Det traditionelle DMS vil forsvinde - fremtiden er AI-drevet
Eponas CEO Marcel Lang reflekterer over virksomhedens vækst under Main Capital og argumenterer for, at det traditionelle DMS er på vej ud. I dette interview beskriver han, hvordan Epona positionerer sig som en ægte udfordrer til iManage og NetDocuments, hvorfor Microsoft 365 og AI vil forandre det juridiske DMS-landskab, og hvad firmaer risikerer ved at holde fast i ældre systemer. For Lang handler fremtiden for dokumenthåndtering ikke om at gemme filer - det handler om intelligent at forbinde information på tværs af de værktøjer, som advokater allerede bruger hver dag.
Main Capital overtog aktiemajoriteten i Epona i slutningen af 2023. Hvordan har det partnerskab påvirket virksomheden indtil videre?
"Main Capitals investering har været meget positiv for Epona. Vi blev en platformsvirksomhed for Main-gruppen, hvilket betyder, at vi nu forfølger en buy-and-build-strategi - på udkig efter add-ons, der giver mening og styrker Eponas tilbud."
"Main Capital har været en fantastisk partner. De giver strategisk vejledning gennem deres Performance Excellence-team og støtter os med go-to-market-strategier, salgsmuligheder og partnerskaber. Det er vigtigt, at de ikke blander sig i den daglige drift, hvilket gør det muligt for os at være smidige og lydhøre over for kundernes behov."
Dokumenthåndtering er stadig jeres kerneforretning. Når iManage og NetDocuments dominerer markedet, og andre leverandører bygger videre på SharePoint, hvor passer Epona så ind?
"Lad os gøre det helt klart: Vi er den tredje globale aktør inden for juridisk DMS. Vi har mere end tusind kunder over hele verden, herunder juridiske afdelinger i virksomheder og advokatfirmaer i alle størrelser, og markedet anerkender os som sådan."
"Ja, andre virksomheder tilbyder SharePoint-baserede løsninger. Tag for eksempel Intapp. De har et DMS, der er bygget på SharePoint, men det kan ikke rigtig sammenlignes med det, vi leverer. Hvorfor ikke? Fordi det mangler de dybe integrationer, som et juridisk DMS kræver. Et ordentligt DMS kan ikke bare være et dokumentarkiv - det skal kunne forbindes problemfrit med Outlook, Litera, Adobe, transaktionsplatforme og andre værktøjer, som advokater bruger hver dag. Det er her, Epona differentierer sig."
"Funktionelt er vi på niveau med iManage og NetDocuments. Men vores arkitektur - som er fuldt integreret i Microsoft 365 - placerer os i en helt anden liga. Og når AI bevæger sig så hurtigt, som det gør, er det Microsoft-fundament præcis, hvor man gerne vil være."
Mange virksomheder bruger allerede Microsoft 365. Hvordan udnytter Epona dette til at få en fordel?
"Det er det, der er pointen. Alle advokatfirmaer lever allerede i Microsoft 365. De bruger Teams, SharePoint, OneDrive og Outlook hver dag. Traditionelle DMS-leverandører har altid været nødt til at bygge løsninger for at håndtere e-mail og metadata i separate databaser. Microsoft gjorde det meget svært at integrere det ordentligt. Derfor udviklede vi Epona365 - for at bringe fuldt udbygget DMS og e-mailadministration af juridisk kvalitet ind i Microsofts økosystem."
"Så i stedet for at have to verdener - Microsoft til samarbejde og et ældre DMS til compliance - forener vi dem. Virksomheder, der flytter hele deres miljø til Microsoft-skyen af hensyn til sikkerhed, compliance og nu også AI, indser pludselig: Hvorfor betaler vi stadig for et ældre DMS, der duplikerer det, Microsoft allerede leverer?"
Microsoft udruller nye funktioner i et hurtigt tempo. Hvordan holder du trit?
"Vi holder ikke bare trit - vi fører ofte an. Tag f.eks. medforfattere. Da Microsoft gjorde det muligt for flere personer at arbejde på det samme dokument samtidig, understøttede vi det straks. iManage og NetDocuments fulgte først efter flere år senere."
"Eller se på politikker for betinget adgang - vi understøttede dem fra starten, mens andre stadig kæmpede med lokale godkendelsesmodeller."
"Nu med Copilot er det den samme historie. Fordi vi er en del af Microsoft 365, kunne vi integrere med det samme. Hver gang Microsoft bevæger sig fremad, skaber det nye muligheder for os. For traditionelle leverandører er hver eneste Microsoft-innovation et problem, de er nødt til at løse. For os er det en funktion, vi kan tage til os med det samme."
Hvad er de største forhindringer, når virksomheder migrerer fra ældre DMS til Epona365?
