Advocatenkantoren kopen nog steeds interfaces, terwijl AI de werkprocessen herontwerpt
Inside Legal Platforms, door Bart Bogaerts
Het scherm is niet langer de plek waar het echte werk plaatsvindt
Juridische technologie volgde vroeger een voorspelbare structuur. Elk proces had zijn eigen systeem, elk systeem had zijn eigen interface, en juridische professionals brachten een groot deel van hun dag door met het schakelen tussen verschillende omgevingen. Documenten stonden op het ene platform, informatie over dossiers op een ander en financiële gegevens weer ergens anders. Werkprocessen waren sterk afhankelijk van het feit dat mensen handmatig tussen systemen moesten schakelen om het werk op gang te houden.
De rol van de bestaande systemen
Dat model was logisch in een wereld waarin software draaide om gebruikers die zelf actief met applicaties werkten. De interface bepaalde de gebruikerservaring. Die logica begint steeds meer te verschuiven. AI verplaatst steeds meer activiteiten naar de achtergrond van de zichtbare softwarelaag, waardoor workflows tussen systemen kunnen worden uitgevoerd zonder dat gebruikers zelf voortdurend van omgeving hoeven te wisselen.
Het interessante is dat deze verschuiving de bestaande platforms niet vervangt. Advocatenkantoren zullen nog steeds gebruikmaken van documentbeheersystemen, CRM-omgevingen, financiële software, HR-platforms en kennissystemen. Wat verandert, is de rol die deze systemen spelen. Ze blijven de primaire systemen voor gegevensopslag, terwijl agenten en coördinatielagen in toenemende mate de acties tussen deze systemen afhandelen.
Agenten doorlopen workflows
Een groot deel van de markt voor juridische AI richt zich nog steeds sterk op interfaces: assistenten voor het opstellen van documenten, op zichzelf staande chatomgevingen en productiviteitstools die bovenop bestaande software worden ingebouwd. Hoewel dit nuttig is, vormt het slechts een klein onderdeel van de bredere verschuiving die zich op de achtergrond al voltrekt.
Juridisch werk is nooit echt documentgericht geweest. Het is altijd workflowgericht geweest: het openen van dossiers, het beoordelen van verplichtingen, het raadplegen van jurisprudentie, het controleren van factureringsvereisten, het doorsturen van goedkeuringen en het opstellen van communicatie met cliënten zijn allemaal onderling samenhangende activiteiten die tegelijkertijd via meerdere systemen en personen verlopen.
Agents worden steeds belangrijker omdat ze in toenemende mate binnen die workflows kunnen opereren in plaats van beperkt te blijven tot afzonderlijke taken. Dat verandert de rol van AI ingrijpend. De discussie verschuift van „welke tool het beste antwoord oplevert“ naar vragen over coördinatie, governance, machtigingen en de uitvoering van workflows. Zoals Bart Bogaerts het verwoordt: „De meeste bedrijven beschouwen AI nog steeds als een tool. De echte verschuiving begint pas wanneer AI onderdeel wordt van het bedrijfsmodel.”
Het echte voordeel zit onder het model
Veel bedrijven benaderen AI nog steeds als een race om het beste model of de nieuwste assistent. Dat voordeel zal waarschijnlijk al snel van tijdelijke aard blijken te zijn. Modellen evolueren snel en de mogelijkheden van verschillende leveranciers komen steeds meer op één lijn. Wat veel moeilijker te evenaren is, is de gereguleerde context. De geschiedenis van een zaak, de eisen van de cliënt, precedenten, interne kennis, machtigingen, workflows en het institutionele geheugen vormen de echte basis voor bruikbare juridische AI. Zonder die structuur kan AI weliswaar overtuigende resultaten opleveren, maar blijft het losstaan van de juridische werkomgeving.
Daarom winnen data-architectuur en -governance weer aan strategisch belang. Bedrijven die kennis op de juiste manier organiseren, gestructureerde dossieromgevingen onderhouden en workflows op een slimme manier met elkaar verbinden, creëren de voorwaarden waarin AI betrouwbaarder en veiliger kan functioneren.
