Epona365
We hebben contact opgenomen met het advocatenkantoor Çakmak (
)
Het Turkse advocatenkantoor Çakmak Attorney Partnership is overgestapt van een lokaal iManage-systeem naar Epona365 en Microsoft 365, waardoor de samenwerking en mobiliteit zijn verbeterd en het kantoor klaar is voor juridische AI.
Weg van VPN-knelpunten, op naar een cloud-ready juridische werkplek
Toen partner Devrim Ergun ongeveer zes jaar geleden bij het kantoor in dienst trad, beschikte de organisatie al over een relatief geavanceerde technologische omgeving. Deze omvatte een intern ontwikkeld praktijkbeheersysteem, een documentbeheersysteem op basis van iManage en een solide beveiligingsinfrastructuur met VPN-toegang. „We zijn altijd al vrij vooruitstrevend geweest in het omarmen van technologie,” legt Devrim uit. “Onze systemen waren goed gestructureerd en veilig. Maar tegelijkertijd begonnen we ons te realiseren dat de markt zich in hoog tempo ontwikkelde in de richting van cloud computing en mobiele werkomgevingen.”
Die verschuiving werd vooral duidelijk toen de COVID-19-pandemie organisaties wereldwijd dwong om op afstand te gaan werken.
Wanneer thuiswerken voor wrijving zorgt
Hoewel het bedrijf op afstand kon blijven werken, bracht deze ervaring ook de beperkingen van de bestaande opzet aan het licht. „Het grootste obstakel was dat je voor vrijwel alle kantoormiddelen een VPN-verbinding nodig had“, zegt Devrim. „Behalve voor e-mail moest je verbinding maken met het VPN voordat je toegang kreeg tot documenten of interne systemen.“
Die extra stap zorgde voor onnodige vertraging. VPN-verbindingen kunnen, afhankelijk van de internetkwaliteit, onstabiel zijn. Als de verbinding wegvalt terwijl je aan een document werkt, moet je helemaal opnieuw beginnen. „Voor advocaten die snel toegang tot informatie nodig hebben, zorgen die onderbrekingen voor vertraging“, legt hij uit.
Samenwerken aan documenten was een andere uitdaging
"Als iemand destijds een document wilde bekijken, moest hij of zij het eerst uitchecken en daarna weer inchecken voordat een andere collega eraan kon werken", zegt Devrim. "Voor teams die samen aan hetzelfde document werkten, kon dat uren duren." Voor een bedrijf met vestigingen in zowel Istanbul als Ankara, dat steeds meer op afstand werkt, werden die beperkingen steeds duidelijker.
Toen advocaten steeds vaker vanuit huis, via mobiele apparaten en vanaf verschillende locaties gingen werken, besloot het kantoor zijn algehele technologiestrategie te herzien. „We realiseerden ons dat mensen niet langer aan hun bureau gekluisterd waren”, zegt Devrim. „Ze werkten vanaf laptops, telefoons of tablets, en we hadden een omgeving nodig die die flexibiliteit kon ondersteunen.”
De eerste stap was het upgraden van de Microsoft 365-omgeving van het bedrijf. Toen die basis eenmaal was gelegd, ging het bedrijf op zoek naar moderne oplossingen voor documentbeheer die konden worden geïntegreerd in het Microsoft-ecosysteem. „We zijn gaan onderzoeken hoe de markt eruitzag en hebben ons verdiept in de mogelijkheden van SharePoint”, legt Devrim uit. „We wilden iets dat naadloos zou aansluiten op de Microsoft-omgeving die we al gebruikten.” Tijdens dat onderzoeksproces heeft het bedrijf met verschillende leveranciers gesproken. Eén oplossing sprong eruit.
Waarom Epona logisch was
Epona365, een platform voor juridisch documentbeheer dat rechtstreeks op Microsoft 365 is gebouwd, sloot goed aan bij de koers van het kantoor. „Epona was voor ons een logische keuze omdat het binnen de Microsoft-structuur werkt in plaats van een volledig aparte omgeving te creëren”, zegt Devrim.
