Het traditionele DMS zal verdwijnen - de toekomst is AI-gedreven
Marcel Lang, CEO van Epona, blikt terug op de groei van het bedrijf onder Main Capital en stelt dat het traditionele DMS op zijn retour is. In dit interview schetst hij hoe Epona zichzelf positioneert als een echte uitdager van iManage en NetDocuments, waarom Microsoft 365 en AI het juridische DMS-landschap gaan transformeren en wat bedrijven riskeren door vast te houden aan legacy-systemen. Voor Lang gaat de toekomst van documentbeheer niet over het opslaan van bestanden - het gaat over het intelligent verbinden van informatie over de tools die advocaten al dagelijks gebruiken.
Main Capital nam eind 2023 een meerderheidsbelang in Epona. Hoe heeft dat partnerschap het bedrijf tot nu toe beïnvloed?
"De investering van Main Capital is zeer positief geweest voor Epona. We zijn een platformbedrijf geworden voor de Main groep, wat betekent dat we nu een buy-and-build strategie volgen - op zoek naar add-ons die zinvol zijn en het Epona aanbod versterken."
"Main Capital is een geweldige partner geweest. Ze bieden strategische begeleiding via hun Performance Excellence-team en ondersteunen ons met go-to-market-strategieën, verkoopkansen en partnerschappen. Wat belangrijk is, is dat ze zich niet bemoeien met de dagelijkse werkzaamheden, waardoor we wendbaar blijven en kunnen inspelen op de behoeften van onze klanten."
Documentbeheer blijft uw kernactiviteit. Nu iManage en NetDocuments de markt domineren en andere leveranciers op SharePoint voortbouwen, waar past Epona dan in dit plaatje?
"Laten we er geen doekjes om winden: wij zijn de derde mondiale speler op het gebied van juridische DMS. We hebben wereldwijd meer dan duizend klanten, waaronder bedrijfsjuridische afdelingen en advocatenkantoren van alle groottes, en de markt erkent ons als zodanig."
"Ja, andere bedrijven bieden oplossingen op basis van SharePoint. Neem bijvoorbeeld Intapp. Zij hebben wel een DMS dat op SharePoint is gebouwd, maar het is niet echt vergelijkbaar met wat wij leveren. Waarom? Omdat het de diepgaande integraties mist die een juridisch DMS nodig heeft. Een goed DMS kan niet alleen een documentenopslagplaats zijn - het moet naadloos aansluiten op Outlook, Litera, Adobe, transactieplatforms en andere tools die advocaten dagelijks gebruiken. Dat is waar Epona zich onderscheidt."
“Qua functionaliteit doen we niet onder voor iManage en NetDocuments. Maar dankzij onze architectuur – die volledig is geïntegreerd in Microsoft 365 – spelen we in een heel andere klasse. En gezien de razendsnelle ontwikkeling van AI is die Microsoft-basis precies waar je wilt zijn.”
Veel bedrijven maken al gebruik van Microsoft 365. Hoe gebruikt Epona dit om een voorsprong te krijgen?
"Dat is het punt. Elk advocatenkantoor leeft al in Microsoft 365. Ze gebruiken Teams, SharePoint, OneDrive en Outlook elke dag. Traditionele DMS-leveranciers moesten altijd workarounds bouwen om e-mail en metadata in aparte databases te beheren. Microsoft maakte het erg moeilijk om dat goed te integreren. Daarom hebben we Epona365 ontwikkeld - om een volledig juridisch DMS en e-mailbeheer binnen het Microsoft ecosysteem te brengen."
"Dus in plaats van twee werelden te hebben - Microsoft voor samenwerking en een legacy DMS voor compliance - verenigen wij ze. Bedrijven die hun hele omgeving verplaatsen naar de Microsoft-cloud voor beveiliging, compliance en nu ook AI, realiseren zich ineens: waarom betalen we nog steeds voor een legacy DMS dat dupliceert wat Microsoft al biedt?"
Microsoft introduceert in hoog tempo nieuwe functies. Hoe blijf je bij?
"We houden niet alleen gelijke tred - we lopen vaak voorop. Neem bijvoorbeeld co-authoring. Toen Microsoft het mogelijk maakte dat meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document konden werken, hebben we dat meteen ondersteund. iManage en NetDocuments hebben dat pas jaren later ingehaald."
"Of kijk naar beleidsregels voor voorwaardelijke toegang - wij ondersteunden deze out of the box, terwijl anderen nog worstelden met on-premises authenticatiemodellen."
"Nu met Copilot hetzelfde verhaal. Omdat we native zijn met Microsoft 365, konden we meteen integreren. Elke keer dat Microsoft vooruitgang boekt, creëert dat nieuwe mogelijkheden voor ons. Voor traditionele leveranciers is elke innovatie van Microsoft een probleem dat ze moeten oplossen. Voor ons is het een functie die we direct kunnen omarmen."
Wat zijn de belangrijkste obstakels wanneer bedrijven migreren van een legacy DMS naar Epona365?