"Helt ærligt, teknologien er ikke forhindringen. At arkivere en e-mail i Epona365 fungerer på samme måde som i NetDocuments eller iManage. Den store udfordring er forandringsledelse."
"Et DMS berører alle i firmaet. Partnere, medarbejdere, assistenter, økonomi - hver eneste person arbejder med dokumenter og e-mail. Så forandringsledelse handler om kommunikation og træning, træning, træning. Sammenlign det med AI-værktøjer: Du ruller dem måske ud til en bestemt gruppe af M&A-advokater. Med et DMS ændrer man arbejdsgangen i hele organisationen. Det kræver et andet niveau af ledelsesengagement."
Datatilknytning og suverænitet er vigtige spørgsmål i EU. Hvordan håndterer et Microsoft-baseret DMS det?
"Microsoft tilbyder suveræne cloud-regioner - herunder hosting kun i Europa. For virksomheder, der ikke ønsker, at data skal krydse Atlanten, er det et stort plus. Det er ikke alle firmaer, der beder om det, men muligheden er der. Den understøttes af sikkerheds- og compliance-investeringer fra en af verdens største teknologivirksomheder."
"Sammenlign det med mindre DMS-leverandører, der hoster i et enkelt amerikansk datacenter - hvilken af dem giver dig mest tryghed i 2025?"
AI er ved at ændre alt. Hvordan integrerer Epona AI i dokumenthåndtering?
»For os er AI ikke bare et tilvalg; det er en integreret del af vores løsning. Vi har allerede integreret Microsoft Copilot. Men vi har også udviklet »Ask Epona«. Forestil dig, at du højreklikker på et dokument og vælger fra et bibliotek med foruddefinerede opgaver, der er skræddersyet til netop din afdeling eller praksis. »Opsummer denne sag.« »Udarbejd et brev til en klient.« »Sammenlign disse kontrakter.« Det er enkelt, og det er integreret i arbejdsgangen.«
"Og vi tilbyder fleksibilitet. Hvis du har en Copilot-licens, bruger vi den. Hvis ikke, tilbyder vi en pay-per-use-model gennem Azure. Pointen er, at vi ikke ønsker at genopfinde AI-modeller. Vi sigter mod at være det juridiske workflow-lag, der bringer AI derhen, hvor advokaterne arbejder."
Hvad kan vi forvente af juridisk DMS i løbet af de næste tre år?
"Det traditionelle DMS er ved at dø. Punktum. Om tre år vil du ikke længere "arkivere" dokumenter. Du vil bede AI om at finde det rigtige udkast, korrespondancen med en kunde og det afsluttende ringbind til en aftale. AI vil forbinde Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive - alt."
"Hvorfor klamre sig til metadata i en proprietær database, når Microsoft giver dig en global platform med indbygget sikkerhed, compliance og AI? Fremtiden handler om at finde og bruge information på en intelligent måde, ikke om at dumpe den i spande."
Er Epona primært for mindre firmaer, mens større firmaer har tendens til at holde sig til iManage og NetDocuments?
"Det er en misforståelse. Vores kunder spænder fra solopraktikere til organisationer med 24.000 brugere, hvilket er større end de største advokatfirmaer."
"Og sådan er det: Advokatfirmaer følger hinanden. Hvis et stort firma skifter, lægger andre mærke til det. Ingen ønsker at være det sidste firma, der sidder fast i forældede systemer. Gruppepres er meget reelt på dette marked."
Advokatfirmaer er kendt for at være konservative. Hvordan overbeviser man partnere om at tage springet?
"Det er rigtigt, at mange CIO'er og managing partners foretrækker de systemer, de kender. Men AI har ændret samtalen. Pludselig udnævner firmaer innovationschefer, som har mandat til at gentænke kernesystemer - inklusive DMS."
"Og se dig omkring: Alle seriøse leverandører af juridisk teknologi integrerer først med Microsoft. Microsoft 365 er blevet rygraden i compliance og sikkerhed. Firmaer, der insisterer på at beholde et ældre DMS, er ikke længere "på den sikre side". De risikerer at blive hægtet af."
"Epona startede som et juridisk DMS bygget på SharePoint. Men det, vi virkelig gør, er at tilføje det 'juridiske kirsebær på toppen' af Microsofts kage. Vi leverer de workflows, integrationer og compliance-funktioner, som advokater har brug for."
"For at gøre det klart: Fremtiden handler ikke om SharePoint-biblioteker eller mappestrukturer. Fremtiden er AI-drevet knowledge management i Microsoft 365. Forestil dig, at du hurtigt kan stille et spørgsmål som: "Kan du skaffe al korrespondance mellem firmaet og hr. Smith om sag XYZ? Svaret vil komme problemfrit fra Outlook, SharePoint, Teams og andre kilder, ikke kun fra et DMS. Det er den retning, advokatbranchen er på vej i, og vi har tænkt os at føre an i det skifte."