Epona365
We hebben
Pusch Wahlig Workplace Law geraadpleegd
Het Duitse advocatenkantoor Pusch Wahlig Workplace Law, gespecialiseerd in arbeidsrecht, gaat verder dan een traditioneel documentbeheersysteem (DMS) en kiest voor Epona en SharePoint om interne kennis, systemen en AI met elkaar te verbinden, met het oog op flexibeler en toekomstbestendig juridisch werk.
Meer dan alleen een nieuw DMS
Waarom het Duitse advocatenkantoor Pusch Wahlig Workplace Law (PWWL) voor Epona heeft gekozen om kennis, systemen en AI met elkaar te verbinden
Beslissingen op het gebied van juridische technologie gaan zelden alleen over het vervangen van systemen. Vaker gaat het erom je voor te bereiden op wat er nog komen gaat. Bij PWWL, een toonaangevend Duits advocatenkantoor gespecialiseerd in arbeidsrecht, werd dat de focus toen het kantoor zijn strategie voor documentbeheer begon te herzien, rekening houdend met een van de belangrijkste ontwikkelingen in de juridische sector: kunstmatige intelligentie. “We hadden al een documentbeheersysteem”, legt partner en IT-verantwoordelijke Jan Rudolph uit. “Maar dat was verouderd. We besloten een nieuwe oplossing te implementeren die connectiviteit beter zou ondersteunen en aansloot bij onze toekomstige AI-strategie.”
De ambitie van het bedrijf was duidelijk. Het was niet langer voldoende om alleen maar documenten op te slaan. Het systeem moest actief ondersteunen hoe kennis wordt gecreëerd, gedeeld en hergebruikt.
Van opslag naar kennisinfrastructuur
Voor Jan en het hele kantoor lag de grootste uitdaging niet in de technologie zelf, maar in de vraag hoe ze de kennis van hun kantoor op een nieuwe manier bruikbaar konden maken. In de loop der tijd had het kantoor een aanzienlijke hoeveelheid juridische expertise opgebouwd. Documenten, dossiermateriaal en interne knowhow vormden een waardevolle kennisbank. Maar in het bestaande systeem was die kennis grotendeels statisch.
"Wat we wilden, was een systeem waarmee we onze documenten daadwerkelijk konden gebruiken om onze kennis in andere systemen in te voeren," legt Jan uit. "Vooral in AI-tools."
Het kantoor werkt met tools zoals Microsoft Copilot en diverse Duitse AI-oplossingen. Deze systemen zouden externe juridische informatie kunnen combineren met interne kennis van het kantoor om advocaten bij hun werk te ondersteunen. Maar het bestaande DMS kon die aanpak simpelweg niet aan. „Toen we het voor het eerst implementeerden, had het een goede zoekfunctie”, zegt Jan. "Maar het was niet in staat om verbinding te maken met moderne AI-systemen of onze kennis op een zinvolle manier te integreren." Die beperking maakte de beslissing duidelijk: het kantoor had een nieuwe basis nodig.
Waarom SharePoint de ruggengraat is geworden
De zoektocht van het bedrijf naar een nieuw systeem leidde al snel tot SharePoint als kernonderdeel. „Met SharePoint is het veel eenvoudiger om gegevens te delen en te raadplegen, en om deze te koppelen aan andere systemen”, legt Jan uit. „Het biedt standaardkoppelingsmogelijkheden via de Microsoft-infrastructuur.” Die koppelingsmogelijkheden waren essentieel. Het bedrijf zocht een platform dat:
• integratie met AI-tools
• koppeling met externe juridische zoeksystemen
• ondersteuning voor platformonafhankelijk werken
• veilige en gecontroleerde toegang tot interne kennis
Tegelijkertijd moest het systeem naadloos aansluiten op de bestaande Microsoft-omgeving van het bedrijf.
„We wilden geen nieuw, op zichzelf staand systeem“, zegt Jan. „We wilden iets dat in onze op Microsoft gebaseerde infrastructuur kon worden geïntegreerd.“
Kiezen voor Epona: flexibiliteit en integratie
De keuze voor Epona werd ingegeven door zowel de technische mogelijkheden als de praktische samenwerking. Een belangrijke factor was de integratie met bestaande systemen, waaronder DATEV, een in Duitsland veelgebruikt platform voor het beheer van advocatenkantoren. „We hadden een systeem nodig dat kon worden gekoppeld aan onze bestaande tools“, legt Jan uit. “Samen met het team van Epona hebben we een connector kunnen bouwen die automatisch bestanden aanmaakt op basis van vooraf gedefinieerde parameters en die integreert in onze software voor advocatenkantoren.” Die flexibiliteit bleek cruciaal.
