Epona365 - LMS
We hebben contact opgenomen met
AMS Advocaten
AMS Advocaten vertelt hoe structuur, veilig dossiergericht werken en praktisch AI-gebruik samen met Epona de toekomst van het juridisch werk vormgeven.
Het gesprek over juridische AI begint bij de structuur
AMS Advocaten beschouwt het DMS als de basis voor slimmer juridisch werk
Voor AMS Advocaten is documentbeheer nooit alleen maar het opslaan van dossiers geweest. Het ging altijd al om structuur en controle. Dat gold jaren geleden, en dat geldt nog steeds. Wat is veranderd, is de context eromheen. Juridisch werk draait nog steeds om dossiers, documenten, e-mails en rechtenbeheer, maar de opkomst van AI heeft een geheel nieuwe dimensie toegevoegd aan wat een documentbeheersysteem moet ondersteunen.
"In wezen is onze workflow niet zo veel veranderd", zegt Hidde Reitsma, die al jarenlang nauw samenwerkt met Epona. "We hebben dossiers en die dossiers bestaan uit documenten, correspondentie en informatie. Dat alles moet overzichtelijk en veilig bij elkaar worden bewaard. Een DMS is daar nog steeds ideaal voor.” Juridisch werk is niet ineens onherkenbaar omdat er nieuwe technologieën opduiken. Maar AI verandert wel wat kantoren verwachten van de systemen die dat werk ondersteunen. Waar kantoren zich vroeger vooral richtten op het opslaan en terugvinden van informatie, vragen ze zich nu ook af hoe die informatie kan worden geanalyseerd, samengevat en verantwoord gebruikt binnen de grenzen van het beroepsgeheim.
Waarom structuur in het tijdperk van AI belangrijker is dan ooit
Bij AMS Advocaten wordt elke zaak op dossierniveau duidelijk gescheiden. Toegangsrechten worden zorgvuldig toegekend en gegevens worden per dossier georganiseerd in plaats van in één grote, vage opslagplaats te worden bewaard. Jaren geleden diende die structuur vooral voor een goed documentbeheer. Tegenwoordig schept ze ook de voorwaarden voor zorgvuldig experimenteren met AI. “Als professionals hebben we geheimhoudingsplichten”, legt Hidde uit. “We moeten voorkomen dat informatie uit de ene zaak automatisch in een andere zaak wordt gebruikt als we dat niet willen. Het is dus erg handig dat dossiers duidelijk gescheiden zijn, niet alleen op cliëntniveau maar zelfs op dossierniveau.”
Dat punt staat centraal in de manier waarop het kantoor naar de toekomst kijkt. AMS Advocaten is niet geïnteresseerd in het roekeloos of als een gimmick inzetten van AI. De focus ligt op praktische, verdedigbare toepassingen die aansluiten bij de realiteit van juridisch werk. Hidde test momenteel mogelijkheden zoals ‘agents’ op bibliotheekniveau, waarbij AI kan helpen bij het beantwoorden van vragen als: wat is de huidige stand van zaken, wat is er op een bepaald moment gebeurd, of waar gaat de laatste e-mailwisseling over?
Dat wordt nog niet bedrijfsbreed ingevoerd, maar de koers is duidelijk. De combinatie van een op Matter gebaseerde structuur en een op Microsoft gebaseerde infrastructuur maakt die toekomst haalbaar.
Van documentopslag tot documentanalyse
De verschuiving is al merkbaar in het dagelijkse werk. AMS Advocaten maakt gebruik van zowel een op Teams gebaseerd OpenAI-account als Copilot. Hidde geeft toe dat hij lange tijd teleurgesteld was in Copilot, maar daar is verandering in gekomen. De vooruitgang is in een stroomversnelling geraakt, met name op het gebied van documentanalyse en in de eerste fase van het sorteren en beoordelen van grotere hoeveelheden informatie. „Wat voorheen door meerdere mensen moest worden gedaan, kan nu deels door AI worden uitgevoerd”, zegt hij. “Het wordt steeds moeilijker te rechtvaardigen dat junior medewerkers dagenlang tegen hoge uurtarieven grote hoeveelheden contracten doorlezen voor een eerste beoordeling, terwijl AI al kan helpen bij het sorteren, structureren en identificeren van relevante punten.”
Dat betekent niet dat juridische expertise aan belang inboet. Integendeel, de rol van de advocaat wordt juist scherper. AMS Advocaten is een relatief compact kantoor waar van advocaten wordt verwacht dat zij zaken zelfstandig behandelen en al in een vroeg stadium verantwoordelijkheid nemen. In die context is AI niet zozeer een vervanging voor junior talent, maar eerder een hulpmiddel om de efficiëntie te verhogen en de focus te behouden.
