Veelgestelde vragen bij het overwegen van een DMS of KMS voor juridische doeleinden
Acht veelgestelde vragen waarmee juridische organisaties rekening moeten houden bij het evalueren van een DMS, KMS of hun bredere Microsoft 365-informatiestrategie.
Uw informatiestrategie
Het kiezen van de juiste juridische software voor document- en kennisbeheer wordt steeds belangrijker voor advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven. Naast het beheer van documenten, e-mails, dossiers en juridische kennis moeten organisaties nu ook nagaan hoe hun informatiestrategie Microsoft 365, governance, beveiliging, compliance en AI ondersteunt.
Een modern juridisch documentbeheersysteem (DMS) of kennisbeheersysteem (KMS) moet daarom meer doen dan alleen informatie opslaan. De manier waarop documenten en kennis worden gestructureerd, beveiligd, beheerd en toegankelijk gemaakt, kan ook van invloed zijn op hoe effectief kantoren technologieën zoals Microsoft 365 Copilot kunnen inzetten.
Hieronder beantwoorden we acht veelgestelde vragen waarmee juridische organisaties rekening moeten houden bij het beoordelen van een DMS, KMS of hun bredere Microsoft 365-informatiestrategie.
8 vragen die je je moet stellen bij het kiezen van juridische software
Het beste documentbeheersysteem voor een advocatenkantoor dat met Microsoft 365 werkt, is een systeem dat juridisch specifiek document- en dossierbeheer combineert met de Microsoft-toepassingen die advocaten al gebruiken.
Een juridisch DMS moet het gemakkelijk maken om:
- Documenten en e-mails ordenen per klant en per zaak
- Werk rechtstreeks vanuit Microsoft Word en Outlook met documenten
- Een materiegerichte werkwijze ondersteunen
- Gebruik consistente metagegevens en documentstructuren
- Beheer de toegang tot vertrouwelijke klantgegevens
- Documenten snel zoeken en ophalen
- Ondersteuning voor versiebeheer van documenten en samenwerking
- Voldoen aan de vereisten op het gebied van gegevensbewaring, naleving en informatiebeheer
- Zorg voor een solide informatiebasis voor AI
Voor bedrijven die al volledig op Microsoft 365 zijn overgestapt, is het ook de moeite waard om te overwegen of het DMS SharePoint en Microsoft 365 als onderliggend platform kan gebruiken, in plaats van een aparte opslagplaats voor content aan te leggen.
Dit is de aanpak die Epona365 hanteert. Epona geeft aan dat documenten, e-mails en dossiergegevens binnen de Microsoft 365-tenant van de klant blijven, terwijl de juridische functionaliteit is geïntegreerd met vertrouwde Microsoft-toepassingen zoals Outlook, Word, Teams en SharePoint.
Uiteindelijk is de belangrijkste vraag niet simpelweg:„Welk DMS heeft de meeste functies?”, maar: „Welke software voor juridisch documentbeheer sluit het beste aan bij onze advocaten, dossiers, informatiearchitectuur, beveiligingseisen en technologische langetermijnstrategie?”
Volgende stappen
Ja. SharePoint kan de basis vormen voor een systeem voor het beheer van juridische documenten, maar SharePoint op zich mag niet automatisch worden beschouwd als een volledig juridisch documentbeheersysteem.
SharePoint biedt de basisfunctionaliteit voor het opslaan en ordenen van documenten. Een juridisch DMS voegt daar de juridisch-specifieke structuur, interfaces, integraties en workflows aan toe die advocaten nodig hebben om documenten en e-mails effectief te beheren.
Het onderscheid is belangrijk:
Zie SharePoint als het onderliggende Microsoft-platform, terwijl het juridische DMS de functionaliteit toevoegt die nodig is voor juridisch werk.
Epona365 is bijvoorbeeld gebaseerd op Microsoft 365 en SharePoint en is speciaal ontworpen voor document- en e-mailbeheer door advocaten en bedrijfsjuristen. De software biedt functionaliteit op het gebied van documenten, bestanden, e-mail, metagegevens, samenwerking en juridische workflows binnen de Microsoft-omgeving.
Deze aanpak kan met name relevant zijn voor bedrijven die strategisch inzetten op Microsoft 365 en die documentbeheer, samenwerking, governance en AI willen integreren in hetzelfde bredere technologische ecosysteem.
Volgende stappen
Een documentbeheersysteem (DMS) beheert de documenten en e-mails die verband houden met de dagelijkse werkzaamheden van het kantoor op het gebied van cliënten en dossiers.
