Microsoft Copilot for Legal: wat dit betekent voor Epona DMS en KMS
Microsoft heeft deze maand een serieuze stap gezet op juridisch gebied (nieuwsartikel Microsoft). Copilot beschikt nu over meer dan twintig juridische functies voor taken zoals het beoordelen, opstellen en redigeren van contracten. Juridische professionals kunnen in SharePoint werken met goedgekeurde modelcontracten, terwijl plug-ins Copilot koppelen aan gespecialiseerde systemen. Er is een duidelijke overlap met delen van de DMS- en KMS-markt.
Microsoft dringt steeds verder door op een terrein waar leveranciers van juridische technologie al jaren actief zijn. Tegelijkertijd bevestigt dit wat Epona al geruime tijd verwacht: Microsoft 365 wordt steeds belangrijker voor juridisch werk.
Microsoft raakt steeds meer betrokken bij het juridische werk zelf
Copilot kan nu bij het opstellen van een contract gebruikmaken van goedgekeurde sjablonen in SharePoint. Het kan overeenkomsten toetsen aan hand van richtlijnen en wijzigingen rechtstreeks in Word voorstellen. Via plug-ins kan het ook informatie uit gespecialiseerde juridische systemen ophalen. Voor juridische teams komt Microsoft zo steeds dichter bij de kern van het werk.
Dat roept bij DMS- en KMS-aanbieders een heel terechte vraag op: wat voegen jullie nog toe als Microsoft zelf steeds meer juridische functionaliteit blijft ontwikkelen? „Wij hebben ook AI” is een zwak antwoord.
Zelfs een goedgekeurd precedent moet nog door iemand worden goedgekeurd
Er moet nog steeds iemand beslissen welk precedent die status verdient. Dat vereist een beoordeling en het in de juiste context plaatsen. Iemand moet verantwoordelijk zijn voor de inhoud en weten wanneer deze opnieuw moet worden bekeken, vooral wanneer de wetgeving verandert of het kantoor een ander standpunt inneemt.
Dat is de taak van een KMS. Een krachtig KMS helpt bedrijven om nuttige kennis te onderscheiden van de duizenden documenten die in dossiers zijn opgeslagen. KM-teams kunnen geselecteerde inhoud beoordelen en onderhouden, terwijl advocaten een kleinere verzameling krijgen waar ze met meer vertrouwen gebruik van kunnen maken. Want Epona KMSdaar moet het product dan ook uitblinken. Microsoft kan betrouwbare kennis gebruiksvriendelijker maken, maar het kantoor heeft in de eerste plaats nog steeds een manier nodig om die betrouwbare verzameling aan te leggen en te onderhouden.
Elk DMS heeft het tegenwoordig moeilijker
Copilot maakt gebruik van de structuur en de toegangsmogelijkheden die al in de omgeving aanwezig zijn. Als de toegangsrechten te ruim zijn geworden of als de inhoud van de documenten slecht is georganiseerd, worden die problemen veel gemakkelijker aan het licht gebracht. Daardoor krijgt elk DMS een grotere verantwoordelijkheid dan alleen het opslaan van documenten en e-mail.
Epona365 benadert dit vanuit Microsoft 365 en SharePoint. Dossiers vormen de juridische structuur, terwijl metagegevens en machtigingen context bieden rond de documenten en de e-mails die daarmee verband houden.
Dat onderscheid is belangrijk. Copilot kan verbinding maken met verschillende DMS-platforms, maar bij Epona365 is de omgeving voor juridische documenten zelf gebouwd op Microsoft 365 en SharePoint.
Microsoft als stichting
Epona365 maakt gebruik van Microsoft 365 en SharePoint als basis voor het documentbeheer. De structuur van de dossiers en de toegangsrechten zijn nauw verweven met de Microsoft-omgeving, in plaats van via een extra platformlaag in die omgeving te worden geïntegreerd. Voor kantoren die al een duidelijke Microsoft-strategie hebben, kan dit de architectuur vereenvoudigen en ervoor zorgen dat een groter deel van de juridische omgeving binnen de technologie blijft die zij al in bezit hebben en beheren.
Epona is bovendien een Microsoft-partner en werkt nauw samen binnen het Microsoft-ecosysteem. Daardoor hebben we een ander uitgangspunt dan alleen het koppelen van een juridisch systeem aan Copilot. We kunnen de ontwikkelingen in Microsoft 365, SharePoint en Copilot op de voet volgen en deze vertalen naar de juridische structuur die advocatenkantoren nodig hebben voor dossiers, documenten en kennis.
Epona KMS heeft een duidelijke functie
Copilot kan werken met goedgekeurde precedenten, maar er moet nog steeds iemand beslissen wat het waard is om als precedent te worden aangemerkt. Kennis heeft een eigenaar nodig, een beoordelingsproces en een manier om te signaleren waar advocaten naar zoeken maar niet kunnen vinden. Epona KMS is rond dat proces opgebouwd. Beoordelingsworkflows en eigendom helpen kantoren om betrouwbare kennis te behouden, terwijl AI-agenten hiaten in de verzameling kunnen identificeren en inhoud kunnen markeren die aandacht vereist.
Dat geeft ‘ Epona KMS ’ een duidelijke rol naast Copilot: het opbouwen en onderhouden van de juridische kennis waaruit Copilot kan putten.
De juridische ambities van Microsoft versterken de positie van Epona
De lancering van Microsoft Copilot for Legal is een belangrijke mijlpaal voor de markt voor juridische technologie. Er is weliswaar overlap met gebieden die van oudsher worden geassocieerd met document- en kennisbeheer, maar het bevestigt ook de richting waarin juridische technologie zich ontwikkelt: steeds dieper in de Microsoft-omgeving die advocaten al gebruiken. Voor Epona biedt dat de ruimte om heel duidelijk te zijn over haar rol.
Epona365 biedt de juridisch-specifieke structuur voor zaken, het beheer en het documentbeheer die kantoren nodig hebben binnen Microsoft 365. Epona KMS helpt kantoren te bepalen welke interne kennis het waard is om te bewaren, te beoordelen en opnieuw te gebruiken.
Naarmate Microsoft de mogelijkheden van Copilot uitbreidt, wordt de kwaliteit van de onderliggende informatie steeds belangrijker. Structuur, toegangsrechten, governance en betrouwbare kennis moeten allemaal op orde zijn voordat Copilot er goed gebruik van kan maken.
Dat betekent dat Epona een heel duidelijke taak heeft: ervoor zorgen dat de juridische basis van Microsoft 365 en Copilot stevig genoeg is om erop te kunnen vertrouwen.
Klaar voor de volgende stap?
Ons team kan je adviseren over hoe de juridische afdeling te versterken met krachtige, AI-gestuurde softwareoplossingen voor dossier-, document- en kennisbeheer.
Laten we samenwerken, neem contact met ons op!