"Gekoppeld aan Microsoft" is niet hetzelfde als "gebouwd op Microsoft"
Een connector kan juridische inhoud toegankelijk maken.
Epona365 houdt juridische werkzaamheden binnen Microsoft 365 en SharePoint.
Cloud Oplossingen
In de branche wordt vaak over Microsoft-integratie gesproken alsof alle modellen hetzelfde zijn. Dat is niet zo. Er is een verschil tussen een juridisch DMS dat documenten op een apart platform opslaat en vervolgens weer koppelt aan Microsoft, en een juridisch DMS dat Microsoft 365 en SharePoint als basis gebruikt.
Bij een extern DMS worden documenten doorgaans buiten de Microsoft 365-tenant opgeslagen. Afhankelijk van de configuratie en mogelijkheden kan Microsoft mogelijk via een connector toegang krijgen tot een deel van die inhoud.
Dat kan het zoeken en vinden van informatie ondersteunen, maar de onderliggende documentomgeving heeft nog steeds haar eigen beveiligingsmodel, machtigingslogica, audittrail, metadatastructuur en productroadmap. Dat betekent dat governance op meerdere niveaus moet worden begrepen: één niveau voor het DMS en één niveau voor Microsoft 365. Een ander niveau voor integraties en later nog een reeks vragen voor Copilot, AI-tools of agents.
Voor sommige organisaties is die architectuur wellicht aanvaardbaar. Voor andere, met name die welke Microsoft als standaard hanteren, roept dit een vraag op die het overwegen waard is.
“Is dit nu echt een juridische werkomgeving van Microsoft 365, of is het een afzonderlijk juridisch documentbeheersysteem met een koppeling naar Microsoft?”
Een connector
is niet hetzelfde als ‘native’
AI heeft context nodig, want een dossier is niet zomaar een bestand. Het omvat e-mails, versies, machtigingen, documenttypes, vertrouwelijkheid, cliëntcontext, tijdlijnen, kennis en werkgeschiedenis. Voor juridische teams is de praktische vraag dan ook eenvoudig: „Helpt de omgeving de AI het juridische dossier te begrijpen, of wijst ze de AI alleen maar naar een document?“ Daar komt architectuur om de hoek kijken. Als documenten, e-mails en de context van een zaak in Microsoft 365 en SharePoint zijn ondergebracht, kunnen ze op een natuurlijkere manier worden afgestemd op de identiteitsbeheer-, machtigings-, samenwerkings-, governance- en AI-diensten van Microsoft. Als juridische documenten in een apart DMS worden opgeslagen, is toegang wellicht mogelijk via een connector, maar kan de context rond die toegang beperkter of gefragmenteerder worden.
Een connector kan inhoud toegankelijk maken, maar een juridisch platform dat native is voor Microsoft kan juridische inhoud rechtstreeks in de werkomgeving integreren. Dat verschil wordt steeds belangrijker naarmate juridische teams de overstap maken van zoekfuncties naar AI-ondersteunde workflows, van prompts naar agents, en van het opzoeken van documenten naar de voorbereiding van dossiers, het hergebruik van kennis en automatisering met oog voor governance.
als basis, waarbij Epona de juridische laag bovenop dat platform toevoegt.”
Epona365 is gebaseerd op Microsoft 365 en SharePoint
Epona365 hanteert een Microsoft-native aanpak. Het is gebouwd op Microsoft 365 en SharePoint. SharePoint vormt de basis voor documenten, terwijl Epona de juridische laag toevoegt die standaard Microsoft 365 niet standaard biedt: dossiers, e-mailarchivering, juridische metagegevens, machtigingen en dossiercontext. Dat betekent dat juridisch werk nauw aansluit bij de omgeving die advocaten dagelijks al gebruiken: Outlook, Word, Teams, SharePoint en de browser.
Dit is iets heel anders dan juridische documenten in een aparte opslagplaats onderbrengen en ze later weer aan Microsoft koppelen. Epona vraagt bedrijven niet om te kiezen tussen Microsoft en de juridische structuur. Het integreert de juridische structuur in Microsoft.
Dat onderscheid is met name van belang voor organisaties die een ‘Microsoft-first’-strategie hanteren. In dat geval gaat het minder om de aanschaf van nog een juridische applicatie en meer om het uitbreiden van het Microsoft-platform om juridisch werk goed te kunnen ondersteunen.
Zoals Bart Bogaerts in zijn bijdrage zei: “Klanten kiezen niet alleen voor Epona; ze kiezen voor Microsoft als basis, waarbij Epona de juridische laag bovenop dat platform toevoegt.”
Het beheer volgt de architectuur
De discussie over connectoren versus native oplossingen heeft ook gevolgen voor het beheer. Microsoft Purview is ontworpen om organisaties te helpen bij het beheren en beveiligen van gegevens in Microsoft 365. Als juridische documenten in SharePoint zijn opgeslagen, kan Purview deel uitmaken van dezelfde beheerstrategie op het gebied van classificatie, labels, bewaartermijnen, audits, preventie van gegevensverlies en informatiebeveiliging.
Als juridische documenten in een apart DMS worden opgeslagen, kan het beheer in grotere mate afhankelijk zijn van integraties, koppelingen of parallelle beleidsmodellen. Dat betekent niet dat externe DMS-platforms ongeschikt zijn. iManage en NetDocuments zijn gevestigde systemen voor het beheer van juridische documenten met een sterke traditie in de juridische markt. Voor sommige organisaties blijven zij de voorkeurskeuze. Het gaat er niet om dat één architectuur altijd de juiste keuze is voor elk kantoor, maar dat architectuur nu belangrijker is dan ooit.
Wanneer juridische teams zich voorbereiden op Copilot, AI en agents, moeten ze weten waar hun documenten zich bevinden, welke toegangsrechten van toepassing zijn, waar het beheer wordt gehandhaafd en hoeveel context de AI kan gebruiken.
Lees meer over Microsoft Purview in ons artikel: Copilot is de ambitie. Purview is de realiteitscheck.
De strategische vraag
voor juridische teams
Voor organisaties met een ‘Microsoft-first’-strategie is de vraag duidelijk:
“Willen we juridische documenten, e-mails en de context van dossiers binnen onze Microsoft 365-omgeving bewaren, of in een apart documentbeheersysteem dat weer is gekoppeld aan Microsoft?”
Het heeft invloed op de manier waarop advocaten werken in Outlook, Word, Teams en SharePoint. Het heeft invloed op de manier waarop governance wordt toegepast en op de manier waarop kennis kan worden hergebruikt. Maar het heeft ook invloed op de manier waarop Copilot en toekomstige AI-workflows juridische inhoud kunnen verwerken. Daarom is het standpunt van Epona eenvoudig. Microsoft 365 vormt de basis. Epona365 voegt de juridische DMS-laag toe. Epona KMS voegt de kennislaag toe.
Een koppeling kan Microsoft helpen bij het vinden van inhoud, maar een juridisch platform dat volledig op Microsoft is gebaseerd zorgt ervoor dat juridisch werk plaatsvindt binnen de omgeving waar Microsoft, governance en AI zich al aan het ontwikkelen zijn.