Een kennisbeheersysteem (KMS) is erop gericht om waardevolle organisatiekennis te identificeren, te ordenen, te beheren en herbruikbaar te maken.
Een handige manier om het verschil te begrijpen is:
DMS → Het werk beheren
KMS → Hergebruik wat de organisatie uit het werk heeft geleerd
Een juridisch documentbeheersysteem (DMS) kan een zeer groot aantal documenten bevatten die verband houden met cliënten en zaken. Maar niet elk document bevat waardevolle organisatorische kennis.
Een KMS biedt een omgeving waarin geselecteerde knowhow, zoals precedenten, sjablonen, richtlijnen, best practices en andere waardevolle juridische kennis, kan worden geclassificeerd, onderhouden en vindbaar gemaakt.
Epona KMS, maakt bijvoorbeeld gebruik van geselecteerde inhoud in Microsoft SharePoint, met structuren op basis van praktijkgebieden en onderwerpen, gecontroleerde bijdragen en goedkeuringen, metagegevens en zoekfuncties. Het kan samenwerken met DMS-platforms zoals iManage en NetDocuments, maar ook met Epona365.
In de praktijk vullen DMS en KMS elkaar aan en zijn ze niet onderling uitwisselbaar.
Volgende stappen
De voorbereiding op AI is niet alleen een AI-project. Het is ook een project op het gebied van informatiebeheer en -governance.
Alvorens het gebruik van Microsoft 365 Copilot uit te breiden, moeten advocatenkantoren nagaan hoe hun documenten, e-mails, dossierinformatie en juridische kennis zijn georganiseerd, beveiligd en beheerd.
Belangrijke punten waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer:
1. Toegang en machtigingen
Hebben gebruikers alleen toegang tot de informatie waartoe zij toegang zouden moeten hebben?
2. Informatiestructuur
Zijn documenten, e-mails en andere informatie logisch geordend op basis van de betreffende cliënten en zaken?
3. Metadata en context
Bevatten documenten voldoende metadata en context om ze begrijpelijk en vindbaar te maken?
4. Kwaliteit van kennis
Kunnen advocaten betrouwbare, zorgvuldig geselecteerde kennis onderscheiden van gewone documenten en werkbestanden?
5. Levenscyclusbeheer
Wordt verouderde informatie op de juiste manier geïdentificeerd en beheerd?
6. Beveiliging en naleving
Worden gevoelige documenten op de juiste wijze geclassificeerd en beveiligd?
Deze overwegingen zijn met name van belang bij de implementatie van Microsoft 365 Copilot. Microsoft beschrijft een reeks Purview-mogelijkheden voor Copilot-interacties, waaronder vertrouwelijkheidslabels, Data Loss Prevention, auditing, eDiscovery en Data Lifecycle Management. [learn.microsoft.com]
Een nuttig uitgangspunt is:
Voordat u zich afvraagt wat AI met de gegevens van uw bedrijf kan doen, moet u ervoor zorgen dat de juiste gegevens gestructureerd en beheerd zijn en toegankelijk zijn voor de juiste personen.
Volgende stappen
- Vul de Epona-scan voor juridische DMS- en AI-gereedheid in
- Raadpleeg de richtlijnen van Microsoft inzake beveiliging en naleving voor Microsoft 365 Copilot
- Bekijk de overwegingen van Microsoft met betrekking tot Purview voor Microsoft 365 Copilot
De Legal DMS & AI Readiness Scan van Epona omvat document- en e-mailopslag, de afstemming van het DMS op Microsoft 365, dossierstructuren, toegangsrechten, risico’s van overmatige informatie-uitwisseling, metagegevens, dossiercontext, betrouwbare kennis, Purview en AI-governance
Microsoft Purview biedt mogelijkheden op het gebied van informatiebeveiliging, gegevensbeveiliging en naleving die een aanvulling kunnen vormen op het beheer van juridische documenten binnen Microsoft 365.
Microsoft beschrijft de mogelijkheden van Purview voor Microsoft 365 Copilot, waaronder gegevensclassificatie, vertrouwelijkheidslabels, Data Loss Prevention (DLP), auditing, eDiscovery, Data Lifecycle Management, Insider Risk Management en Compliance Manager. [learn.microsoft.com]
Voor een juridische organisatie kan dit de relatie tussen het DMS en de onderliggende Microsoft-omgeving bijzonder belangrijk maken.
