Advosys - Epona365
We hebben contact opgenomen met
DreistStorgaard Advokater
DreistStorgaard Advokater maakt de overstap van geïntegreerde juridische systemen naar een cloudgebaseerde juridische werkplek met Advosys en Epona365, waarmee het kantoor zich voorbereidt op samenwerking en AI-gestuurd juridisch werk.
Van geïntegreerde systemen tot een cloudklaar juridisch platform
De volgende stap voor DreistStorgaard Advokater
Juridische technologie verandert zelden van de ene op de andere dag. De meeste advocatenkantoren bouwen hun digitale omgeving stapsgewijs op: hier een dossierbeheersysteem, daar een financieel administratiesysteem, en ergens anders een documentopslagsysteem. Na verloop van tijd raken deze systemen diep verankerd in de dagelijkse bedrijfsvoering, zelfs als de markt zich in de richting van nieuwe modellen begint te bewegen.
Bij het Deense advocatenkantoor DreistStorgaard Advokater ligt de focus altijd op integratie en efficiëntie, in plaats van het najagen van trends. Al meer dan acht jaar werkt het kantoor met Advosys (voorheen onderdeel van Unik), een juridisch platform dat dossierbeheer, financiële administratie en interne processen samenbrengt in één geïntegreerde omgeving. Nu, met de combinatie van Advosys en Epona, ziet het kantoor een kans om die omgeving naar een hoger niveau te tillen. “We kozen oorspronkelijk voor het systeem omdat alles naadloos samenwerkte”, zegt Kevin E. Larsen, hoofd Financiën en Administratie bij DreistStorgaard Advokater. “Onze zaken, tijdregistratie en financiële administratie zijn allemaal met elkaar verbonden. Die integratie bespaart ons elke dag enorm veel tijd.”
Als alles op zijn plaats valt
Bij veel advocatenkantoren werken administratieve systemen en juridische werkprocessen los van elkaar. Tijdregistratie vindt bijvoorbeeld plaats in het ene systeem, financiële rapportage in een ander en HR-processen weer ergens anders. Bij DreistStorgaard is er geen sprake van die versnippering.
“De integratie van de urenregistratie rechtstreeks in het dossiersysteem is voor ons van onschatbare waarde,” legt Kevin uit. “Van daaruit is er een koppeling met de salarisadministratie, ons verlofbeheersysteem en andere tools voor personeelsadministratie. Je kunt het hele proces, van dossier tot personeelsgegevens, in één doorlopende stroom volgen.”
Die zichtbaarheid over de verschillende systemen heen helpt het kantoor om grip te houden op zowel de juridische werkzaamheden als de operationele processen.
“Ik weet dat andere kantoren het moeilijk hebben omdat hun systemen niet met elkaar communiceren,” zegt hij. “Bij ons werkt alles samen. Dat maakt het dagelijkse werk veel soepeler.”
Op weg naar een cloudgebaseerde juridische werkplek
Hoewel de huidige opzet de werkprocessen van het kantoor al goed ondersteunt, bereidt DreistStorgaard zich voor op een ingrijpende verandering: de volledige overstap naar een cloudgebaseerde juridische werkomgeving die is gebaseerd op Microsoft-technologie en Epona365. Die overgang zal de IT-omgeving van het kantoor aanzienlijk vereenvoudigen.
“Zodra het Epona-gedeelte van het platform volledig is geïmplementeerd, draait alles in onze eigen Microsoft-cloudomgeving,” legt Kevin uit. “Onze dossiers, documenten en samenwerkingsprojecten komen daar allemaal te staan. Daardoor hebben we veel minder interne serverinfrastructuur nodig.”
Hierdoor wordt de formulering iets minder absoluut en genuanceerder
Voor het kantoor biedt die verschuiving verschillende voordelen: snellere toegang tot informatie, minder technische afhankelijkheden en een flexibelere manier van werken. „Het zorgt voor een andere werkomgeving”, zegt hij. „Alles wordt online toegankelijk en het schakelen tussen zaken of systemen gaat veel sneller.”
Waarom de fusie zinvol is
De combinatie van Epona en Advosys brengt twee sterke troeven samen: juridisch dossierbeheer en modern documentbeheer, geïntegreerd met Microsoft 365. Voor kantoren als DreistStorgaard is dat bredere platform een logische volgende stap. „Ik zie de fusie eigenlijk als iets heel positiefs”, zegt Kevin. „We waren aanwezig op een LegalTech-evenement in Kopenhagen waar Epona hun visie presenteerde, en het werd duidelijk dat het gecombineerde platform op de lange termijn meer mogelijkheden zal bieden.”
Een van de grootste voordelen is de verschuiving naar een meer open technologisch ecosysteem. „Ons huidige systeem werkt goed, maar is ook enigszins gesloten”, legt hij uit. „Met de Microsoft-omgeving en de technologie van Epona wordt het eenvoudiger om andere tools te integreren en het platform uit te breiden.”
Met andere woorden: het bedrijf behoudt de stabiliteit van zijn bestaande werkprocessen en profiteert tegelijkertijd van de flexibiliteit van een moderne cloudomgeving.
Voorbereiding op de volgende stap: AI
Net als veel andere advocatenkantoren onderzoekt ook DreistStorgaard hoe kunstmatige intelligentie juridisch werk kan ondersteunen. Het kantoor test momenteel al verschillende AI-tools, waaronder platforms voor juridisch onderzoek en Microsoft Copilot. „We experimenteren op dit moment met verschillende AI-oplossingen”, zegt Kevin. „Wat de aanpak van Epona zo interessant maakt, is dat deze rechtstreeks aansluit op de Microsoft-omgeving waar onze documenten al staan.” Die context is van cruciaal belang voor juristen.
"Als AI-tools ons op een veilige manier kunnen ondersteunen door te werken binnen onze eigen documentomgeving en dossiergeschiedenis, dan is dat van onschatbare waarde. Zo kunnen we efficiënter werken met onze eigen interne kennis en workflows", legt hij uit. "Het betekent dat het systeem onze eigen kennis begrijpt en niet alleen openbare gegevens." Naarmate de AI-mogelijkheden binnen Microsoft 365 en het Epona-ecosysteem zich verder ontwikkelen, verwacht het kantoor dat deze mogelijkheden nog verder zullen toenemen.
Een partner die luistert
Naast de technologie zelf springt één factor eruit in de samenwerking met Epona: de responsiviteit.
„Voor ons is het heel belangrijk dat een leverancier naar zijn klanten luistert,” zegt Kevin. „Elke keer als we contact opnemen met een vraag of een verzoek om een integratie, reageren ze en helpen ze ons de juiste richting te vinden.” Dat niveau van ondersteuning is ook na de fusie onverminderd sterk gebleven.
„De ondersteuning is snel en betrouwbaar,” voegt hij eraan toe. “Een systeem aanschaffen is één ding, maar een partner hebben die het blijft verbeteren en ondersteunen, maakt echt het verschil.”