Epona365 – LMS
Vi har henvendt os til
AMS Advocaten
AMS Advocaten fortæller, hvordan struktur, sikkert sagsbaseret arbejde og praktisk brug af kunstig intelligens er med til at forme fremtiden for det juridiske arbejde sammen med Epona.
Diskussionen om juridisk kunstig intelligens starter med strukturen
AMS Advocaten betragter DMS som grundlaget for et mere effektivt juridisk arbejde
For AMS Advocaten har dokumenthåndtering aldrig kun handlet om at gemme filer. Det har altid handlet om struktur og kontrol. Det var tilfældet for mange år siden, og det er stadig tilfældet i dag. Det, der har ændret sig, er konteksten omkring det. Juridisk arbejde er stadig bygget op omkring sager, dokumenter, e-mails og rettighedshåndtering, men fremkomsten af kunstig intelligens har tilføjet et helt nyt aspekt til det, et dokumenthåndteringssystem skal understøtte.
»I bund og grund har vores arbejdsgang ikke ændret sig så meget,« siger Hidde Reitsma, der har arbejdet tæt sammen med Epona i mange år. »Vi har sager, og disse sager består af dokumenter, korrespondance og oplysninger. Alt dette skal opbevares samlet, overskueligt og sikkert. Et DMS er stadig ideelt til det.” Juridisk arbejde bliver ikke pludselig uigenkendeligt, bare fordi der dukker nye teknologier op. Men AI ændrer firmaernes forventninger til de systemer, der ligger til grund for arbejdet. Hvor firmaerne førhen primært fokuserede på at gemme og hente information, spørger de nu også, hvordan denne information kan analyseres, sammenfattes og bruges ansvarligt inden for rammerne af tavshedspligten.
Hvorfor struktur er vigtigere i AI-alderen
Hos AMS Advocaten holdes hver sag tydeligt adskilt på sagsniveau. Adgangsrettighederne fordeles omhyggeligt, og dataene organiseres pr. sag i stedet for at blive gemt i én stor, uoverskuelig samling. For år tilbage understøttede denne struktur primært en god dokumenthåndtering. I dag skaber den også forudsætningerne for forsigtige forsøg med kunstig intelligens. "Som fagfolk har vi tavshedspligt," forklarer Hidde. "Vi skal forhindre, at oplysninger fra en sag automatisk bruges i en anden sag, hvis vi ikke ønsker det. Derfor er det meget nyttigt, at sagerne er tydeligt adskilt, ikke kun på klientniveau, men også på sagsniveau."
Dette punkt er afgørende for firmaets syn på fremtiden. AMS Advocaten er ikke interesseret i at anvende AI uovervejet eller som en gimmick. Fokus ligger på praktiske, velbegrundede anvendelsestilfælde, der passer til virkeligheden i det juridiske arbejde. Hidde afprøver i øjeblikket muligheder som f.eks. »agenter« på biblioteksniveau, hvor AI kan hjælpe med at besvare spørgsmål som: Hvad er den aktuelle status i en sag? Hvad skete der på et bestemt tidspunkt? Eller hvad handler den seneste e-mail-udveksling om?
Det er endnu ikke blevet indført i hele virksomheden, men retningen er klar. Kombinationen af en emnebaseret struktur og en Microsoft-baseret infrastruktur gør denne fremtid mulig.
Fra dokumentopbevaring til dokumentanalyse
Forandringen kan allerede mærkes i det daglige arbejde. AMS Advocaten bruger både en Teams-baseret OpenAI-konto og Copilot. Hidde indrømmer, at han i lang tid var skuffet over Copilot, men det har ændret sig. Udviklingen er gået hurtigere, især inden for dokumentanalyse og i den indledende fase af sortering og gennemgang af større informationsmængder. »Noget, som man tidligere havde flere medarbejdere til at arbejde på, kan nu delvist udføres af AI,« siger han. "Det bliver sværere at retfærdiggøre, at juniormedarbejdere bruger dage på at læse store mængder kontrakter til høje timepriser for en første gennemgang, når AI allerede kan hjælpe med at sortere, strukturere og identificere relevante punkter."
Det betyder ikke, at juridisk ekspertise bliver mindre vigtig. Tværtimod bliver advokatens rolle mere afgrænset. AMS Advocaten er et relativt kompakt advokatfirma, hvor det forventes, at advokaterne varetager sagerne selvstændigt og tager ansvar fra starten. I den sammenhæng er AI ikke så meget en erstatning for unge talenter, men snarere en hjælp til at øge effektiviteten og skærpe fokus.