Bij het opzetten van een juridische informatiearchitectuur moet rekening worden gehouden met vragen als:
- Welke informatie is vertrouwelijk of gevoelig?
- Wie zou toegang moeten hebben?
- Hoe moet informatie worden ingedeeld?
- Hoe lang moeten verschillende soorten informatie worden bewaard?
- Wat moet er gebeuren aan het einde van de levenscyclus?
- Hoe moet AI omgaan met gevoelige informatie?
Microsoft beschrijft ook DLP-maatregelen voor Microsoft 365 Copilot waarmee de verwerking van bepaalde gevoelige invoeropdrachten, bestanden, e-mails of informatie kan worden beperkt op basis van geconfigureerde beleidsregels en voorwaarden. [learn.microsoft.com]
Het beheer van juridische documenten, de beveiliging van Microsoft 365 en informatiebeheer moeten daarom als een geheel worden beschouwd, en niet als volledig afzonderlijke initiatieven.
Volgende stappen
Wanneer u alternatieven voor NetDocuments of iManage overweegt, is het belangrijkste verschil tussen een gespecialiseerd DMS-platform en een op Microsoft 365 gebaseerd juridisch DMS de architecturale aanpak.
Een op Microsoft 365 gebaseerd juridisch documentbeheersysteem maakt gebruik van het Microsoft-ecosysteem, waaronder technologieën zoals SharePoint en Microsoft 365, als basis en voegt daar specifieke functionaliteit voor het beheer van juridische documenten, e-mails en dossiers aan toe.
Bedrijven die verschillende benaderingen evalueren, zouden daarom meer moeten vergelijken dan alleen lijsten met functies. Belangrijke overwegingen zijn onder meer:
- Huidige Microsoft 365-strategie
- Waar documenten en e-mails worden opgeslagen
- Integratie met Outlook en Word
- Materiaalgericht werken
- E-mailbeheer
- Metadata en zoeken
- Informatiebeheer
- Beveiligingsarchitectuur
- Microsoft Purview
- AI-strategie
- Migratievereisten
- Gebruikerservaring en acceptatie
- Integratie met andere juridische software
- Platformstrategie voor de lange termijn
- Totale eigendomskosten
Epona365 hanteert een op Microsoft 365 gebaseerde aanpak. Epona beschrijft het als een oplossing die is gebouwd op Microsoft 365 en SharePoint en speciaal is ontworpen voor advocaten en bedrijfsjuristen, inclusief integratie met Microsoft-toepassingen.
Er bestaat niet één architectuur die voor iedereen de ‘beste’ is. De juiste aanpak hangt af van de behoeften van het bedrijf, de bestaande infrastructuur en de technologiestrategie.
Voor organisaties die Microsoft 365 als hun strategisch platform overwegen, is de volgende vraag bijzonder nuttig:
Willen we dat Microsoft 365 gewoon wordt geïntegreerd met ons DMS, of willen we dat Microsoft 365 de basis vormt van onze documentbeheeromgeving?
Dat onderscheid kan een aanzienlijke invloed hebben op de langetermijnstrategie van het bedrijf op technologisch gebied.
Volgende stappen
Advocatenkantoren kunnen Microsoft 365 en SharePoint gebruiken als basis voor het ordenen, beheren en raadplegen van juridische kennis, maar technologie alleen leidt nog niet tot effectief kennisbeheer.
Voor een succesvol juridisch kennisbeheer moeten kantoren het volgende vaststellen:
- Wat vormt waardevolle knowhow?
- Hoe kennis wordt ingediend
- Wie beoordeelt en keurt het goed?
- Hoe kennis wordt ingedeeld
- Wie is de eigenaar en wie onderhoudt het?
- Hoe advocaten dit ervaren
- Wanneer verouderde kennis wordt herzien of buiten gebruik wordt gesteld
- Hoe AI zou moeten omgaan met betrouwbare kennis
Dit is waar een speciaal daarvoor bestemd KMS een belangrijke governance-laag kan toevoegen.
Epona KMS, is bijvoorbeeld gebouwd op SharePoint en biedt gecontroleerde bijdragen en goedkeuringen, op praktijk- en onderwerpgebaseerde structuren en metagegevens. Epona stelt dat zijn AI-agenten metagegevens kunnen voorstellen en de vindbaarheid kunnen helpen verbeteren, terwijl aangewezen experts de controle behouden over goedkeuringen en publicatie.