"Het is in de kern een eenvoudig systeem, maar tegelijkertijd heel veelzijdig", zegt hij. "Die combinatie was voor ons belangrijk."
Aanvankelijk waren er twijfels. Epona was destijds een vrij nieuwe aanbieder op de Duitse markt en sommige partners vroegen zich af of ze niet beter voor de meer traditionele aanpak konden kiezen. „Natuurlijk hebben we ook meer gevestigde systemen overwogen,” zegt Jan. Maar veelzijdigheid en openheid waren doorslaggevende factoren bij onze beslissing. “De migratie-inspanning voor andere systemen was aanzienlijk complexer”, legt hij uit. “Epona bood een betere balans tussen functionaliteit, flexibiliteit, de bereidheid om zich aan onze behoeften aan te passen en de kosten.” Een positieve referentie van een ander advocatenkantoor hielp die beslissing te bevestigen.
Migratie: vereenvoudigen in plaats van dupliceren
De overstap van een verouderd systeem naar een nieuw platform verloopt zelden vlekkeloos. Het bedrijf koos voor een pragmatische aanpak. In plaats van het oude systeem exact na te bootsen, kozen ze ervoor om het te vereenvoudigen.
“We hebben een nieuwe bestandsstructuur opgezet voor toekomstige werkzaamheden en de oude structuur geleidelijk afgebouwd,” legt Jan uit. “Oude bestanden bleven ongewijzigd, maar alle nieuwe bestanden volgen nu een overzichtelijkere structuur. We hebben vanaf het begin de verwachtingen goed beheerd door duidelijk aan te geven wat er wel en wat er niet zou veranderen.” Het resultaat: een soepele overgang zonder gegevensverlies of grote verstoringen. “Er is geen enkel document verloren gegaan en er zijn geen onnodige gegevens gemigreerd,” zegt Jan.
Onmiddellijk effect:
werkt zonder belemmeringen
De meest directe verbetering was de flexibiliteit. “Mensen kunnen nu overal werken”, legt Jan uit. “Zolang je een internetverbinding hebt, heb je toegang tot je documenten.” Omdat het systeem op SharePoint is gebaseerd, kunnen advocaten dankzij de synchronisatie via OneDrive ook offline werken zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid. Ook de samenwerking is verbeterd, met name door de integratie met Outlook. “Het archiveren van e-mails verloopt veel soepeler”, zegt Jan. “Het klinkt misschien simpel, maar het maakt een groot verschil in het dagelijkse werk.”
De platformonafhankelijke toegang is ook eenvoudiger geworden, met ondersteuning voor alle platforms, inclusief mobiele apparaten.
„Onze advocaten zijn vaak onderweg of in de rechtbank”, legt hij uit. „De verbeterde toegang tot documenten zonder papieren dossiers is een groot voordeel.” Hoewel de operationele verbeteringen aanzienlijk zijn, ligt de echte waarde in wat het platform in de toekomst mogelijk maakt. Het kantoor onderzoekt voortdurend hoe AI juridisch werk kan ondersteunen, met name op gebieden zoals:
• samenvatting van documenten,
• juridisch onderzoek,
• eerste-niveau-analyse, en
• kennisopvraging.
“AI zal advocaten niet vervangen”, zegt Jan. “Maar het zal in de toekomst wel taken overnemen waarvoor geen juridische expertise meer nodig is.” Door interne documenten te koppelen aan externe juridische informatie wil het kantoor een systeem opzetten dat sneller en relevantere inzichten kan bieden. “Uiteindelijk gaat het erom dat we onze eigen kennis benutten”, legt hij uit. “Daarin ligt de echte waarde.”
Weten hoe je dingen moet combineren
Voor Jan en het kantoor is één ding duidelijk: juridische technologie zal zich in hoog tempo blijven ontwikkelen. “De uitdaging ligt niet in het kiezen van één systeem”, zegt hij. "De uitdaging is om te weten hoe je het moet gebruiken en hoe je het met andere systemen kunt combineren." Epona, in combinatie met SharePoint, biedt een basis die die flexibiliteit ondersteunt. "Het blijft ons belangrijkste documentbeheersysteem", zegt Jan. "En naarmate de AI-mogelijkheden zich verder ontwikkelen, zullen we daarop voortbouwen." In een markt vol nieuwe tools en snelle innovatie is zo'n flexibele basis uiteindelijk misschien wel de meest waardevolle investering die een advocatenkantoor kan doen.