Uw bedrijf beschikt al over de kennis. Het probleem is: weten wat u kunt vertrouwen.
Advocatenkantoren beschikken over een enorme hoeveelheid waardevolle kennis. Jarenlange jurisprudentie, clausules, argumenten, sjablonen, praktische tips en moeizaam opgedane ervaring zijn er al. De uitdaging is om te weten waar die kennis zich bevindt en of deze nog bruikbaar is. Tijdens ons recente webinar ‘ Epona KMS ’ beschreef Marcel Lang een herkenbaar beeld: knowhow die verspreid is over het hele kantoor. Deze is te vinden in DMS-werkruimten, persoonlijke schijven, e-mail, gedeelde mappen en de hoofden van individuele advocaten. Met een zoekopdracht kunnen de documenten weliswaar worden gevonden, maar advocaten moeten nog steeds weten welke versie actueel, goedgekeurd en geschikt is voor hergebruik.
Zoeken is eenvoudig,
, maar vertrouwen is moeilijker
AI maakt het moeilijker om dat probleem te negeren. Zoeken is eenvoudig, maar vertrouwen opbouwen is moeilijker. Het klinkt efficiënt om binnen enkele seconden tien bepalingen te vinden, totdat niemand meer weet welke bepaling de juiste is. Juridische kennis heeft context nodig. Iemand moet beslissen wat een plaats verdient in de kennisdatabase. Iemand moet de informatie controleren, bijhouden en bepalen wanneer deze opnieuw moet worden bekeken.
Daarom maakt Epona KMS gebruik van een proces van voordracht, beoordeling en publicatie. Een advocaat kan nuttige inhoud indienen, maar deze wordt niet automatisch onderdeel van de kennisbank van het kantoor, alleen maar omdat iemand op een knop heeft geklikt. Beoordelaars en poortwachters blijven deel uitmaken van het proces en hetzelfde principe geldt voor AI. Epona KMS kan vragen beantwoorden aan de hand van de samengestelde kennisbank en de bronnen achter het antwoord weergeven. Kantoren kunnen ook geverifieerde antwoorden opstellen voor terugkerende vragen, zodat advocaten een betrouwbaar uitgangspunt hebben in plaats van weer een anoniem AI-antwoord.
Uw eigen knowhow
is het waard om te beschermen
Externe juridische hulpmiddelen worden voor iedereen toegankelijk, maar dat geldt niet voor uw interne ervaring. De clausule waarover uw team met succes heeft onderhandeld, of het precedent waarop uw specialisten zich baseren. Maar ook de redenering achter een standpunt dat eerder heeft gewerkt en de praktische kennis die in de loop van jarenlange samenwerking met cliënten is opgebouwd. Dat is waar kantoren nog steeds een echt voordeel kunnen creëren. Maar alleen als die kennis voortleeft, ook na het vertrek van de persoon die deze kennis heeft opgebouwd.
Marcel bracht tijdens het webinar ook een andere ongemakkelijke realiteit ter sprake: wanneer ervaren advocaten vertrekken, kan een groot deel van hun knowhow met hen meegaan. Om nuttige kennis binnen het kantoor te behouden, is meer nodig dan alleen opslag. Er is betrokkenheid nodig en een proces om die kennis levend te houden.
Kennis moet worden onderhouden
Een goede kennisdatabase mag nooit een begraafplaats voor oude documenten worden. In Epona KMS kunt u herzieningsdata aan inhoud koppelen, en verouderd materiaal kan worden teruggestuurd naar de mensen die ervoor verantwoordelijk zijn. AI-agenten kunnen ontbrekende metadata, hiaten in de verzameling of documenten die mogelijk aandacht behoeven, identificeren. Zij doen suggesties; mensen behouden de controle over de goedkeuring en dat zorgt voor een veel gezonder model voor kennisbeheer. In plaats van een grote bibliotheek op te bouwen en te hopen dat advocaten er gebruik van maken, kunnen kantoren zien wat er wordt opgezocht, wat wordt hergebruikt, waar inhoud ontbreekt en waar de kwaliteit aandacht behoeft.
Begin met wat
je al hebt
Voordat je nog een AI-tool toevoegt, is het de moeite waard om eens te kijken naar de kennis die al binnen het bedrijf aanwezig is.
Wat is nog steeds nuttig?
Wat is achterhaald?
Wat verdient het om op grotere schaal te worden gedeeld?
Wie bepaalt wat betrouwbaar is?
Dat opschonen is op zich al waardevol werk. AI kan juridische kennis toegankelijker maken. De kwaliteit van die ervaring blijft echter afhangen van de kennis die eraan ten grondslag ligt.
Neem contact op met ons verkoopteam om te ontdekken hoe Epona KMS uw bedrijf kan helpen