Kostentransparantie was een andere factor. Het onderhoud van het vorige iManage-systeem was duur geworden en het kantoor was op zoek naar een kostenefficiënter alternatief zonder in te boeten aan functionaliteit. „Ons vorige systeem was behoorlijk duur”, legt hij uit. „We wilden iets dat transparanter en gemakkelijker te onderhouden was.”
Net zo belangrijk was de samenwerkingsgerichte aanpak tijdens het evaluatieproces. „We hadden een groot aantal documenten lokaal opgeslagen die naar SharePoint moesten worden gemigreerd,” zegt Devrim. „Epona begreep die uitdaging en werkte met ons samen om de overgang te plannen.” Voor een kantoor met ongeveer vijftig professionals, verspreid over twee vestigingen, was die mate van ondersteuning van groot belang. „We zijn misschien kleiner in vergelijking met kantoren in Londen of New York, maar we hebben grote ambities,” voegt hij eraan toe. “We hadden een platform nodig dat samenwerking tussen kantoren en werken op afstand kon ondersteunen.”
Onmiddellijke verbeteringen in het dagelijkse werk
Sinds de invoering van de nieuwe omgeving zijn er vrijwel direct verschillende verbeteringen merkbaar geworden. Een van de meest opvallende veranderingen was dat we niet langer afhankelijk zijn van een VPN. „We hebben geen VPN-verbinding meer nodig om toegang te krijgen tot onze documenten“, zegt Devrim. „Dat alleen al maakt het dagelijkse werk een stuk eenvoudiger.“
Ook de samenwerking is dankzij Microsoft 365 aanzienlijk verbeterd. „Meerdere teamleden kunnen nu veel efficiënter aan documenten werken”, legt hij uit. Zelfs relatief kleine verbeteringen in de werkstroom hebben een merkbaar effect gehad. Wanneer e-mails in het systeem worden opgeslagen, laten visuele indicatoren collega’s zien dat het bericht al is opgeslagen. „Dat neemt het giswerk weg”, zegt Devrim. „Dat soort kleine details maken een groot verschil in het dagelijkse werk.”
Een platform voor de toekomst opbouwen
De overstap naar Epona365 stelt het kantoor ook in staat om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van juridische technologie.
Çakmak heeft onlangs de juridische AI-tool Legora geïmplementeerd en blijft tegelijkertijd het intern ontwikkelde praktijkbeheersysteem verder verbeteren. „We verplaatsen geleidelijk steeds meer van onze systemen naar de Microsoft-omgeving”, zegt Devrim. „Daardoor kunnen we ze integreren met Epona, Microsoft 365, PowerApps en Power BI.” Het resultaat is een technologische omgeving waarin systemen op natuurlijke wijze met elkaar communiceren in plaats van geïsoleerd te werken.
Een samenwerkingsverband
Het overzetten van jaren aan documenten van een lokaal systeem naar de cloud vergde een zorgvuldige voorbereiding. De bestanden moesten worden gecontroleerd, opgeschoond en gestructureerd voordat de migratie kon plaatsvinden.
“Het was een flinke klus,” zegt Devrim. “Maar we hebben het kunnen voltooien zonder dat ons dagelijkse werk daar noemenswaardig door werd verstoord.”
Ook de training verliep vlot dankzij de vertrouwdheid met de Microsoft-omgeving.
„Na de trainingssessies hebben verschillende collega’s ons zelfs bedankt voor de verandering”, zegt hij.
Voor het bedrijf is de samenwerking met Epona een essentieel onderdeel van dat succes geweest. „Ze hebben heel goed ingespeeld op onze behoeften“, zegt Devrim. „Telkens als we tijdens het project of het upgradeproces vragen hadden, waren ze bereikbaar en behulpzaam.“
"We hebben altijd geprobeerd om waar mogelijk gebruik te maken van technologie", zegt hij. "Het is verweven met de manier waarop het kantoor werkt." Met de invoering van de nieuwe cloudgebaseerde juridische werkplek beschikt Çakmak nu over een basis die zowel de huidige werkwijze als toekomstige innovaties ondersteunt.