Het doel zou niet alleen moeten zijn om meer documenten doorzoekbaar te maken.
Het doel zou moeten zijn om de juiste juridische kennis betrouwbaar, vindbaar en herbruikbaar te maken .
Dit onderscheid wordt nog belangrijker wanneer een bedrijf wil dat AI gebruikmaakt van zijn interne kennis.
Volgende stappen
Bij de implementatie van AI voor juridische kennis moeten advocatenkantoren eerst nagaan of hun onderliggende informatie betrouwbaar is, op de juiste wijze beveiligd is en geschikt is voor hergebruik.
AI kan advocaten helpen om informatie efficiënter te vinden, samen te vatten en te gebruiken, maar voor een succesvolle implementatie is meer nodig dan alleen het kiezen van een AI-tool.
Advocatenkantoren zouden het volgende moeten overwegen:
- Kwaliteit van de informatie: Is de juridische kennis correct, actueel en goedgekeurd?
- Toegang en machtigingen: Hebben gebruikers en AI alleen toegang tot de informatie waarvoor zij toestemming hebben?
- Kennisbeheer: Wie beoordeelt, keurt goed en onderhoudt herbruikbare juridische kennis?
- Context en metagegevens: Zijn documenten gekoppeld aan de juiste zaken, cliënten, rechtsgebieden en documenttypes?
- Beveiliging en naleving: Zijn er passende maatregelen voor informatiebeveiliging en naleving getroffen?
- Menselijk toezicht: Kunnen advocaten de bron en de context van door AI gegenereerde resultaten verifiëren?
- Levenscyclusbeheer: Wordt verouderde of achterhaalde kennis herzien, bijgewerkt of verwijderd?
Microsoft legt uit dat Microsoft 365 Copilot en agents toegang hebben tot inhoud die is opgeslagen binnen de Microsoft 365-tenant, waaronder documenten in SharePoint en OneDrive en mailboxen in Exchange Online. Microsoft raadt organisaties aan om zich op de hoogte te stellen van de relevante overwegingen op het gebied van gegevensbescherming voordat ze Copilot-licenties implementeren. [learn.microsoft.com]
Microsoft Purview kan deel uitmaken van deze aanpak dankzij functies zoals gevoeligheidslabels, auditing, Data Loss Prevention, eDiscovery en Data Lifecycle Management voor interacties met Microsoft 365 Copilot. [learn.microsoft.com]
Een DMS en een KMS spelen in dit proces verschillende, maar elkaar aanvullende rollen. Het DMS zorgt voor een gestructureerd beheer van documenten, e-mails en dossierinformatie. Het KMS biedt een zorgvuldig samengestelde omgeving voor goedgekeurde modeldocumenten, richtlijnen en andere herbruikbare juridische kennis.
Het doel zou daarom niet moeten zijn om AI toegang te geven tot zoveel mogelijk informatie. Het zou moeten zijn om veilige toegang te bieden tot de juiste documenten, betrouwbare context en beproefde juridische kennis.
Volgende stappen
DMS, KMS en AI: leg eerst de basis
Voor advocatenkantoren en juridische afdelingen raken DMS, KMS, dossierbeheer en AI steeds meer met elkaar verweven.
Het DMS beheert de werkdocumenten, e-mails en dossiergegevens van het kantoor.
Het KMS zet geselecteerde knowhow om in gestructureerde, beheerde en herbruikbare organisatiekennis.
AI biedt advocaten nieuwe manieren om met die informatie om te gaan, maar toegangsrechten, de kwaliteit van de informatie, de context en het beheer blijven belangrijke aandachtspunten.
Voor juridische organisaties die al in Microsoft-technologie hebben geïnvesteerd, biedt dit de kans om software voor het beheer van juridische documenten, kennisbeheer, beveiliging, compliance en AI te beschouwen als onderdelen van een bredere Microsoft 365-informatiestrategie.
Epona365 biedt een oplossing voor het beheer van juridische documenten en e-mail, gebaseerd op Microsoft 365 en SharePoint, terwijl Epona KMS een op SharePoint gebaseerde omgeving biedt voor geselecteerde juridische kennis.
Wilt u ontdekken hoe dit er voor uw organisatie uit zou kunnen zien?
Klaar voor je volgende stap?
Ons team kan je adviseren over hoe de juridische afdeling te versterken met krachtige, AI-gestuurde softwareoplossingen voor dossier-, document- en kennisbeheer.
Laten we samenwerken, neem contact met ons op!