Hebben advocatenkantoren in het tijdperk van Copilot nog steeds een DMS nodig?
Inside Legal Platforms, door Bart Bogaerts
De vraag die bedrijven zich steeds vaker stellen
Een paar jaar geleden was het gesprek over DMS-systemen nog voorspelbaar, omdat advocatenkantoren een plek nodig hadden om documenten op te slaan en e-mails te archiveren. Het systeem moest veilig, doorzoekbaar en op dossiers gebaseerd zijn. Niemand verwachtte grote veranderingen. Een DMS-systeem was gewoon een onderdeel van de dagelijkse gang van zaken. Toen kwam Microsoft Copilot ten tonele.
Plotseling werd de vraag interessanter. Als advocaten al met Microsoft 365 werken en Copilot de nieuwe interface wordt voor het zoeken en samenvatten van informatie, hebben advocatenkantoren dan nog wel een juridisch documentbeheersysteem nodig?
Hier kan ik kort over zijn: ja. Zelfs nog meer dan voorheen.
Dat antwoord klinkt misschien vreemd in een markt vol AI-hype. Veel mensen verwachten dat AI orde op zaken zal stellen op het gebied van juridische informatie. Dat zal niet gebeuren. AI kan alleen betere antwoorden geven als de omgeving voldoende structuur biedt om het te sturen.
Een document op zich vertelt slechts een deel van het verhaal. Het systeem moet ook de zaak, de versie en de toegangsrechten begrijpen. Zonder die context kan AI nog steeds een antwoord genereren. De advocaat heeft dan alleen minder reden om erop te vertrouwen.
-gecontroleerd en betrouwbaar is. Voor juristen, IT-medewerkers en voor Copilot.”
SharePoint is krachtig en
, maar juridisch werk heeft structuur nodig
Microsoft 365 biedt bedrijven een stevige basis. Advocaten stellen documenten op in Word en werken dagelijks met Outlook, en IT-teams beheren identiteits- en beveiligingszaken al binnen de Microsoft-omgeving. Dat maakt Microsoft tot een logische keuze om de volgende generatie juridisch werk op te bouwen. SharePoint speelt een belangrijke rol in die basis. Het is een krachtig platform en maakt al deel uit van het Microsoft-landschap. Nu Copilot steeds meer deel uitmaakt van het dagelijkse werk, wordt SharePoint nog relevanter.
Toch wordt SharePoint niet zomaar van de ene op de andere dag een volwaardig juridisch documentbeheersysteem.
Een advocatenkantoor heeft behoefte aan een zaakgericht werkproces en een e-mailarchiveringssysteem dat het volledige verhaal van een zaak vastlegt. Het heeft metadata nodig die het juridische werk weerspiegelen en een machtigingslogica die rekening houdt met vertrouwelijkheid.
Een kantoor of juridische afdeling kan documenten in SharePoint opslaan en toch geen betrouwbare juridische structuur hebben. Dat verschil wordt pijnlijk zodra AI de documenten gaat analyseren. Ik zal uitleggen waarom: als inhoud verspreid is over Teams en persoonlijke mappen, neemt AI die rommel over. Als definitieve versies naast oude concepten staan, wordt het moeilijker om vertrouwen te wekken. Als machtigingen onduidelijk zijn, neemt het risico sneller toe dan het werk vordert. AI maakt een zwakke structuur sneller zichtbaar.
Van opslag tot
Legal Data Foundation
Vroeger draaide het bij een DMS vooral om het archiveren en terugvinden van documenten. Waar is het document? Wie heeft eraan gewerkt? Kunnen we het later terugvinden? Die vragen zijn nog steeds belangrijk, maar de rol van het DMS is inmiddels veel groter geworden.
Een modern juridisch DMS vormt de gegevensbasis voor het dagelijkse werk en voor AI. Het geeft documenten context binnen een zaak en helpt advocaten de juiste versie te vinden in plaats van acht versies die er bijna goed uitzien.
Juridische teams hebben behoefte aan een werkomgeving waarin juridische inhoud bruikbaar, goed beheerd en betrouwbaar is. Voor juristen, IT en Copilot. Vroeger ondersteunde het DMS de manier waarop juristen hun werk opsloegen. Nu bepaalt het ook hoe AI dat werk kan begrijpen.
Waarom inheems belangrijk is
Dit is ook de reden waarom de discussie over ‘Microsoft-native’ een diepgaandere behandeling verdient. Veel leveranciers kunnen beweren dat ze een koppeling met Microsoft bieden. Een connector kan nuttig zijn omdat deze ervoor zorgt dat inhoud vanuit een ander systeem toegankelijk wordt. Maar toegankelijke inhoud is nog maar het begin. Een connector naar Microsoft is niet hetzelfde als een juridisch DMS dat binnen Microsoft 365 is ingebouwd. Dat verschil heeft gevolgen voor het beheer en de context. Het beïnvloedt ook de manier waarop Copilot met juridische informatie kan werken.
Voor juridische teams is de praktische vraag eenvoudig: helpt de omgeving de AI om het juridische dossier te begrijpen, of wijst deze de AI alleen maar in de richting van een document?
Epona365 is gebaseerd op Microsoft 365 en SharePoint. Dat betekent dat juridisch werk dicht bij de omgeving blijft waarin advocaten al werken. Epona voegt daar de juridische laag aan toe: dossiers, e-mailarchivering, metagegevens en toegangsregels. Dat is iets heel anders dan juridische documenten in een aparte omgeving plaatsen en ze later weer aan Microsoft koppelen. Epona vraagt kantoren niet om te kiezen tussen Microsoft en een juridische structuur. Het brengt de juridische structuur juist naar Microsoft.
Eerst DMS, daarna KMS
Het DMS legt het werk vast en het KMS zet de kennis in. Een DMS structureert documenten en e-mails rond dossiers. Een KMS selecteert de beste knowhow en maakt deze herbruikbaar. Een kantoor kan geen betrouwbare juridische kennis opbouwen op basis van versnipperd dossierwerk. De basis moet eerst kloppen.
Epona365 helpt kantoren om van Microsoft 365 en SharePoint een platform voor juridisch documentbeheer te maken. Wij bieden advocaten een zaakgerichte manier van werken binnen de tools die zij al gebruiken. Dit zorgt voor een steviger fundament voor Copilot, toekomstige AI-agenten en het hergebruik van kennis.
Dus ja, advocatenkantoren hebben nog steeds een DMS nodig. Ze hebben er een nodig omdat Copilot steeds meer deel uitmaakt van het juridische werk. Ze hebben er een nodig omdat context nu belangrijker is dan ooit. En voordat ik het vergeet: ze hebben er een nodig omdat het concurrentievoordeel voortkomt uit de eigen gestructureerde kennis van het kantoor, in plaats van uit dezelfde AI-tools die elk ander kantoor kan aanschaffen.
