Waarom we een toonaangevend juridisch DMS verlieten voor Office365
Waarom beperkte organisatie en zoekmogelijkheden leidden tot een 15-jarig vertrek.
Door Ryan Helmer, IT Manager, Greene Espel PLLP voor Epona Legal
Een documentbeheersysteem
De keuze om in 2017 een toonaangevend juridisch DMS te verlaten voor SharePoint in Office 365 druiste in tegen de heersende opvattingen in de juridische sector, die waren dat juridische DMS-oplossingen niet alleen de beste opties waren voor advocatenkantoren, maar de enige haalbare opties. Maar Greene Espel, een boetiek voor procesvoering, heeft zijn reputatie niet opgebouwd door zijn collega's te kopiëren. Er waren veel redenen voor de overstap naar SharePoint: beheer en organisatie van documenten, zoekmogelijkheden, platformfunctionaliteit en -ondersteuning, kosten en de bijna natuurkracht die Microsoft's cloud is: Office 365, en nu Microsoft 365, het overkoepelende platform waar Office 365 deel van uitmaakt.
Het oude DMS ontgroeien
Waarom beperkte organisatie en zoekmogelijkheden leidden tot een 15-jarig vertrek
Je zou verwachten dat een documentbeheersysteem uitblinkt in het beheren van documenten, maar we ontdekten dat het systeem in feite slechts twee methoden bood waarmee gebruikers - niet systeembeheerders - de organisatie van documenten voor een zaak konden beheren: bestandsnamen (beschrijvingen) en mappen. Ons oude systeem bood metadatastructuren, maar die waren nooit ontworpen om op zaakniveau gebruikersgestuurd documentbeheer te bieden. Zelfs nadat we veel tijd hadden besteed aan het plannen en maken van de organisatiestructuren en we hadden geprobeerd om naamgevingsconventies in te voeren, bood het systeem weinig meer dan een vooraf gedefinieerde mappenstructuur op hoog niveau op een bestandsserver met een snufje zoekfunctie erbovenop.
Lees de whitepaper hier:
PDF laden...
Wil u meer weten?