Bart: “De bedrijven die voorop zullen lopen, zijn niet de bedrijven met de meeste AI-tools. Het zijn de bedrijven met de best beheerde context.”
De workflow wordt belangrijker dan de interface
Dit verandert ook de manier waarop juridische platforms moeten worden beoordeeld. Jarenlang lag de focus op de markt sterk op dashboards, navigatie en gebruikerservaring op interfaceniveau. Steeds vaker wordt de vraag of de onderliggende workflow goed genoeg is geïntegreerd, zodat intelligentie en automatisering daarbinnen veilig kunnen functioneren, belangrijker. Dat vereist dat kantoren anders gaan nadenken over technologische beslissingen. Vragen rond governance, controleerbaarheid, machtigingen, metadata, integraties en de structuur van dossiers worden veel belangrijker zodra medewerkers in meerdere systemen gaan werken.
De kwaliteit van de onderliggende architectuur bepaalt in toenemende mate de kwaliteit van de gebruikerservaring die daarboven wordt geboden. Dat is ook de reden waarom veel op zichzelf staande AI-tools moeite hebben om op lange termijn waarde te creëren binnen juridische organisaties. Ze kunnen weliswaar nuttige resultaten opleveren, maar functioneren vaak buiten de operationele context van het kantoor. Juridisch werk vindt daarentegen plaats binnen gereguleerde workflows.
Waarom de koers van Microsoft van belang is
Dit is een van de redenen waarom het ecosysteem van Microsoft steeds belangrijker is geworden in discussies over AI in de juridische sector. Copilot haalt niet alleen maar documenten op. Het maakt gebruik van Microsoft Graph, SharePoint-structuren, machtigingen, metagegevens en organisatorische context om te bepalen welke informatie relevant, betrouwbaar en toegankelijk is voor een bepaalde gebruiker op een bepaald moment.
Die onderliggende structuur is van enorm belang in juridische omgevingen, waar context en vertrouwelijkheid van cruciaal belang zijn. Een document krijgt pas betekenis wanneer het wordt begrepen in relatie tot de zaak, de cliënt, eerdere communicatie en de bijbehorende workflow. De rol van het DMS verandert hierdoor: het fungeert in toenemende mate als onderdeel van het operationele geheugen van het kantoor.
Epona en de onderliggende orchestration-laag van juridisch werk
Deze aanpak sluit nauw aan bij de manier waarop Epona juridische platforms benadert. Epona365 is niet ontworpen als een afzonderlijke AI-omgeving. Het is gebaseerd op het idee dat juridische professionals moeten kunnen werken binnen de Microsoft-omgevingen die ze al gebruiken, met behoud van de onderliggende structuur van de dossiers, het beheer en de juridische context. Dit is belangrijk zodra agenten rechtstreeks met systemen gaan communiceren. AI wordt pas nuttig wanneer het kan functioneren binnen vertrouwde workflows en gereguleerde omgevingen. De dossiergerichte structuur, machtigingen, metadata en documentrelaties zijn niet langer operationele details op de achtergrond. Ze worden onderdeel van de intelligentielaag zelf.
Zoals Bart het samenvat: “Het juridische platform van de toekomst is de coördinerende laag die achter de schermen kennis, workflows, governance en AI met elkaar verbindt.”
Juridische platforms gaan een nieuwe fase in
De juridische sector heeft de afgelopen twee jaar geëxperimenteerd met AI-tools. De volgende fase draait minder om experimenteren en meer om infrastructuur. Kantoren beginnen te beseffen dat langetermijnwaarde voortkomt uit omgevingen waarin workflows, kennis en governance zo goed met elkaar zijn verbonden dat AI veilig en effectief op grote schaal kan functioneren. De kantoren die deze verschuiving vroeg onderkennen, zullen verder gaan dan alleen het invoeren van tools en zich richten op de transformatie van hun werkprocessen. De kantoren die dat niet doen, zullen uiteindelijk wellicht ontdekken dat hun systemen weliswaar nog steeds informatie opslaan, maar niet langer actief ondersteunen hoe juridisch werk wordt uitgevoerd.
