Epona

Menu

Dit DMS er fyldt med skrammel. Derfor har du brug for medarbejdere.

Inside Legal Platforms, af Bart Bogaerts

Juridiske platforme handler om at omdanne uoverskuelige data til brugbar viden ved hjælp af agenter

De fleste juridiske DMS-miljøer er uoverskuelige. Det er ikke en kritik; det er ganske enkelt virkeligheden, når man ser på, hvordan det juridiske arbejde udvikler sig. Årsvis dokumenter, e-mails, versioner og sagsmapper hober sig op i strukturer, der engang gav mening, men som i praksis sjældent forbliver ensartede. For mange advokatfirmaer opfattes dette som noget, der skal løses, før AI kan skabe reel værdi. Men det modsatte er nærmere sandheden.

Netop i denne tilsyneladende uorden ligger de oplysninger, som AI er afhængig af for at kunne blive nyttig. Ikke et perfekt kurateret datasæt, men den fulde kontekst for, hvordan arbejdet udføres: kommunikation, beslutninger, gentagelser, undtagelser og præcedenser. Det er netop det, der kendetegner en advokatpraksis. Problemet har aldrig været mangel på data. Det har været manglen på en praktisk måde at anvende disse data på i det øjeblik, det virkelig tæller.

Fra svar
til implementering

Den første bølge af kunstig intelligens inden for juraen fokuserede på svar: still et spørgsmål, upload et dokument, modtag et resumé eller et udkast. Det skabte en synlig effektivitetsgevinst, men forblev grundlæggende reaktivt. Brugeren satte opgaven i gang, og systemet reagerede. Den næste fase ændrer denne dynamik. Juridisk arbejde består sjældent af isolerede handlinger. Det er en række trin: modtagelse, analyse, koordinering, gennemgang, beslutningstagning og opfølgning. Når teknologien begynder at fungere inden for denne rækkefølge i stedet for sideløbende med den, ændrer karakteren af dens bidrag sig. I stedet for at understøtte individuelle opgaver begynder den at forme, hvordan arbejdet skrider frem.

Konteksten afgør nytteværdien

Kvaliteten af resultatet er ikke længere den afgørende faktor. Det, der betyder mere, er, om systemet forstår den situation, hvor resultatet skal bruges. En anmodning om at udarbejde et dokument eller gennemgå en kontrakt står aldrig alene. Den hører til en sag, en klient, en bestemt fase i en proces og en række tidligere beslutninger. Teknologi, der fungerer uden denne bevidsthed, forbliver overfladisk, uanset hvor poleret resultatet ser ud.

Det, virksomheder i stigende grad har brug for, er evnen til at arbejde med kontekst: at forstå, hvad der er sket, hvem der er involveret, hvad der er relevant, og hvad der skal ske herefter. Denne kontekst findes på flere niveauer, ikke kun i sager og arbejdsgange, men også i, hvordan informationen selv er struktureret og organiseret i dokumenterne. Det kræver et struktureret miljø, hvor denne kontekst findes og kan tilgås.

Hvorfor repræsentations
er er vigtigere end informationssøgning

Selv når de rigtige dokumenter hentes frem, kan resultatet stadig være utilfredsstillende. Ikke fordi der mangler oplysninger, men fordi den struktur, der giver oplysningerne mening, går tabt undervejs. Overskrifter, talerunder, tabelopstillinger og dokumenthierarki er ikke blot kosmetiske detaljer. Det er signaler, der afgør, hvordan informationen fortolkes. Når disse elementer udflades til almindelig tekst, modtager AI’en noget, der er teknisk korrekt, men praktisk talt ubrugeligt.

Det er her, mange systemer stille og roligt fejler. Søgemålinger kan give indtryk af, at alt fungerer, mens det faktiske resultat forbliver uklart, ufuldstændigt eller svært at kontrollere. Forskellen bliver først synlig, når man ser på hele forløbet, fra det oprindelige spørgsmål til det endelige svar og dets henvisninger. Det afgørende er ikke kun, om den rigtige kilde findes, men også om systemet kan bevare tilstrækkelig struktur til, at man kan drage de rette konklusioner ud fra den.

DMS’s revaluerings

DMS-systemet er værdifuldt, fordi det indeholder en fuldstændig oversigt over, hvordan arbejdet udføres. Denne oversigt er sjældent fejlfri, da den indeholder uoverensstemmelser, overlapninger og huller. Men den indeholder også de detaljer, der giver det juridiske arbejde mening: sagens forløb, dokumenternes udvikling, begrundelsen bag beslutningerne og samspillet mellem mennesker. Når disse oplysninger bliver tilgængelige i arbejdsgangen, ændrer DMS-systemets rolle sig. Det går fra at være et arkiv til at blive et fundament.

Videnstyrings
er uden illusioner

Mange initiativer inden for videnstyring har haft svært ved at slå igennem af en ganske enkel grund. De er afhængige af et kontinuerligt og vedvarende bidrag fra fagfolk, hvis primære opgave er at udføre juridisk arbejde, ikke at vedligeholde videnssystemer. Dokumenterne skal udvælges, renses, anonymiseres og struktureres. I teorien er dette helt logisk. I praksis er det imidlertid svært at opretholde.

Det, der ændrer sig nu, er muligheden for at udnytte værdien af eksisterende data uden udelukkende at være afhængig af manuel kuratering. Ved at arbejde med de oplysninger, der allerede findes i systemmiljøer, og anvende dem i den rette sammenhæng, bliver viden mere tilgængelig, uden at der kræves perfekte datasæt.
Dette fjerner ikke behovet for styring eller struktur. Det ændrer dog, hvor indsatsen skal lægges, og hvordan viden gøres anvendelig.

Platformens rolle

For at dette skal fungere, skal den underliggende platform tilbyde mere end blot lagerplads. Den skal afspejle, hvordan det juridiske arbejde er organiseret. Det indebærer en klar adskillelse mellem sager, ensartet adgangskontrol, strukturerede dokumentrelationer og pålidelige metadata. Det er her, SharePoint og løsninger, der bygger på platformen, såsom Epona365, får strategisk betydning. Ikke som et ekstra lag, men som det miljø, hvor det juridiske arbejde er struktureret på en måde, der understøtter både fagfolk og teknologi. Værdien kommer fra at skabe et sammenhængende system, hvor information, kontekst og arbejdsgange er afstemt.

Hvad ændrer sig i praksis

Virkningen af denne ændring er gradvis, men markant. Der bruges mindre tid på at søge efter eller rekonstruere sammenhæng, og der er hurtigere adgang til relevante oplysninger. Det drejer sig om dokumenter, der giver indsigt i deres egen udvikling i stedet for blot at være statiske samlinger af filer. Arbejdet er mindre afhængigt af den enkeltes hukommelse og understøttes i højere grad af systemet. Dette gør det muligt at anvende den juridiske ekspertise mere effektivt ved at mindske de operationelle hindringer, der ellers er forbundet hermed.

Det er fristende at søge fremskridt i nye værktøjer. Det vigtigere spørgsmål er, om det eksisterende miljø kan understøtte intelligent arbejde. De virksomheder, der kommer forrest, vil ikke nødvendigvis være dem, der indfører flest AI-løsninger. Det vil være dem, der forstår at udnytte det, de allerede har, ved at omdanne data til sammenhæng og sammenhæng til handling. Den proces starter med et system, som mange virksomheder har haft i årevis, men som de først nu er begyndt at forstå fuldt ud: DMS.