig inden for det miljø, som din virksomhed kontrollerer, er disse regler allerede fastlagt og gælder allerede. Når det befinder sig et andet sted, bliver hver enkelt af dem en separat aftale med en separat ejer.
Ingen af mulighederne er urealistisk. Den ene har blot færre led i processen og færre steder, hvor svaret på spørgsmålet »hvem har besluttet dette?« er »en leverandør«.
Det spørgsmål, jeg gerne vil stille
Hvis jeres virksomhed skal træffe denne beslutning inden for det næste år eller to, er det ikke en sammenligning af funktionslister, der er værd at foretage. De fleste førende softwareløsninger har sammenlignelige funktioner.
I stedet vil jeg gerne bede om tre ting.
Hvem fastsætter reglerne for dette materiale om ti år? Hvis det ærlige svar indebærer, at det er en tredjeparts politikker, der gælder, har du outsourcet mere end blot opbevaring.
Hvis vi ville flytte, hvad ville det så egentlig kræve? Ikke om du har planer om det, men om du kunne.
Og når der dukker en ny funktion op i den platform, vores medarbejdere allerede bruger, får vi den så, eller skal vi vente på, at nogen genudvikler den til os? Det er her, det grundlag, man bygger på, viser sig tydeligst. Juridisk software, der er bygget på Microsoft 365, arver de nye funktioner, som Microsoft tilføjer, så snart de kommer. Juridisk software, der er udviklet sideløbende, kræver, at leverandøren først skal genskabe hver enkelt af disse funktioner – hvis leverandøren overhovedet beslutter, at det er umagen værd.
Disse tre spørgsmål fortæller dig mere om det kommende årti end nogen demonstration nogensinde vil kunne.
Pointen
Grundlaget for din virksomhed er allerede på plads. Det blev udvalgt, betalt og godkendt for mange år siden, og de fleste virksomheder betragter det som en slags infrastruktur snarere end det strategiske aktiv, det er blevet.
Det valg, du står over for, handler ikke egentlig om, hvilket system du skal købe. Det handler om, hvorvidt dit juridiske arbejde skal foregå på den grund, du allerede ejer, eller på en grund, som en anden vedligeholder for dig.
Begge løsninger kan fungere. Men kun den ene lader dig selv træffe beslutningen.
Er du nysgerrig efter at vide, hvordan et juridisk lag oven på Microsoft 365 ser ud i praksis? Læs mere på vores side om juridisk software.
Juridisk DMS og AI Klarhedsscanning
Få 10 praktiske tjekpunkter til at vurdere, om dit miljø for juridiske dokumenter har den struktur, de tilladelser, de metadata og den styring, der er nødvendige for at understøtte AI sikkert og i stor skala.
Denne vejledning indeholder desuden et praktisk scorecard til vurdering af parathed inden for juridiske DMS- og AI-løsninger, som kan bruges til at identificere mangler, understøtte interne drøftelser og prioritere de næste skridt inden for styring af DMS, KMS, Purview og Microsoft 365.
Er du klar til dit næste skridt?
Vores team kan rådgive dig om, hvordan du kan styrke dit juridiske team med effektive, AI-baserede softwareløsninger til sags-, dokument- og videnstyring.
Lad os samarbejde – kontakt os!