Je beschikt al over de basis om je juridische en AI-tools te ontwikkelen
Door Marcel Lang, medeoprichter van Epona
"Waarom bevindt je belangrijkste materiaal zich juist daar?"
Het antwoord dat ik steeds weer krijg
Ik stel bedrijven een eenvoudige vraag. Waarom staat jullie belangrijkste materiaal precies daar waar het staat?
De antwoorden zijn eerlijk en zelden strategisch. Mijn voorganger heeft het zo opgezet. Het is wat bedrijven zoals het onze gebruiken. Onze IT-leverancier heeft het jaren geleden aanbevolen. Niemand heeft een verkeerde keuze gemaakt. De meesten hebben helemaal geen keuze gemaakt, omdat de beslissing lang geleden eenmalig is genomen door iemand die er inmiddels niet meer is.
Dat was prima zolang de beslissing alleen gevolgen had voor de opslaglocatie van bestanden. Nu heeft het veel grotere gevolgen.
Wat je al hebt
Dit is het punt dat vaak over het hoofd wordt gezien. Jullie bedrijf heeft al een belangrijke beslissing over het platform genomen, en dat is goed gegaan.
De meeste bedrijven maken al gebruik van Microsoft 365. Dat betekent dat u een eigen tenant hebt, met de naam van uw bedrijf erop. U beschikt over een identiteitssysteem dat weet wie er voor u werkt, wie er vorige maand is vertrokken en tot welke groep elke persoon behoort. U hebt classificatie- en bewaarregels, en een manier om deze toe te passen. Uw medewerkers werken al de hele dag in Outlook, Word en Teams zonder erbij na te denken.
Welke AI-functionaliteit Microsoft ook toevoegt, deze is altijd specifiek afgestemd op die omgeving, waarbij die machtigingen al zijn ingesteld.
Dat is een stichting. Die wordt gefinancierd en beheerd door iemand anders dan jij, en je bedrijf heeft dit al aanvaard.
Een fundering is niet het hele gebouw
Ik wil hier voorzichtig zijn, want de volgende zin wordt vaak verkeerd begrepen.
Een algemeen platform weet niet wat een zaak is. Het heeft geen inzicht in hoe uw kantoor zaken identificeert en verwijst, welke teams gescheiden moeten worden gehouden, of hoe lang een geschil dossier moet worden bewaard in vergelijking met een contract. Dat is geen tekortkoming. Microsoft ontwikkelt iets dat zowel voor een ziekenhuis als voor een advocatenkantoor moet werken, en daarom is het bewust algemeen opgezet.
Een bedrijf heeft dus een juridische laag nodig. De structuur van dossiers, de juiste metadata, de scheiding tussen teams die voor bepaalde werkzaamheden nodig is, een manier om e-mails te ordenen die een drukbezette persoon ’s avonds om zes uur ook daadwerkelijk zal gebruiken. Ik heb het grootste deel van mijn carrière besteed aan het opzetten van precies dat, dus ik ga zeker niet beweren dat het overbodig is.
De echte vraag is waar die laag zich bevindt. Bovenop de basis die je al hebt, of ernaast, met een eigen basis.
Waarom het nu belangrijker is dan vroeger
Het was niet altijd zo belangrijk. Lange tijd was het vooral een kwestie van technische voorkeur, en het antwoord had zelden gevolgen voor iemand buiten de IT-afdeling.
Wat is veranderd, is dat je documenten niet langer louter opslagmateriaal zijn, maar bronmateriaal zijn geworden. Op het moment dat je bruikbare antwoorden uit je eigen werk wilt halen, worden de regels die bij dat werk horen plotseling van belang. Wie mag dit inzien? Wat is vertrouwelijk? Wat is actueel en wat is achterhaald? En of het materiaal überhaupt toegankelijk is via de tools die je bedrijf gebruikt.
Wanneer alles zich binnen de omgeving bevindt die uw bedrijf beheert, zijn die regels al vastgelegd en van kracht. Wanneer het zich ergens anders bevindt, wordt elk daarvan een afzonderlijke regeling met een eigen beheerder.
Geen van beide opties is onuitvoerbaar. Bij de ene zijn er simpelweg minder onderdelen in het spel, en minder gevallen waarin het antwoord op de vraag „wie heeft dit besloten?“ „een leverancier“ is.
De vraag die ik zou willen stellen
Als uw bedrijf deze beslissing in de komende één à twee jaar gaat nemen, is het niet zinvol om alleen op de lijst met functies te letten. De meeste toonaangevende softwareoplossingen beschikken namelijk over vergelijkbare functies.
Ik zou in plaats daarvan drie dingen willen vragen.
Over tien jaar: volgens wiens regels valt dit materiaal onder? Als het eerlijke antwoord verwijst naar het beleid van een derde partij, dan heb je meer uitbesteed dan alleen de opslag.
Als we zouden willen verhuizen, wat zou daar dan eigenlijk voor nodig zijn? Niet of je dat van plan bent, maar of je dat zou kunnen.
En als er een nieuwe functie verschijnt in het platform dat onze mensen al gebruiken, maken we daar dan gebruik van, of wachten we tot iemand die voor ons opnieuw bouwt? Hier komt het platform waarop je bouwt het duidelijkst naar voren. Juridische software die op Microsoft 365 is gebouwd, profiteert direct van wat Microsoft toevoegt, zodra dat beschikbaar komt. Bij juridische software die ernaast is gebouwd, moet de leverancier al die functies eerst opnieuw ontwikkelen, als de leverancier al besluit dat het de moeite waard is om dat te doen.
Die drie vragen zeggen meer over het komende decennium dan welke demonstratie dan ook.
Het punt
De basis van uw bedrijf is al gelegd. Die is jaren geleden gekozen, betaald en goedgekeurd, en de meeste bedrijven beschouwen deze basis als iets vanzelfsprekends, in plaats van als het strategische kapitaal dat het inmiddels is geworden.
De keuze waar u nu voor staat, is niet zozeer welk systeem u moet aanschaffen. Het gaat erom of uw juridische werkzaamheden plaatsvinden op grond die u zelf bezit, of op grond die iemand anders voor u beheert.
Beide opties zijn haalbaar. Maar bij slechts één daarvan mag je zelf de beslissing nemen.
Benieuwd hoe een juridische laag bovenop Microsoft 365 er in de praktijk uitziet? Lees er meer over op onze pagina over juridische software.
Juridisch DMS & AI Gereedheidsscan
Ontdek 10 praktische controlepunten om te beoordelen of jouw omgeving voor juridische documenten de structuur, machtigingen, metagegevens en governance biedt die nodig zijn om AI veilig en op grote schaal te ondersteunen.
Deze gids bevat ook een praktische scorekaart voor de gereedheid op het gebied van juridische DMS en AI, die kan worden gebruikt om hiaten in kaart te brengen, interne discussies te ondersteunen en prioriteiten te stellen voor de volgende stappen op het gebied van DMS-, KMS-, Purview- en Microsoft 365-beheer.
Klaar voor je volgende stap?
Ons team kan je adviseren over hoe de juridische afdeling te versterken met krachtige, AI-gestuurde softwareoplossingen voor dossier-, document- en kennisbeheer.
Laten we samenwerken, neem contact met ons op!