Wat een juridisch KMS in 2027 zou moeten doen
Een juridisch KMS bewijst zijn nut pas als mensen het daadwerkelijk gebruiken. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar kennisbeheer heeft de neiging om te omslachtig te worden. Te veel stappen, handmatig taggen en te veel zoeklocaties. Maar ook te veel moeite voor de jurist die gewoon op zoek is naar de juiste clausule, het juiste precedent of het juiste antwoord. Dat is waar de kracht van AI-agenten het verschil maakt. Tijdens ons recente webinar ‘ Epona KMS ’ liet Marcel Lang zien hoe Epona KMS is opgebouwd rond een eenvoudiger idee: goede kennis gemakkelijk maken om bij te dragen, te beheren en te hergebruiken.
Begin met de kennis die mensen op
al hebben opgebouwd
Elke dag wordt er al nuttige kennis gegenereerd. Het KMS moet het gemakkelijk maken om dat werk vast te leggen voordat het in een andere map verdwijnt. In Epona365 kunnen juristen documenten rechtstreeks vanuit het DMS aanwijzen. Dezelfde workflow kan ook worden toegepast bij andere DMS-platforms, waarbij geselecteerde inhoud wordt verplaatst naar de op SharePoint gebaseerde KMS-omgeving. Vanaf daar neemt het KM-team het over. Documenten kunnen worden beoordeeld, geanonimiseerd, verrijkt met metadata en ter goedkeuring aan de juiste personen worden toegewezen. Er kunnen ook beoordelingsdata worden toegevoegd, terwijl een AI-agent in Epona KMS kan controleren wanneer inhoud aandacht nodig heeft en deze opnieuw in het beoordelingsproces kan brengen. Dat betekent dat de advocaat een bijdrage levert en de gatekeeper de kwaliteit waarborgt, en die balans is belangrijk.
Zoek: Je moet de juridische taal van
begrijpen
Advocaten zoeken zelden op dezelfde manier. De ene persoon typt het woord SPA in, terwijl een ander zoekt naar Share Purchase Agreement. Een derde gebruikt misschien een lokale variant of andere juridische bewoordingen. Epona KMS maakt gebruik van synoniemen, metadata, filters en instelbare relevantie om al die zoekopdrachten samen te brengen. Advocatenkantoren kunnen de rangschikkingsregels ook zelf aanpassen in de instellingen van Epona KMS , zodat een bijgehouden sjabloon zwaarder kan wegen dan een oud artikel of vonnis. Gebruikers kunnen ook zien waarom een resultaat op een bepaalde plaats in de ranglijst staat. Dat maakt het zoeken begrijpelijker en betrouwbaarder.
Voor veelgestelde vragen kunnen bedrijven nog een stap verder gaan en geverifieerde antwoorden opstellen. Advocaten krijgen dan een direct antwoord met verwijzingen naar de onderliggende bronnen, in plaats van elke keer weer helemaal opnieuw te moeten beginnen.
Zet kennis in op de plekken waar de advocaten v
, al werkzaam zijn
Elke keer een nieuw platform openen wanneer je een clausule nodig hebt, is een snelle manier om gebruikers te verliezen. Daarom brengt Epona KMS ook kennis naar Word. Tijdens het webinar liet Marcel zien hoe advocaten tijdens het opstellen direct kunnen zoeken naar clausules, documenten en sjablonen, om vervolgens de geselecteerde inhoud in te voegen in het document waaraan ze al werken. Hetzelfde principe geldt voor de clausulebibliotheek en de promptbibliotheek.
Nuttige zinnen kunnen context en verhaal bevatten. Aanwijzingen kunnen binnen een team of praktijkgebied worden gedeeld, in plaats van alleen in iemands persoonlijke aantekeningen te staan. Kennis wordt zo een onderdeel van het werk, in plaats van nog iets extra’s dat je moet onthouden.
Laat AI-agenten je helpen
KM-teams moeten ook weten waar de hiaten zitten. ‘ Epona KMS ’ bevat AI-agenten die ontbrekende metadata kunnen signaleren, lacunes in de kennisverzameling kunnen opsporen en verbeteringen kunnen voorstellen. Het voorstel wordt ter beoordeling en goedkeuring teruggestuurd naar de juiste persoon. Het systeem laat ook zien waar mensen naar zoeken, welke documenten ze gebruiken, waar de zoekkwaliteit achteruitgaat en welke onderwerpen weinig aandacht krijgen. Dat biedt KM-teams iets dat veel nuttiger is dan een bibliotheek vol documenten: inzicht in wat advocaten nodig hebben.
Zorg ervoor dat de KMS-
-functie op een drukke dag goed van pas komt
Een modern KMS moet aansluiten bij het tempo van juridisch werk. Het bijdragen moet eenvoudig zijn. Het beoordelen moet duidelijk zijn. Het zoeken moet logisch verlopen. Betrouwbare inhoud moet binnen handbereik zijn. En wanneer je AI toevoegt, moet het kantoor nog steeds weten waar het antwoord vandaan komt en wie verantwoordelijk is voor de kennis die erachter schuilgaat.
Dat is de gedachte achter Epona KMS.
Neem contact op met ons verkoopteam om te ontdekken hoe Epona KMS uw bedrijf kan helpen