"Eerlijk gezegd is de technologie niet het struikelblok. Het archiveren van een e-mail in Epona365 werkt op dezelfde manier als in NetDocuments of iManage. De grote uitdaging is het verandermanagement."
“Een DMS raakt iedereen binnen het kantoor. Partners, medewerkers, assistenten, de financiële afdeling – iedereen werkt met documenten en e-mail. Bij verandermanagement draait het dus om communicatie en training, training, training. Vergelijk dat eens met AI-tools: die kun je misschien uitrollen naar een specifieke groep M&A-advocaten. Met een DMS verander je de workflow van de hele organisatie. Dat vraagt om een heel andere mate van betrokkenheid van het management.”
Gegevensinwonerschap en -soevereiniteit zijn belangrijke punten van zorg in de Europese Unie. Hoe pakt een op Microsoft gebaseerd DMS dat aan?
"Microsoft biedt soevereine cloudregio's, waaronder alleen Europese hosting. Voor bedrijven die niet willen dat gegevens de Atlantische Oceaan oversteken, is dat een enorm pluspunt. Niet elk bedrijf vraagt hierom, maar de optie is beschikbaar. Het wordt ondersteund door de investeringen in beveiliging en compliance van een van 's werelds grootste techbedrijven."
“Vergelijk dat eens met kleinere DMS-leveranciers die hun diensten vanuit één enkel datacenter in de VS aanbieden – bij welke zou je in 2025 meer vertrouwen hebben?”
AI verandert alles. Hoe integreert Epona AI in documentbeheer?
“Voor ons is AI geen extraatje, maar een integraal onderdeel. We werken al samen met Microsoft Copilot. Maar we hebben ook ‘Ask Epona’ ontwikkeld. Stel je voor dat je met de rechtermuisknop op een document klikt en een keuze maakt uit een bibliotheek met vooraf gedefinieerde opdrachten die zijn afgestemd op jouw afdeling of praktijk. Vat deze zaak samen. Stel een brief aan de cliënt op. Vergelijk deze contracten. Het is eenvoudig en het is volledig geïntegreerd in de workflow.”
“En we bieden flexibiliteit. Als u een Copilot-licentie hebt, maken we daar gebruik van. Zo niet, dan bieden we een pay-per-use-model aan via Azure. Het komt erop neer dat we geen nieuwe AI-modellen willen ontwikkelen. We willen de juridische workflowlaag zijn die AI naar de werkplek van advocaten brengt.”
Wat kunnen we de komende drie jaar verwachten van juridische DMS?
“Het traditionele DMS is op zijn retour. Punt uit. Over drie jaar zul je geen documenten meer ‘archiveren’. Je vraagt AI om het juiste concept, de correspondentie met een klant en het afsluitingsdossier voor een deal op te zoeken. AI koppelt Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive – alles.”
“Waarom zou je je vastklampen aan metadata in een gesloten database, terwijl Microsoft je een wereldwijd platform biedt met ingebouwde beveiliging, compliance en AI? De toekomst draait om het slim vinden en gebruiken van informatie, niet om het lukraak in hokjes te stoppen.”
Is Epona vooral bedoeld voor kleinere bedrijven, terwijl grotere bedrijven eerder kiezen voor iManage en NetDocuments?
"Dat is een misvatting. Onze klanten variëren van solisten tot organisaties met 24.000 gebruikers, wat groter is dan de grootste advocatenkantoren."
"En het zit zo: advocatenkantoren volgen elkaar. Als één groot kantoor overstapt, merken anderen dat ook. Niemand wil het laatste kantoor zijn dat vastzit aan verouderde systemen. Collegiale druk is heel reëel in deze markt."
Advocatenkantoren staan bekend als conservatief. Hoe overtuig je de partners om de sprong te wagen?
"Het is waar dat veel CIO's en managing partners de voorkeur geven aan de systemen die ze kennen. Maar AI heeft het gesprek veranderd. Plotseling stellen bedrijven innovatiemanagers aan die een mandaat hebben om kernsystemen te heroverwegen - inclusief het DMS."
"En kijk om je heen: elke serieuze legal tech vendor integreert eerst met Microsoft. Microsoft 365 is de ruggengraat van compliance en beveiliging geworden. Bedrijven die vasthouden aan een legacy DMS spelen niet langer op veilig. Ze nemen het risico om achter te blijven."
"Epona begon als een juridisch DMS gebouwd op SharePoint. Maar wat we echt doen is de 'juridische kers op de taart' van Microsoft toevoegen. Wij brengen de workflows, de integraties, de compliance functies die advocaten nodig hebben."
“Voor alle duidelijkheid: de toekomst draait niet om SharePoint-bibliotheken of mappenstructuren. De toekomst draait om AI-aangedreven kennisbeheer binnen Microsoft 365. Stel je voor datjesnel een vraag kunt stellen als:‘Kun je alle correspondentie tussen het kantoor en de heer Smith over zaak XYZ opleveren?’ Het antwoord komt naadloos uit Outlook, SharePoint, Teams en andere bronnen, niet alleen uit een DMS. Dit is de richting waarin de advocatuur zich beweegt, en wij zijn van plan die verschuiving te leiden.”