Hvorfor DMS fortsat er rygraden
Den egentlige rygrad er dog stadig selve DMS-systemet. Hidde beskriver det som utænkeligt at arbejde uden det. Før den nuværende løsning blev dokumenter ofte gemt mere manuelt i SharePoint-mapper, e-mails blev ikke automatisk en del af sagsmappen, og hver enkelt medarbejder administrerede i praksis sin egen postkasse og mappelogik. Det skabte fragmentering, usikkerhed og begrænsninger i samarbejdet.
»Grundpillen i enhver sag er e-mailen,« siger han. »Hvis man ikke styrer den ordentligt, mister man meget hurtigt overblikket. For mig er det utænkeligt at have en sag uden de funktioner, som DMS'et giver os." Det er også her, Eponas værdi forbliver meget håndgribelig. En del af den værdi ligger i de ting, der ikke er særlig sexede, men absolut essentielle: intuitivt arbejde i Outlook, problemfri integration i Microsoft 365, browserbaserede uploads, pålidelig adgang og en struktur, der understøtter den måde, advokater rent faktisk arbejder på.
»Den mest intuitive måde at arbejde på i Office-miljøet er stadig rygraden,« siger Hidde. »Det lyder måske ikke særlig spændende, men det er produktets virkelige styrke.«
Et realistisk syn på videnstyring
AMS Advocaten har også et realistisk syn på videnstyring. Firmaet har i årevis haft et KMS-tilføjelsesprogram, der er bygget op omkring taggede dokumenter, som i teorien kan genbruges under visse betingelser. I praksis har det imidlertid vist sig at være vanskeligt at opbygge og vedligeholde en omfattende, genbrugelig vidensbase. Juridiske dokumenter er fortrolige, anonymisering er kompliceret, og selv med AI-støtte er der stadig et reelt behov for menneskelig kontrol, før noget sikkert kan indgå i en bredere pulje. Derfor er Hidde stadig noget kritisk over for alt for optimistiske KMS-ambitioner. I praksis vender advokaterne stadig ofte tilbage til deres egne arkiver, deres eget tidligere arbejde og deres egne pålidelige modeller. AI kan måske hjælpe med anonymisering og strukturering i fremtiden, men videnstyring bliver først virkelig værdifuld, når den passer til virkeligheden i det juridiske arbejde i stedet for at påføre yderligere administrativ byrde.
Hvad AMS forventer af Epona fremover
Den praktiske tilgang præger også Hiddes forventninger til Epona i de kommende år. Han forventer ikke endeløse eksperimenter eller prangende proof-of-concepts, der forsvinder efter et par måneder. Det, han sætter mest pris på, er gennemtænkte best practices: nyttige værktøjer til sagsmapper, struktureret støtte til proceduremæssige sager og tilføjelsesmoduler, der hjælper virksomhederne med at drage fordel af AI uden at skulle opfinde hver eneste arbejdsgang selv.
»Jeg kan godt forestille mig, at Epona tilbyder bedste praksis til advokaterne i forbindelse med en sag,« siger han. »Det er ikke alle firmaer, der behøver at opfinde den dybe tallerken selv.« Kommunikationen med Epona er fortsat en af grundene til, at AMS Advocaten sætter stor pris på samarbejdet. Der er korte kommunikationsveje, supporten er tilgængelig, og forbedringer eller justeringer kan drøftes direkte.
Fremtiden forbliver menneskelig
Hidde forventer, at AMS Advocaten også fremover vil være blandt de førende inden for anvendelsen af kunstig intelligens, dog altid med forsigtighed og professionel dømmekraft. Han ser kunstig intelligens blive en fast del af arbejdet inden for områder som analyse af datasæt, sammenfatning af information og støtte til juridisk argumentation. Samtidig er han overbevist om, at strategien i retssager, dømmekraft og klientrelationer fortsat vil være dybt menneskelige. Klienterne er for deres del ikke chokerede over brugen af AI. Faktisk forventer mange i stigende grad effektivitet og har det helt fint med, at firmaer bruger moderne værktøjer, så længe de gør det ansvarligt. Den virkelige udfordring er ikke, om AI bruges, men hvor bevidst og kompetent den anvendes.
For AMS Advocaten bringer det historien tilbage til det grundlag, den startede på: strukturerede sager, klare rettigheder, integreret e-mail og et dokumenthåndteringssystem, der fungerer, som advokater har brug for. Værktøjerne til det juridiske arbejde udvikler sig måske hurtigt, men uden den rygrad fungerer intet af det øvrige rigtig godt. Og det er måske det tydeligste tegn af alle på, at dokumenthåndtering ikke er blevet mindre vigtig i AI-alderen. Den er blevet vigtigere end nogensinde.