Hvorfor vi forlod et førende juridisk DMS til fordel for Office365
Hvorfor begrænsede organisations- og søgemuligheder førte til en 15-årig afgang.
Af Ryan Helmer, IT Manager, Greene Espel PLLP for Epona Legal
Et dokumenthåndterings -system
Valget om at forlade et førende juridisk DMS til fordel for SharePoint i Office 365 tilbage i 2017 gik imod den fremherskende opfattelse i advokatbranchen, som var, at juridiske DMS-løsninger ikke kun var de bedste muligheder for advokatfirmaer, men også de eneste levedygtige muligheder. Men Greene Espel, et advokatfirma med speciale i retssager, opbyggede ikke sit omdømme ved at kopiere sine kolleger. Der var mange grunde til at skifte til SharePoint: håndtering og organisering af dokumenter, søgemuligheder, platformsfunktionalitet og support, omkostninger og den nærmest naturkraft, som Microsofts cloud er: Office 365 og nu Microsoft 365, den paraplyplatform, som Office 365 er en del af.
At vokse ud af det gamle DMS
Hvorfor begrænsede organisations- og søgefunktioner førte til 15 års afgang
Man ville forvente, at et dokumenthåndteringssystem var fremragende til at håndtere dokumenter, men vi fandt ud af, at systemet i praksis kun tilbød to metoder, hvormed brugerne - ikke systemadministratorerne - kunne styre organiseringen af dokumenterne i en sag: filnavne (beskrivelser) og mapper. Vores gamle system tilbød metadatastrukturer, men de var aldrig designet til at give brugerdrevet dokumenthåndtering på sagsniveau. Selv efter at vi havde brugt meget tid på at planlægge og skabe de skabeloniserede organisationsstrukturer og forsøgt at indføre navngivningskonventioner, tilbød systemet ikke meget mere end en foruddefineret mappestruktur på højt niveau, der lå på en filserver med en smule søgning på toppen.
Læs vores whitepaper her:
Indlæser PDF...
Vil du vide mere?