Waarom het DMS de ruggengraat blijft
De echte ruggengraat blijft echter het DMS zelf. Hidde noemt het ondenkbaar om zonder te werken. Vóór de huidige opzet werden documenten vaak nog handmatig in SharePoint-mappen opgeslagen, werden e-mails niet automatisch aan het dossier toegevoegd en hanteerde iedereen in feite zijn eigen logica voor mailboxen en mappen. Dat leidde tot versnippering, onduidelijkheid en beperkingen in de samenwerking.
"E-mail vormt de ruggengraat van een zaak", zegt hij. "Als je dat niet goed beheert, raak je al snel het overzicht kwijt. Voor mij is het ondenkbaar om een dossier te hebben zonder de functies die het DMS ons biedt.” Dat is ook waar de waarde van Epona heel tastbaar blijft. Een deel van die waarde zit in de dingen die niet bijzonder sexy zijn, maar absoluut essentieel: intuïtief werken in Outlook, naadloze integratie in Microsoft 365, uploads via de browser, betrouwbare toegang en een structuur die aansluit bij de manier waarop advocaten daadwerkelijk werken.
"De meest intuïtieve manier van werken binnen de Office-omgeving blijft de ruggengraat", zegt Hidde. "Dat klinkt misschien niet erg spannend, maar het is de echte kracht van het product."
Een realistische kijk op kennismanagement
AMS Advocaten bekijkt kennisbeheer ook vanuit een realistisch perspectief. Het kantoor beschikt al jaren over een KMS-module, die is opgebouwd rond getagde documenten die in theorie onder bepaalde voorwaarden hergebruikt zouden kunnen worden. In de praktijk is het echter moeilijk gebleken om een uitgebreide, herbruikbare kennisbank op te bouwen en te onderhouden. Juridische documenten zijn vertrouwelijk, anonimisering is ingewikkeld en zelfs met AI-ondersteuning blijft er een reële behoefte aan menselijke controle bestaan voordat iets veilig in een bredere database kan worden opgenomen. Daarom blijft Hidde enigszins kritisch over al te optimistische KMS-ambities. In de praktijk grijpen advocaten nog vaak terug op hun eigen archieven, hun eigen eerdere werk en hun eigen vertrouwde modellen. AI kan in de toekomst wellicht helpen bij het anonimiseren en structureren, maar kennismanagement wordt pas echt waardevol als het aansluit bij de realiteit van juridisch werk in plaats van extra administratieve lasten met zich mee te brengen.
Wat AMS de komende tijd van Epona verwacht
Die praktische instelling is ook bepalend voor de verwachtingen die Hidde de komende jaren van Epona heeft. Hij verwacht geen eindeloze experimenten of opzichtige proof-of-concepts die na een paar maanden weer verdwijnen. Wat hij het meest op prijs zou stellen, zijn doordachte best practices: handige tools voor dossiers, gestructureerde ondersteuning voor procedurele dossiers en add-ons waarmee bedrijven kunnen profiteren van AI zonder dat ze elke workflow zelf hoeven uit te vinden.
"Ik kan me voorstellen dat Epona binnen een dossier best practices aanbiedt voor medewerkers", zegt hij. "Niet elk kantoor hoeft dat wiel zelf opnieuw uit te vinden." De communicatie met Epona blijft een van de redenen waarom AMS Advocaten deze samenwerking zo waardeert. De lijnen zijn kort, de ondersteuning is goed bereikbaar en verbeteringen of aanpassingen kunnen direct worden besproken.
De toekomst blijft menselijk
Voor de toekomst verwacht Hidde dat AMS Advocaten voorop zal blijven lopen bij de toepassing van AI, zij het altijd met de nodige voorzichtigheid en op basis van professioneel inzicht. Hij ziet AI een vast onderdeel worden van werkzaamheden als het analyseren van datasets, het samenvatten van informatie en het ondersteunen van juridische redeneringen. Tegelijkertijd blijft hij ervan overtuigd dat processtrategie, beoordelingsvermogen en cliëntrelaties een typisch menselijke aangelegenheid zullen blijven. Cliënten zijn van hun kant niet geschokt door het gebruik van AI. Sterker nog, velen verwachten steeds meer efficiëntie en vinden het prima dat kantoren moderne tools gebruiken, zolang ze dat maar op verantwoorde wijze doen. De echte uitdaging is niet of AI wordt gebruikt, maar hoe bewust en vakkundig het wordt toegepast.
Voor AMS Advocaten brengt dat het verhaal terug naar het uitgangspunt waar het allemaal mee begon: gestructureerde zaken, duidelijke rechten, geïntegreerde e-mail en een DMS dat werkt zoals advocaten dat nodig hebben. De hulpmiddelen rondom juridisch werk mogen dan snel evolueren, maar zonder die basis werkt de rest niet echt. En dat is misschien wel het duidelijkste teken dat documentbeheer in het tijdperk van AI niet minder belangrijk is geworden. Het is juist belangrijker dan ooit.